倉(cāng)庫(kù)紙質(zhì)單據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司倉(cāng)庫(kù)紙質(zhì)單據(jù)的管理，規(guī)范單據(jù)的填寫(xiě)、傳遞、保管及銷(xiāo)毀等流程，確保倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)操作的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和規(guī)范性，保障公司資產(chǎn)安全，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有倉(cāng)庫(kù)涉及的紙質(zhì)單據(jù)管理，包括但不限于入庫(kù)單、出庫(kù)單、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表、調(diào)撥單等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：?jiǎn)螕?jù)填寫(xiě)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，如實(shí)反映倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。2.及時(shí)性原則：各環(huán)節(jié)操作人員應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)、傳遞單據(jù)，避免因延誤導(dǎo)致信息不暢或業(yè)務(wù)處理受阻。3.規(guī)范性原則：?jiǎn)螕?jù)的格式、內(nèi)容、填寫(xiě)要求等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定及相關(guān)法律法規(guī)要求，保持一致性和規(guī)范性。4.保密性原則：涉及公司商業(yè)機(jī)密和敏感信息的單據(jù)，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、單據(jù)種類(lèi)及用途（一）入庫(kù)單1.用途：記錄貨物入庫(kù)的詳細(xì)信息，包括供應(yīng)商名稱(chēng)、貨物名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等，作為倉(cāng)庫(kù)接收貨物的依據(jù)及財(cái)務(wù)核算的原始憑證。2.填寫(xiě)要求：由倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收人員在貨物驗(yàn)收入庫(kù)后及時(shí)填寫(xiě)，確保信息完整、準(zhǔn)確。單據(jù)上的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)與送貨單、采購(gòu)訂單等相關(guān)憑證一致。入庫(kù)單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交采購(gòu)部門(mén)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)。（二）出庫(kù)單1.用途：用于記錄貨物出庫(kù)的詳細(xì)情況，包括領(lǐng)用部門(mén)、貨物名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等，作為倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨的依據(jù)及財(cái)務(wù)核算發(fā)出貨物成本的原始憑證。2.填寫(xiě)要求：由倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨人員根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的領(lǐng)料單或其他出庫(kù)指令填寫(xiě)。注明出庫(kù)日期、出庫(kù)單號(hào)、貨物明細(xì)等信息。出庫(kù)單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交領(lǐng)用部門(mén)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)。（三）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表1.用途：定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)時(shí)使用，記錄盤(pán)點(diǎn)日期、倉(cāng)庫(kù)名稱(chēng)、貨物名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、賬面數(shù)量、實(shí)盤(pán)數(shù)量、盤(pán)盈/盤(pán)虧數(shù)量及原因等，作為清查庫(kù)存資產(chǎn)、調(diào)整賬務(wù)的依據(jù)。2.填寫(xiě)要求：盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)在盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后及時(shí)準(zhǔn)確填寫(xiě)，確保賬實(shí)相符。對(duì)于盤(pán)盈/盤(pán)虧情況，應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明原因，并經(jīng)相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表應(yīng)一式兩份，一份倉(cāng)庫(kù)留存，一份交財(cái)務(wù)部門(mén)。（四）調(diào)撥單1.用途：用于記錄倉(cāng)庫(kù)之間貨物調(diào)撥的情況，包括調(diào)出倉(cāng)庫(kù)、調(diào)入倉(cāng)庫(kù)、貨物名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等，作為倉(cāng)庫(kù)間貨物轉(zhuǎn)移的依據(jù)及財(cái)務(wù)核算相關(guān)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存變動(dòng)的原始憑證。2.填寫(xiě)要求：由調(diào)出倉(cāng)庫(kù)根據(jù)調(diào)撥指令填寫(xiě)，經(jīng)雙方倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。注明調(diào)撥日期、調(diào)撥單號(hào)、調(diào)撥原因等信息。調(diào)撥單應(yīng)一式四聯(lián)，調(diào)出倉(cāng)庫(kù)、調(diào)入倉(cāng)庫(kù)各留存一聯(lián)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)，一聯(lián)交物流部門(mén)（如有）。三、單據(jù)填寫(xiě)規(guī)范（一）基本要求1.單據(jù)應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫(xiě)，不得使用鉛筆、圓珠筆或紅色筆填寫(xiě)（除特殊規(guī)定外）。2.填寫(xiě)內(nèi)容應(yīng)清晰、工整，不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。如有填寫(xiě)錯(cuò)誤，應(yīng)在錯(cuò)誤處劃一條橫線，然后在其上方或旁邊重新填寫(xiě)正確內(nèi)容，并加蓋經(jīng)手人印章。3.單據(jù)上的各項(xiàng)信息應(yīng)完整填寫(xiě)，不得遺漏。對(duì)于必填項(xiàng)，如無(wú)相應(yīng)內(nèi)容，應(yīng)填寫(xiě)“無(wú)”或“/”。（二）具體內(nèi)容填寫(xiě)規(guī)范1.日期：填寫(xiě)單據(jù)發(fā)生的實(shí)際日期，年、月、日應(yīng)填寫(xiě)完整，格式為“XXXX年XX月XX日”。2.單據(jù)編號(hào)：由公司統(tǒng)一編制，具有唯一性，便于單據(jù)的識(shí)別、查詢和管理。