酒水出口采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司酒水出口采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購酒水的質(zhì)量、供應(yīng)及時性和成本合理性，保障公司出口業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有用于出口的酒水采購活動，包括各類葡萄酒、烈酒、啤酒等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，保證所采購酒水符合出口目標市場的質(zhì)量要求。3.成本效益原則：在保證酒水質(zhì)量和供應(yīng)的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。4.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，杜絕不正當交易。二、采購組織與職責（一）采購部門1.負責制定酒水采購計劃，根據(jù)公司出口業(yè)務(wù)需求，結(jié)合市場供應(yīng)情況和庫存狀況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.尋找、篩選、評估和確定合格的酒水供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并定期進行考核評價。3.組織與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，簽訂采購合同，確保合同條款明確、合理，保障公司權(quán)益。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保酒水按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.負責采購成本的控制與核算，分析采購價格變動趨勢，采取有效措施降低采購成本。（二）質(zhì)量控制部門1.制定酒水質(zhì)量檢驗標準和驗收流程，確保所采購酒水符合相關(guān)質(zhì)量要求。2.在采購酒水到貨時，負責組織進行質(zhì)量檢驗和驗收工作，對不合格酒水提出處理意見。3.參與供應(yīng)商的評估和選擇，提供質(zhì)量方面的專業(yè)意見，協(xié)助采購部門確保所采購酒水的質(zhì)量穩(wěn)定性。（三）財務(wù)部門1.負責審核采購合同中的付款條款，確保付款方式和時間符合公司財務(wù)規(guī)定和資金狀況。2.對采購成本進行核算和監(jiān)督，審核采購發(fā)票等報銷憑證，確保采購費用的合理性和準確性。3.根據(jù)采購合同和付款計劃，及時安排資金支付，保障采購活動的順利進行。（四）銷售部門1.及時向采購部門反饋出口市場對酒水品種、規(guī)格、質(zhì)量等方面的需求變化信息，為采購計劃的制定提供參考。2.協(xié)助采購部門了解目標市場的價格動態(tài)和競爭對手情況，以便在采購談判中爭取有利條件。三、采購流程（一）采購計劃制定1.銷售部門應(yīng)每月定期向采購部門提供下月出口業(yè)務(wù)的酒水需求預測，包括品種、數(shù)量、規(guī)格等詳細信息。2.采購部門結(jié)合銷售部門的需求預測、當前庫存水平以及市場供應(yīng)情況，制定月度酒水采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購酒水的品種、數(shù)量、預計到貨時間等內(nèi)容，并報部門負責人審核。3.如遇出口業(yè)務(wù)訂單臨時增加或變更等特殊情況，銷售部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門根據(jù)實際情況調(diào)整采購計劃，并報相關(guān)領(lǐng)導審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門通過多種渠道收集酒水供應(yīng)商信息，包括行業(yè)展會、網(wǎng)絡(luò)平臺、供應(yīng)商推薦、同行交流等。對收集到的供應(yīng)商信息進行初步篩選，篩選出具有合法經(jīng)營資質(zhì)、生產(chǎn)或銷售能力符合要求、信譽良好的潛在供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評估采購部門組織質(zhì)量控制、財務(wù)等相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進行實地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對潛在供應(yīng)商進行打分排序，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證文件、合作歷史、評估報告等內(nèi)容。3.供應(yīng)商考核采購部門定期對供應(yīng)商進行考核評價，考核周期為每季度一次。考核內(nèi)容包括酒水質(zhì)量、交貨期、價格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時發(fā)出整改通知，如整改后仍不符合要求，應(yīng)暫停或終止合作。（三）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)采購計劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確酒水的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量要求、包裝要求等詳細內(nèi)容。2.供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)確認訂單內(nèi)容，并在規(guī)定時間內(nèi)回復采購部門。如供應(yīng)商對訂單內(nèi)容有異議，應(yīng)及時與采購部門溝通協(xié)商，達成一致后再簽訂正式采購合同。（四）采購合同簽訂1.采購部門與供應(yīng)商就采購訂單條款達成一致后，簽訂正式采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括酒水質(zhì)量標準、價格條款、交貨方式、付款方式、違約責任等內(nèi)容。2.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給質(zhì)量控制、財務(wù)等相關(guān)部門，以便各部門按照合同要求進行跟蹤和監(jiān)督。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同約定的時間、地點和質(zhì)量要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時掌握酒水的生產(chǎn)進度、運輸情況等信息。2.如遇供應(yīng)商生產(chǎn)或運輸過程中出現(xiàn)問題，可能影響交貨期或酒水質(zhì)量的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商采取有效措施解決問題，并將情況及時反饋給相關(guān)部門。