附屬設(shè)施采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司附屬設(shè)施采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位附屬設(shè)施的采購活動，包括但不限于辦公設(shè)備、通訊設(shè)備、消防設(shè)施、安防設(shè)備、水電暖設(shè)施、綠化設(shè)施等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開性原則：采購信息應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.公平性原則：對所有供應(yīng)商一視同仁，公平對待，確保競爭機會均等。5.公正性原則：采購決策過程應(yīng)公正，杜絕不正當(dāng)行為。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)公司成立采購決策委員會，由公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負責(zé)人等組成。采購決策委員會負責(zé)審議采購計劃、采購預(yù)算、采購方式、采購合同等重大采購事項，對采購工作進行決策和監(jiān)督。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，負責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實施。采購部門應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)人員和資質(zhì)，熟悉采購流程和市場情況。其主要職責(zé)包括：1.編制采購計劃和預(yù)算。2.組織采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等。3.協(xié)調(diào)采購過程中的各項事宜，確保采購任務(wù)按時完成。4.建立供應(yīng)商檔案，管理供應(yīng)商信息。5.負責(zé)采購合同的執(zhí)行和跟蹤，處理合同變更、付款等事項。（三）需求部門各需求部門負責(zé)提出附屬設(shè)施的采購需求，提供詳細的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息，并配合采購部門進行采購工作。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)本部門實際需求，編制采購申請。2.參與采購技術(shù)談判，提供技術(shù)支持和意見。3.協(xié)助采購部門進行到貨驗收，對采購產(chǎn)品的質(zhì)量、數(shù)量等進行確認。（四）監(jiān)督部門公司審計、監(jiān)察等部門負責(zé)對采購活動進行監(jiān)督檢查，確保采購過程合法合規(guī)，防止違規(guī)行為發(fā)生。其主要職責(zé)包括：1.審查采購計劃、預(yù)算、合同等文件。2.監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。3.受理對采購活動的投訴舉報，進行調(diào)查處理。三、采購計劃與預(yù)算（一）采購計劃編制1.各需求部門應(yīng)于每年末根據(jù)本部門下一年度的工作安排和發(fā)展規(guī)劃，結(jié)合現(xiàn)有附屬設(shè)施狀況，編制本部門下一年度的采購計劃，并提交給采購部門。2.采購計劃應(yīng)明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并詳細說明采購的必要性和可行性。3.采購部門收到各需求部門的采購計劃后，進行匯總整理，結(jié)合公司整體戰(zhàn)略和資源狀況，編制公司年度采購計劃草案，報采購決策委員會審議。4.采購決策委員會審議通過后的年度采購計劃，由采購部門下達給各需求部門執(zhí)行。（二）采購預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)年度采購計劃，結(jié)合市場價格行情，編制采購預(yù)算草案，明確各項采購項目的預(yù)算金額。2.采購預(yù)算草案應(yīng)提交給財務(wù)部門進行審核，財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)狀況和資金安排，對采購預(yù)算進行調(diào)整和完善。3.經(jīng)財務(wù)部門審核后的采購預(yù)算，報采購決策委員會審議批準(zhǔn)。采購預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，必須嚴(yán)格執(zhí)行，不得隨意突破。（三）采購計劃與預(yù)算調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、公司業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要對采購計劃或預(yù)算進行調(diào)整的，需求部門應(yīng)及時向采購部門提出書面申請。2.采購部門收到申請后，進行審核并提出調(diào)整建議，報采購決策委員會審議。3.采購決策委員會根據(jù)實際情況，決定是否批準(zhǔn)采購計劃或預(yù)算的調(diào)整。經(jīng)批準(zhǔn)調(diào)整后的采購計劃和預(yù)算，由采購部門及時下達給相關(guān)部門執(zhí)行。四、采購方式（一）公開招標(biāo)1.公開招標(biāo)是指招標(biāo)人以招標(biāo)公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標(biāo)。2.達到下列標(biāo)準(zhǔn)之一的附屬設(shè)施采購項目，應(yīng)當(dāng)進行公開招標(biāo)：單項或批量采購金額達到規(guī)定限額以上的。采購項目技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求，只有少數(shù)幾家潛在投標(biāo)人可供選擇的，經(jīng)批準(zhǔn)后可以采用邀請招標(biāo)方式，但應(yīng)當(dāng)發(fā)布資格預(yù)審公告，邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織參加投標(biāo)，并向其發(fā)售資格預(yù)審文件。