浙江省水電檔案管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)為加強(qiáng)浙江省水電檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用水電檔案資源，服務(wù)水電事業(yè)發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我省水電行業(yè)實(shí)際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于浙江省行政區(qū)域內(nèi)從事水電規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、生產(chǎn)、運(yùn)行、管理等活動(dòng)的單位和部門形成的各類檔案的管理。（三）定義與原則1.定義本辦法所稱水電檔案，是指在水電項(xiàng)目全生命周期中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，包括項(xiàng)目前期文件、工程建設(shè)文件、生產(chǎn)運(yùn)行文件等。2.原則水電檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面有效利用的原則。二、管理體制與職責(zé)（一）管理體制建立全省統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)的水電檔案管理體制。省能源主管部門負(fù)責(zé)全省水電檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督指導(dǎo)；各市、縣（市、區(qū)）能源主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)水電檔案工作的組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查；各水電企事業(yè)單位負(fù)責(zé)本單位檔案的具體管理工作。（二）職責(zé)分工1.省能源主管部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家和省有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定全省水電檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。組織開展全省水電檔案工作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。監(jiān)督指導(dǎo)全省重大水電項(xiàng)目檔案工作，組織檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。負(fù)責(zé)全省水電檔案信息資源的整合與開發(fā)利用，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。2.市、縣（市、區(qū)）能源主管部門職責(zé)貫徹落實(shí)上級(jí)有關(guān)水電檔案管理的規(guī)定，制定本地區(qū)水電檔案管理實(shí)施細(xì)則。組織指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)水電項(xiàng)目檔案工作，對(duì)項(xiàng)目檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。負(fù)責(zé)收集、整理本地區(qū)水電檔案工作情況，向上級(jí)主管部門報(bào)送相關(guān)信息。3.水電企事業(yè)單位職責(zé)建立健全本單位檔案管理制度，明確檔案管理機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)，保障檔案工作所需經(jīng)費(fèi)。負(fù)責(zé)組織本單位各部門做好文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。按照國(guó)家和省有關(guān)規(guī)定，做好檔案的整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。接受上級(jí)主管部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)，按時(shí)報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表和相關(guān)資料。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.水電項(xiàng)目各參與單位應(yīng)明確文件材料形成的責(zé)任部門和責(zé)任人，確保文件材料的及時(shí)形成和準(zhǔn)確記錄項(xiàng)目建設(shè)與運(yùn)行情況。2.文件材料的形成應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備。（二）文件材料的收集范圍1.項(xiàng)目前期階段項(xiàng)目規(guī)劃、可行性研究、環(huán)境影響評(píng)價(jià)、水資源論證等文件。項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、核準(zhǔn)文件、備案文件等。與項(xiàng)目前期工作相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、調(diào)研報(bào)告、專家咨詢意見等。2.工程建設(shè)階段工程設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。工程招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。工程合同，包括勘察設(shè)計(jì)合同、施工合同、監(jiān)理合同、設(shè)備采購(gòu)合同等。工程施工過程中的技術(shù)文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知等。工程質(zhì)量控制文件，如質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量驗(yàn)收記錄、質(zhì)量事故處理文件等。工程安全管理文件，如安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故處理文件等。工程進(jìn)度文件，如工程進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表、進(jìn)度協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要等。工程監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日志等。工程竣工驗(yàn)收文件，如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書等。3.生產(chǎn)運(yùn)行階段設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄，包括設(shè)備臺(tái)賬、運(yùn)行日志、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障處理記錄等。生產(chǎn)調(diào)度文件，如調(diào)度指令、運(yùn)行報(bào)表、生產(chǎn)分析報(bào)告等。技術(shù)改造文件，如技改項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、技改方案、技改驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。安全生產(chǎn)文件，如安全生產(chǎn)規(guī)章制度、安全培訓(xùn)記錄、安全事故應(yīng)急預(yù)案及演練記錄等。環(huán)境保護(hù)文件，如環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告、污染防治措施執(zhí)行情況記錄等。企業(yè)管理文件，如行政管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、市場(chǎng)營(yíng)銷等方面的文件。（三）文件材料的收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和范圍及時(shí)收集本部門形成的文件材料。2.對(duì)歸檔的文件材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確，并符合檔案整理的規(guī)范要求。3.