辦公采購(gòu)工作管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公采購(gòu)工作的管理，規(guī)范采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，確保采購(gòu)質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)辦公物資、設(shè)備及服務(wù)的采購(gòu)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購(gòu)操作。3.效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)成本的最小化，提高采購(gòu)效益。4.公正性原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公平、公正、公開(kāi)，維護(hù)公司利益。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購(gòu)決策委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)為：1.審議公司年度采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。2.對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行決策，包括采購(gòu)方式、供應(yīng)商選擇等。3.監(jiān)督采購(gòu)工作的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的重大問(wèn)題。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)公司設(shè)立采購(gòu)部，作為采購(gòu)工作的執(zhí)行部門(mén)，其職責(zé)為：1.負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行公司采購(gòu)計(jì)劃，組織實(shí)施具體的采購(gòu)活動(dòng)。2.收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行供應(yīng)商的評(píng)估和管理。3.與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購(gòu)合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收、入庫(kù)、付款等工作，處理采購(gòu)過(guò)程中的相關(guān)問(wèn)題。5.定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。（三）需求部門(mén)各需求部門(mén)負(fù)責(zé)提出本部門(mén)的辦公采購(gòu)需求，包括物資、設(shè)備的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并配合采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu)工作，如參與供應(yīng)商考察、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。三、采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各需求部門(mén)應(yīng)于每年年底前向采購(gòu)部提交下一年度的辦公采購(gòu)需求計(jì)劃，內(nèi)容包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等。2.采購(gòu)部根據(jù)各部門(mén)的采購(gòu)需求計(jì)劃，結(jié)合公司實(shí)際情況，匯總編制公司年度辦公采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審議通過(guò)后執(zhí)行。3.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)具有前瞻性和合理性，充分考慮公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要和市場(chǎng)變化情況，預(yù)留一定的彈性空間。（二）采購(gòu)預(yù)算1.采購(gòu)部根據(jù)年度采購(gòu)計(jì)劃，編制采購(gòu)預(yù)算草案，明確各項(xiàng)采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算金額。2.采購(gòu)預(yù)算草案經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核后，報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審議批準(zhǔn)，作為公司年度預(yù)算的一部分。3.采購(gòu)預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，必須嚴(yán)格執(zhí)行。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整的相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。四、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各需求部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫(xiě)《辦公采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、申請(qǐng)理由等內(nèi)容，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給采購(gòu)部。2.對(duì)于緊急采購(gòu)項(xiàng)目，需求部門(mén)可先電話(huà)通知采購(gòu)部，隨后及時(shí)補(bǔ)辦采購(gòu)申請(qǐng)手續(xù)。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，核實(shí)采購(gòu)需求的合理性、合規(guī)性以及預(yù)算的準(zhǔn)確性。2.對(duì)于金額較小的采購(gòu)項(xiàng)目（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定），由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部審核后報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批。3.經(jīng)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，由采購(gòu)部下達(dá)采購(gòu)任務(wù)；未通過(guò)審批的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)反饋給需求部門(mén)，并說(shuō)明原因。（三）供應(yīng)商選擇與采購(gòu)1.采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中篩選合適的供應(yīng)商，或通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢(xún)價(jià)等方式尋找新的供應(yīng)商。2.采購(gòu)部向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)詢(xún)價(jià)單或招標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)或提交投標(biāo)文件。3.采購(gòu)部對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)或投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇最優(yōu)的供應(yīng)商。4.采購(gòu)部與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，就采購(gòu)合同的條款達(dá)成一致意見(jiàn)，簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)物資到貨前，采購(gòu)部應(yīng)通知需求部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨后，由需求部門(mén)會(huì)同采購(gòu)部、質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)等相關(guān)人員按照采購(gòu)合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀質(zhì)量、性能指標(biāo)等。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，由驗(yàn)收人員在《采購(gòu)驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，并跟蹤處理情況。（五）采購(gòu)付款1.采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收情況，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，附上采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)憑證的真實(shí)性、合法性以及付款金額的準(zhǔn)確性。審核通過(guò)后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。3.對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)，采購(gòu)部應(yīng)在簽訂采購(gòu)合同后，按照合同約定的比例和時(shí)間申請(qǐng)預(yù)付款，并跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保預(yù)付款的合理使用。五、采購(gòu)方式（一）公開(kāi)招標(biāo)適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購(gòu)項(xiàng)目。采購(gòu)部應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的招標(biāo)程序，發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商投標(biāo)，通過(guò)評(píng)標(biāo)確定中標(biāo)供應(yīng)商。（二）邀請(qǐng)招標(biāo)對(duì)于具有一定特殊性或供應(yīng)商數(shù)量有限的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部可向若干家具備相應(yīng)資格和能力的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)，進(jìn)行邀請(qǐng)招標(biāo)。（三）競(jìng)爭(zhēng)性談判適用于招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿(mǎn)足用戶(hù)緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的采購(gòu)項(xiàng)目。采購(gòu)部與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，從中確定成交供應(yīng)商。（四）詢(xún)價(jià)對(duì)于采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部可向多家供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)價(jià)單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況選擇成交供應(yīng)商。（五）單一來(lái)源采購(gòu)符合下列情形之一的采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用單一來(lái)源采購(gòu)方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。采用單一來(lái)源采購(gòu)方式的，采購(gòu)部應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購(gòu)合同。六、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開(kāi)發(fā)1.采購(gòu)部應(yīng)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分析，篩選出具有合作潛力的供應(yīng)商，并進(jìn)行實(shí)地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、售后服務(wù)水平、信譽(yù)狀況等。3.經(jīng)考察合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部將其納入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，并建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、評(píng)價(jià)情況等。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.采購(gòu)部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期為每年一次。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.采購(gòu)部根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)采取整改措施或終止合作關(guān)系。3.采購(gòu)部應(yīng)將供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果反饋給供應(yīng)商，并與供應(yīng)商共同探討改進(jìn)措施，促進(jìn)供應(yīng)商不斷提高自身管理水平和服務(wù)質(zhì)量。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.公司建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)、增加訂單等激勵(lì)措施，以提高供應(yīng)商的合作積極性和忠誠(chéng)度。2.同時(shí)，公司建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對(duì)于違反采購(gòu)合同、提供劣質(zhì)產(chǎn)品或服務(wù)的供應(yīng)商，采取扣除貨款、罰款、暫停合作、終止合作等約束措施，維護(hù)公司的合法權(quán)益。七、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)因素，采購(gòu)部應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)情況等信息，合理安排采購(gòu)計(jì)劃，采取套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同等方式降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的評(píng)估和篩選，建立供應(yīng)商備份機(jī)制，降低因供應(yīng)商原因?qū)е碌牟少?gòu)風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，對(duì)質(zhì)量不合格的物資及時(shí)進(jìn)行處理，降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。4.合同風(fēng)險(xiǎn)：簽訂規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少?gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)合同執(zhí)行過(guò)程的監(jiān)督和管理，及時(shí)處理合同糾紛，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。5.付款風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)格按照采購(gòu)合同的付款條款辦理付款手續(xù)，加強(qiáng)對(duì)付款憑證的審核，防范付款風(fēng)險(xiǎn)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）采購(gòu)部門(mén)自查采購(gòu)部應(yīng)定期