3.采用公開招標(biāo)方式的，采購部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動。（二）邀請招標(biāo)1.邀請招標(biāo)是指招標(biāo)人以投標(biāo)邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標(biāo)。2.符合下列情形之一的附屬設(shè)施采購項目，可以采用邀請招標(biāo)方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的。采用公開招標(biāo)方式的費用占采購項目總價值的比例過大的。3.采用邀請招標(biāo)方式的，采購部門應(yīng)從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商中隨機邀請三家以上供應(yīng)商，并向其發(fā)出投標(biāo)邀請書。（三）競爭性談判1.競爭性談判是指采購人或采購代理機構(gòu)通過與多家供應(yīng)商進行談判，最后從中確定成交供應(yīng)商的一種采購方式。2.符合下列情形之一的附屬設(shè)施采購項目，可以采用競爭性談判方式：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的。采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計算出價格總額的。3.采用競爭性談判方式的，采購部門應(yīng)成立談判小組，與符合資格條件的供應(yīng)商就采購事宜進行談判。談判小組應(yīng)制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、評價標(biāo)準(zhǔn)等。（四）單一來源采購1.單一來源采購是指采購人向唯一供應(yīng)商進行采購的方式。2.符合下列情形之一的附屬設(shè)施采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。3.采用單一來源采購方式的，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行論證，并報采購決策委員會批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進行協(xié)商，簽訂采購合同。（五）詢價1.詢價是指采購人向有關(guān)供應(yīng)商發(fā)出詢價單讓其報價，在報價基礎(chǔ)上進行比較并確定最優(yōu)供應(yīng)商的一種采購方式。2.采購的附屬設(shè)施規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式采購。3.采用詢價方式的，采購部門應(yīng)向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購部門根據(jù)供應(yīng)商的報價情況，進行比較分析，確定成交供應(yīng)商。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)采購項目的要求，采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等。3.對收集到的供應(yīng)商信息進行篩選和評估，確定潛在供應(yīng)商名單。采購部門可以組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進行實地考察，了解其實際情況。4.根據(jù)評估結(jié)果，從潛在供應(yīng)商名單中選擇若干家供應(yīng)商參與采購項目的投標(biāo)或報價。（二）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.對于新的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)要求其提供相關(guān)資質(zhì)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等。2.采購部門對供應(yīng)商提交的資質(zhì)證明文件進行審核，確保其符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.審核通過的供應(yīng)商，采購部門將其納入供應(yīng)商名錄，并建立供應(yīng)商檔案，記錄其基本信息、資質(zhì)情況、合作歷史等。（三）供應(yīng)商評價與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行評價和考核，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平等方面。2.采購部門可以通過與需求部門溝通、查閱采購合同執(zhí)行情況、收集用戶反饋等方式獲取供應(yīng)商的相關(guān)信息。3.根據(jù)評價和考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛢?yōu)先合作機會；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取警告、減少訂單量、暫停合作等措施，直至取消其供應(yīng)商資格。（四）供應(yīng)商淘汰1.對于出現(xiàn)下列情形之一的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時將其淘汰出供應(yīng)商名錄：提供虛假資質(zhì)證明文件或產(chǎn)品質(zhì)量不合格的。嚴(yán)重違反采購合同約定，如交貨期延誤、售后服務(wù)不到位等，給公司造成重大損失的。有不良信譽記錄，如被工商部門吊銷營業(yè)執(zhí)照、被稅務(wù)部門列入黑名單等。不再符合供應(yīng)商準(zhǔn)入條件的。2.采購部門在淘汰供應(yīng)商后，應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并對已簽訂的采購合同進行妥善處理。六、采購流程（一）采購申請1.