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。4.涉及多個(gè)部門共同形成的文件材料，由主辦部門負(fù)責(zé)收集整理，相關(guān)部門應(yīng)積極配合。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則水電檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.項(xiàng)目分類法按照水電項(xiàng)目的不同階段和類別進(jìn)行分類，如項(xiàng)目前期檔案、工程建設(shè)檔案、生產(chǎn)運(yùn)行檔案等。每個(gè)階段再根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分，如工程建設(shè)檔案可分為設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件等。2.年度分類法對(duì)于一些通用性較強(qiáng)、難以按照項(xiàng)目分類的文件，可采用年度分類法，將文件按照形成年度進(jìn)行分類。（三）整理要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)進(jìn)行復(fù)制。2.歸檔文件應(yīng)按照分類方案和編號(hào)順序進(jìn)行排列，編制頁碼，并填寫卷內(nèi)文件目錄。3.卷內(nèi)文件應(yīng)按照排列順序依次編寫頁號(hào)，單面書寫的文件在右下角編寫頁號(hào)，雙面書寫的文件正面在右下角、背面在左下角編寫頁號(hào)。4.歸檔文件應(yīng)裝訂整齊、牢固，采用線繩三孔左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，不得壓字、掉頁。（四）歸檔程序1.各部門在文件材料整理完畢后，應(yīng)及時(shí)向本單位檔案管理部門移交。檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理。2.檔案管理部門對(duì)驗(yàn)收合格的檔案進(jìn)行編目、裝盒，并編制檔案檢索工具，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.按照國(guó)家和省有關(guān)規(guī)定，定期將應(yīng)移交進(jìn)館的檔案向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.水電企事業(yè)單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，確保電子檔案的安全。電子檔案的存儲(chǔ)載體應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如進(jìn)行復(fù)制、縮微等，以延長(zhǎng)檔案的使用壽命。（三）保護(hù)措施1.建立檔案保護(hù)制度，定期對(duì)檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保其正常運(yùn)行。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期消毒、殺蟲、滅鼠等處理，防止檔案遭受病蟲害和鼠害。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識(shí)，確保檔案保管過程中的人員安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和有關(guān)專家組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)已過保管期限的檔案，應(yīng)根據(jù)其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存狀況進(jìn)行鑒定。2.對(duì)具有重要?dú)v史價(jià)值、科學(xué)研究?jī)r(jià)值、文化價(jià)值或?qū)Ρ締挝还ぷ饔兄匾榭祭脙r(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限。3.對(duì)保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，提出檔案鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.經(jīng)鑒定小組審核同意銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和保密。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，以備查考。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則水電檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、保守秘密的原則，確保檔案信息的安全和合理利用。（二）利用方式1.查閱利用單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。2.借閱利用單位內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。外部單位因工作需要借閱檔案的，應(yīng)按照查閱利用的審批程序辦理，借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，并應(yīng)交納一定的押金。借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱規(guī)定，按時(shí)歸還檔案。（三）服務(wù)措施1.建立檔案利用服務(wù)制度，規(guī)范服務(wù)流程，提高服務(wù)質(zhì)量和效率。2.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提供在線查詢、遠(yuǎn)程利用等服務(wù)，方便用戶獲取檔案信息。3.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、專題匯編等，為用戶提供深層次的檔案信息服務(wù)。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)水電檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)字化副本，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線檢索和利用。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)建立涵蓋檔案收集、整理、保管、鑒定、利用等全過程的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化。3.檔案信息資源整合整合水電行業(yè)內(nèi)各單位的檔案信息資源，建立全省統(tǒng)一的水電檔案信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通和共享利用。（三）安全保障1.建立檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。2.采用先進(jìn)的安全技術(shù)和設(shè)備，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等，保障檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。3.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體省能源主管部門負(fù)責(zé)對(duì)全省水電檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查；各市、縣（市、區(qū)）能源主管部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)水電檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查；各水電企事業(yè)單位負(fù)責(zé)對(duì)本單位檔案工作進(jìn)行自查自糾。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和人員配備情況。3.檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。4.檔案信息化建設(shè)情況。5.檔案的利用與服務(wù)情況。（三）檢查方式1.定期檢查省能源主管部門每年組織一次全省水電檔案工作的定期檢查；各市、縣（市、區(qū)）能源主管部門每半年組織一次本地區(qū)水電檔案工作的定期檢查。2.專項(xiàng)檢查根據(jù)工作需要，