編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則編排，如入庫(kù)單編號(hào)規(guī)則為“RK+年份+月份+流水號(hào)”，出庫(kù)單編號(hào)規(guī)則為“CK+年份+月份+流水號(hào)”等。3.倉(cāng)庫(kù)名稱(chēng)：填寫(xiě)具體的倉(cāng)庫(kù)名稱(chēng)，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。4.貨物信息：名稱(chēng)：填寫(xiě)貨物的全稱(chēng)，應(yīng)與采購(gòu)合同、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)等一致。規(guī)格型號(hào)：詳細(xì)填寫(xiě)貨物的規(guī)格和型號(hào)，以便準(zhǔn)確區(qū)分不同種類(lèi)的貨物。數(shù)量：填寫(xiě)實(shí)際入庫(kù)、出庫(kù)或盤(pán)點(diǎn)的貨物數(shù)量，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)，并注明計(jì)量單位。單價(jià)：填寫(xiě)貨物的采購(gòu)單價(jià)或成本單價(jià)，應(yīng)與采購(gòu)發(fā)票或成本核算記錄一致。金額：根據(jù)數(shù)量和單價(jià)計(jì)算得出，金額=數(shù)量×單價(jià)，保留兩位小數(shù)。5.供應(yīng)商/領(lǐng)用部門(mén)：供應(yīng)商：填寫(xiě)提供貨物的供應(yīng)商全稱(chēng)，應(yīng)與采購(gòu)合同一致。領(lǐng)用部門(mén)：填寫(xiě)領(lǐng)用貨物的部門(mén)名稱(chēng)，應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。6.用途/備注：填寫(xiě)貨物的用途或其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)，如特殊要求、質(zhì)量問(wèn)題等。四、單據(jù)傳遞流程（一）入庫(kù)單傳遞流程1.供應(yīng)商送貨至倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收人員根據(jù)送貨單核對(duì)貨物的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等信息。2.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在送貨單上簽字確認(rèn)，并填寫(xiě)入庫(kù)單。入庫(kù)單填寫(xiě)完畢后，將第一聯(lián)留存?zhèn)}庫(kù)，第二聯(lián)隨送貨單交采購(gòu)部門(mén)，第三聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)。3.采購(gòu)部門(mén)收到入庫(kù)單第二聯(lián)后，與采購(gòu)訂單進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)貨物已按訂單要求入庫(kù)。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)與倉(cāng)庫(kù)和供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決。4.財(cái)務(wù)部門(mén)收到入庫(kù)單第三聯(lián)后，作為核算貨物采購(gòu)成本、增加庫(kù)存的依據(jù)，并與采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)訂單等進(jìn)行核對(duì)，確保賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性。（二）出庫(kù)單傳遞流程1.領(lǐng)用部門(mén)填寫(xiě)領(lǐng)料單，注明領(lǐng)用貨物的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批簽字。2.領(lǐng)料單交至倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨人員根據(jù)領(lǐng)料單審核無(wú)誤后，填寫(xiě)出庫(kù)單。出庫(kù)單填寫(xiě)完畢后，將第一聯(lián)留存?zhèn)}庫(kù)，第二聯(lián)交領(lǐng)用部門(mén)，第三聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)。3.領(lǐng)用部門(mén)收到出庫(kù)單第二聯(lián)后，作為領(lǐng)用貨物的憑證，用于記錄部門(mén)內(nèi)部的物資消耗情況。4.財(cái)務(wù)部門(mén)收到出庫(kù)單第三聯(lián)后，作為核算發(fā)出貨物成本、減少庫(kù)存的依據(jù)，并與領(lǐng)料單、庫(kù)存明細(xì)賬等進(jìn)行核對(duì)，確保賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性。（三）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表傳遞流程1.倉(cāng)庫(kù)定期組織庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)工作，盤(pán)點(diǎn)人員按照規(guī)定的盤(pán)點(diǎn)方法和范圍對(duì)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存進(jìn)行逐一清點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，盤(pán)點(diǎn)人員根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果填寫(xiě)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表，詳細(xì)記錄賬實(shí)差異情況及原因。庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表填寫(xiě)完畢后，由盤(pán)點(diǎn)人員、倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表一式兩份，一份倉(cāng)庫(kù)留存，作為調(diào)整庫(kù)存臺(tái)賬的依據(jù)；一份交財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整，確保賬實(shí)相符。（四）調(diào)撥單傳遞流程1.公司內(nèi)部如需進(jìn)行倉(cāng)庫(kù)之間的貨物調(diào)撥，由相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)調(diào)撥指令，注明調(diào)撥倉(cāng)庫(kù)、調(diào)入倉(cāng)庫(kù)、貨物名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、調(diào)撥原因等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批簽字。2.調(diào)撥指令交至調(diào)出倉(cāng)庫(kù)，調(diào)出倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人根據(jù)調(diào)撥指令安排發(fā)貨，并填寫(xiě)調(diào)撥單。調(diào)撥單填寫(xiě)完畢后，經(jīng)調(diào)出倉(cāng)庫(kù)和調(diào)入倉(cāng)庫(kù)雙方負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.