各需求部門根據(jù)本部門實際需求，填寫采購申請表，詳細說明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并提交給部門負責(zé)人審核。2.部門負責(zé)人對采購申請進行審核，確認其必要性和可行性后，簽字批準(zhǔn)，并提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到各需求部門的采購申請后，進行匯總整理，并根據(jù)采購金額和采購方式等情況，按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。2.對于金額較小的采購申請，由采購部門負責(zé)人審批；對于金額較大或采用特殊采購方式的采購申請，需報采購決策委員會審批。（三）采購實施1.根據(jù)審批通過的采購申請，采購部門選擇合適的采購方式，組織實施采購活動。2.采用公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)方式的，采購部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，編制招標(biāo)文件或投標(biāo)邀請書，發(fā)布招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請書，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動。3.采用競爭性談判、單一來源采購、詢價方式的，采購部門應(yīng)成立談判小組或詢價小組，與供應(yīng)商進行談判或詢價，確定成交供應(yīng)商。4.采購部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。（四）到貨驗收1.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時通知需求部門做好到貨驗收準(zhǔn)備工作。2.需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照采購合同要求，對到貨的附屬設(shè)施進行驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。3.對于驗收合格的附屬設(shè)施，需求部門應(yīng)在驗收報告上簽字確認；對于驗收不合格的附屬設(shè)施，需求部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門負責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。（五）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)采購合同和到貨驗收情況，填寫付款申請單，提交給財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對付款申請單進行審核，確認無誤后，按照公司財務(wù)制度和采購合同約定，辦理付款手續(xù)。3.采購部門應(yīng)及時跟蹤付款情況，確保供應(yīng)商按時收到貨款。七、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門在確定成交供應(yīng)商后，應(yīng)及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)包括以下主要條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所。標(biāo)的。數(shù)量。質(zhì)量。價款或者報酬。履行期限、地點和方式。違約責(zé)任。解決爭議的方法。3.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交給法律部門或法律顧問進行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司規(guī)定要求。（二）合同執(zhí)行1.采購合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。采購部門應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，按時交付貨物或提供服務(wù)。需求部門應(yīng)按照合同約定及時驗收貨物或接受服務(wù)，并支付貨款。3.在合同執(zhí)行過程中，如因市場變化、不可抗力等原因需要變更合同條款的，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面補充協(xié)議。（三）合同變更與解除1.采購合同簽訂后，如因特殊原因需要變更或解除合同的，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.合同變更或解除的原因應(yīng)符合法律法規(guī)和公司規(guī)定要求，如不可抗力、政策調(diào)整、雙方協(xié)商一致等。3.合同變更或解除后，雙方應(yīng)按照協(xié)議約定，及時處理相關(guān)事宜，如退還貨款、返還貨物、支付違約金等。（四）合同歸檔1.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)附件進行整理歸檔，建立合同檔案。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、招標(biāo)或談判文件、中標(biāo)或成交通知書、驗收報告、付款憑證等資料。3.合同檔案應(yīng)妥善保管，以備查閱和審計。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計、監(jiān)察等部門應(yīng)定期對采購活動進行內(nèi)部審計和監(jiān)督檢查，重點檢查采購計劃的執(zhí)行情況、采購方式的合規(guī)性、采購合同的簽訂與履行情況、供應(yīng)商管理情況等。2.內(nèi)部審計和監(jiān)督檢查可以采取查閱資料、實地走訪、問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等方式進行。對于發(fā)現(xiàn)的問題，審計、監(jiān)察等部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.公司