3.在酒水到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量控制部門做好驗收準備工作。（六）驗收與入庫1.酒水到貨后，質(zhì)量控制部門應(yīng)按照制定的質(zhì)量檢驗標準和驗收流程進行檢驗和驗收。驗收內(nèi)容包括酒水的外觀、包裝、數(shù)量、質(zhì)量指標等方面。2.如驗收合格，質(zhì)量控制部門應(yīng)出具驗收報告，并在酒水外包裝上加蓋驗收合格章。采購部門憑驗收報告辦理入庫手續(xù)，將酒水存入公司倉庫。3.如驗收不合格，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時通知采購部門，并出具不合格報告。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補貨等，并跟蹤處理結(jié)果。（七）付款管理1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和時間，審核采購部門提交的付款申請及相關(guān)憑證。審核無誤后，按照公司資金審批流程辦理付款手續(xù)。2.如采用貨到付款方式，財務(wù)部門應(yīng)在收到質(zhì)量控制部門出具的驗收合格報告及采購發(fā)票后，辦理付款；如采用預付款或分期付款方式，財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的時間和金額進行付款。四、采購成本控制（一）價格談判1.采購部門在與供應(yīng)商進行商務(wù)談判時，應(yīng)充分了解市場價格動態(tài)和競爭對手情況，爭取有利的采購價格。2.通過與多家供應(yīng)商進行比價、議價，選擇性價比最高的供應(yīng)商。在談判過程中，應(yīng)注重與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，以獲取更優(yōu)惠的價格和合作條件。（二）成本分析與監(jiān)控1.采購部門定期對采購成本進行分析，對比不同時期、不同供應(yīng)商的采購價格和成本構(gòu)成，找出成本變動的原因和趨勢。2.建立采購成本監(jiān)控機制，對采購過程中的各項費用進行監(jiān)控，如運輸費、包裝費、檢驗費等，確保各項費用合理支出，避免不必要的成本增加。（三）成本節(jié)約措施1.根據(jù)成本分析結(jié)果，制定成本節(jié)約措施。例如，優(yōu)化采購批量，降低采購單價；合理選擇運輸方式，降低運輸成本；加強與供應(yīng)商的合作，爭取更優(yōu)惠的包裝費用等。2.鼓勵采購人員積極尋找降低成本的機會，對提出有效成本節(jié)約建議并取得實際效果的人員給予適當獎勵。五、風險管理（一）供應(yīng)商風險1.建立供應(yīng)商風險預警機制，對供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、市場信譽等進行實時監(jiān)控。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在可能影響供貨的風險因素，應(yīng)及時采取措施，如增加備用供應(yīng)商、要求供應(yīng)商提供擔保等。2.與供應(yīng)商簽訂風險分擔條款，明確在出現(xiàn)不可抗力、政策法規(guī)變化等不可預見因素導致供應(yīng)商無法履行合同的情況下，雙方的責任和義務(wù)分擔方式。（二）質(zhì)量風險1.加強對采購酒水的質(zhì)量檢驗和驗收工作，嚴格按照質(zhì)量標準進行檢驗，確保所采購酒水符合出口要求。2.建立質(zhì)量追溯體系，對采購酒水的原材料來源、生產(chǎn)過程、質(zhì)量檢測等信息進行詳細記錄，以便在出現(xiàn)質(zhì)量問題時能夠及時追溯和處理。3.要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，并在合同中明確質(zhì)量違約責任，如因供應(yīng)商質(zhì)量問題給公司造成損失的，供應(yīng)商應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。（三）市場風險1.關(guān)注國際酒水市場動態(tài)和價格波動情況，及時調(diào)整采購策略。通過與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款、套期保值等方式，降低市場價格波動對公司采購成本的影響。2.加強市場調(diào)研，了解目標市場的需求變化趨勢和競爭對手情況，以便及時調(diào)整采購品種和數(shù)量，滿足市場需求，提高公司的市場競爭力。六、信息管理（一）供應(yīng)商信息管理1.采購部門負責建立和維護供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫，對供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)文件、合作歷史、考核評價等信息進行詳細記錄和管理。2.定期更新供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫，確保信息的準確性和及時性。同時，對供應(yīng)商信息進行分類整理，方便查詢和使用。（二）采購訂單信息管理1.采購部門應(yīng)建立采購訂單管理系統(tǒng)，對采購訂單的下達、執(zhí)行、跟蹤、變更等全過程信息進行記錄和管理。2.采購訂單管理系統(tǒng)應(yīng)與公司的庫存管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等進行對接，實現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作，提高采購工作效率和管理水平。（三）市場信息管理1.采購部門應(yīng)定期收集、整理和分析國際酒水市場信息，包括市場價格動態(tài)、需求變化趨勢、新產(chǎn)品信息、競爭對手情況等。2.將市場信息及時反饋給公司內(nèi)部相關(guān)部門，為公司的采購決策、銷售策略制定等提供參考依據(jù)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對酒水出口采購業(yè)務(wù)進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本的控制情況等。2.對審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反本管理辦法的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。（二）部門自查1.采購部門應(yīng)定期對本部門的采購工作進行自查，檢查采購計劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購成本控制情況等。2.質(zhì)量控制部門應(yīng)定期對采購酒水的質(zhì)量檢驗和驗收工作進行自查，確保驗收標