調(diào)撥單一式四聯(lián)，調(diào)出倉(cāng)庫(kù)、調(diào)入倉(cāng)庫(kù)各留存一聯(lián)，用于記錄倉(cāng)庫(kù)間貨物的調(diào)入調(diào)出情況；一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)，作為核算相關(guān)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存變動(dòng)的依據(jù)；一聯(lián)交物流部門(mén)（如有），作為安排運(yùn)輸?shù)囊罁?jù)。五、單據(jù)保管（一）保管期限1.入庫(kù)單、出庫(kù)單、調(diào)撥單等日常業(yè)務(wù)單據(jù)的保管期限為[X]年，自單據(jù)發(fā)生之日起計(jì)算。2.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表的保管期限為[X]年，以便在需要時(shí)進(jìn)行追溯和查詢。（二）保管方式1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的單據(jù)存放區(qū)域，確保單據(jù)存放安全、有序。單據(jù)存放區(qū)域應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.單據(jù)應(yīng)按照類(lèi)別、時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和核對(duì)。3.對(duì)于電子文檔形式的單據(jù)，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如硬盤(pán)、光盤(pán)等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分開(kāi)存放，并異地保存，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱單據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《單據(jù)查閱申請(qǐng)表》，注明查閱單據(jù)的名稱(chēng)、日期、查閱原因等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批簽字。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的單據(jù)供查閱人員查閱。查閱人員應(yīng)在指定的區(qū)域內(nèi)查閱單據(jù)，不得擅自將單據(jù)帶出倉(cāng)庫(kù)或進(jìn)行涂改、復(fù)印等操作。3.如因工作需要借閱單據(jù)，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)《單據(jù)借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱單據(jù)的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人審批簽字。4.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，將借閱的單據(jù)提供給借閱人員，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還單據(jù)，如因特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向倉(cāng)庫(kù)管理人員申請(qǐng)并辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的單據(jù)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或遺失。如發(fā)生單據(jù)遺失或損壞，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并及時(shí)向倉(cāng)庫(kù)管理人員報(bào)告。六、單據(jù)銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.單據(jù)保管期限屆滿，且經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核確認(rèn)不再需要留存的，可以進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，導(dǎo)致某些單據(jù)不再具有保存價(jià)值的，可以提前進(jìn)行銷(xiāo)毀，但應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)。（二）銷(xiāo)毀程序1.倉(cāng)庫(kù)管理人員定期清理到期或不再需要留存的單據(jù)，編制《單據(jù)銷(xiāo)毀清單》，詳細(xì)列出單據(jù)的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息。2.《單據(jù)銷(xiāo)毀清單》經(jīng)倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)檢查清單上的單據(jù)是否已全部入賬，且賬務(wù)處理是否正確。3.財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，《單據(jù)銷(xiāo)毀清單》報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意后，方可進(jìn)行單據(jù)銷(xiāo)毀。4.單據(jù)銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保單據(jù)信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《單據(jù)銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)。5.銷(xiāo)毀后的《單據(jù)銷(xiāo)毀清單》應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案保存，保存期限為[X]年。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)倉(cāng)庫(kù)紙質(zhì)單據(jù)管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保單據(jù)管理符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的要求。（二）檢查內(nèi)容1.單據(jù)填寫(xiě)的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。2.單據(jù)傳遞流程的及時(shí)性和順暢性。3.單據(jù)保管的安全性和完整性。4.單據(jù)銷(xiāo)毀程序的合規(guī)性。（三）檢查方式1.定期檢查：財(cái)務(wù)部門(mén)每季度對(duì)倉(cāng)庫(kù)紙質(zhì)單據(jù)管理情況進(jìn)行一次全面檢查，檢查內(nèi)容包括單據(jù)的填寫(xiě)、傳遞、保管及銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.不定期抽查：財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)工作需要，不定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)紙質(zhì)單據(jù)管理情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查單據(jù)管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和存在問(wèn)題較多的區(qū)域。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)發(fā)出《整改通知書(shū)》，要求限期整改。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)針對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，制定具體的整改措施，并認(rèn)真組織實(shí)施。整改完成后，應(yīng)向財(cái)務(wù)部門(mén)提交《