河北定點(diǎn)采購管理辦法總則1.目的本辦法旨在規(guī)范河北地區(qū)定點(diǎn)采購行為，加強(qiáng)對(duì)定點(diǎn)采購活動(dòng)的管理與監(jiān)督，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，確保公司/組織各項(xiàng)采購工作合法、合規(guī)、有序進(jìn)行。2.適用范圍本辦法適用于河北地區(qū)公司/組織內(nèi)所有涉及定點(diǎn)采購的項(xiàng)目，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、耗材、服務(wù)類等采購活動(dòng)。3.基本原則合法性原則：定點(diǎn)采購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。公平公正原則：在定點(diǎn)采購過程中，應(yīng)公平對(duì)待所有參與的供應(yīng)商，確保采購程序公正透明，避免歧視性待遇。質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品和服務(wù)的供應(yīng)商，確保所采購的物資和服務(wù)符合公司/組織的實(shí)際需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。效益原則：通過合理的定點(diǎn)采購管理，實(shí)現(xiàn)采購成本的有效控制，提高采購資金的使用效益。定點(diǎn)采購供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入條件具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力：供應(yīng)商應(yīng)是依法注冊(cè)登記的企業(yè)法人或其他組織，具備合法經(jīng)營資格。具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度：在以往的經(jīng)營活動(dòng)中無不良記錄，財(cái)務(wù)狀況良好，具備履行合同的經(jīng)濟(jì)實(shí)力。具有履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力：能夠提供符合質(zhì)量要求的產(chǎn)品和服務(wù)，并具備相應(yīng)的售后服務(wù)能力。有依法繳納稅收和社會(huì)保障資金的良好記錄：按時(shí)足額繳納各項(xiàng)稅費(fèi)及社保費(fèi)用，體現(xiàn)企業(yè)的合規(guī)經(jīng)營。參加采購活動(dòng)前三年內(nèi)，在經(jīng)營活動(dòng)中沒有重大違法記錄：遵守法律法規(guī)，誠信經(jīng)營。2.供應(yīng)商選擇程序發(fā)布采購信息：通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站、采購平臺(tái)、行業(yè)媒體等渠道發(fā)布定點(diǎn)采購項(xiàng)目信息，明確采購需求、供應(yīng)商資格條件、采購程序等內(nèi)容，邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商參與報(bào)名。供應(yīng)商報(bào)名：供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)名材料，包括營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一營業(yè)執(zhí)照）、法定代表人授權(quán)書、產(chǎn)品或服務(wù)介紹、業(yè)績(jī)證明材料、售后服務(wù)承諾等。資格審查：采購部門對(duì)報(bào)名供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，核實(shí)其提交的報(bào)名材料真實(shí)性和完整性，對(duì)不符合準(zhǔn)入條件的供應(yīng)商予以淘汰。實(shí)地考察：對(duì)于通過資格審查的供應(yīng)商，采購部門可根據(jù)實(shí)際情況組織實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等，形成考察報(bào)告。綜合評(píng)估：采購部門會(huì)同相關(guān)部門組成評(píng)估小組，對(duì)通過實(shí)地考察的供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)、信譽(yù)等方面，按照綜合得分高低確定定點(diǎn)供應(yīng)商名單。公示：將擬確定的定點(diǎn)供應(yīng)商名單在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期不少于[X]個(gè)工作日。公示期間，如有異議，相關(guān)部門應(yīng)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果做出相應(yīng)處理。簽訂協(xié)議：公示無異議后，公司/組織與定點(diǎn)供應(yīng)商簽訂定點(diǎn)采購協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款。3.供應(yīng)商考核與管理建立考核機(jī)制：采購部門定期對(duì)定點(diǎn)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等方面。制定詳細(xì)的考核指標(biāo)和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，確?？己私Y(jié)果客觀公正。日常監(jiān)督：采購人員在采購過程中應(yīng)及時(shí)反饋供應(yīng)商的履約情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，督促其整改。年度考核：每年年底對(duì)定點(diǎn)供應(yīng)商進(jìn)行年度考核，根據(jù)考核結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，在次年的定點(diǎn)采購中給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，視情節(jié)輕重給予警告、暫停合作、取消定點(diǎn)資格等處理措施。動(dòng)態(tài)管理：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展和市場(chǎng)變化情況，適時(shí)對(duì)定點(diǎn)供應(yīng)商名單進(jìn)行調(diào)整和補(bǔ)充，確保定點(diǎn)采購供應(yīng)商隊(duì)伍的穩(wěn)定性和競(jìng)爭(zhēng)力。定點(diǎn)采購流程1.采購申請(qǐng)需求部門提出申請(qǐng)：公司/組織內(nèi)各需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫采購申請(qǐng)表，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至采購部門。采購部門審核：采購部門收到采購申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)采購需求的合理性和必要性，以及預(yù)算金額的準(zhǔn)確性。對(duì)于不符合要求的采購申請(qǐng)，采購部門應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通，提出修改意見或不予批準(zhǔn)。2.采購執(zhí)行選擇定點(diǎn)供應(yīng)商：采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的性質(zhì)和特點(diǎn)，從定點(diǎn)供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。如遇特殊情況需要從非定點(diǎn)供應(yīng)商采購的，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)。簽訂采購合同：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購產(chǎn)品或服務(wù)的具體內(nèi)容、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)要求，確保雙方權(quán)益得到有效保障。訂單下達(dá)：采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，通知其按照訂單要求組織生產(chǎn)或提供服務(wù)，并明確交貨時(shí)間、地點(diǎn)等信息。交貨驗(yàn)收：供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單要求按時(shí)交貨，采購部門會(huì)同需求部門及相關(guān)質(zhì)量檢驗(yàn)人員對(duì)所采購的物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等是否符合合同要求，同時(shí)檢查供應(yīng)商提供的相關(guān)證明文件是否齊全。對(duì)于驗(yàn)收合格的物資或服務(wù)，采購部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求其限期整改或退換貨。3.付款結(jié)算發(fā)票審核：采購部門收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，對(duì)發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票內(nèi)容與采購合同是否一致、發(fā)票金額是否準(zhǔn)確、發(fā)票開具日期是否符合規(guī)定等。對(duì)于審核無誤的發(fā)票，采購部門應(yīng)及時(shí)辦理入賬手續(xù)。付款申請(qǐng)：采購部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和時(shí)間，填寫付款申請(qǐng)表，附上發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)審核與付款：財(cái)務(wù)部門收到付款申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容及相關(guān)資料進(jìn)行審核，核實(shí)采購業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性及資金支付的準(zhǔn)確性。審核無誤后，按照公司/組織財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。價(jià)格管理1.價(jià)格確定原則市場(chǎng)可比原則：定點(diǎn)采購價(jià)格應(yīng)參考市場(chǎng)同類產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)格水平，確保價(jià)格合理公正，具有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。成本加成原則：對(duì)于部分難以獲取市場(chǎng)價(jià)格的產(chǎn)品或服務(wù)，可在供應(yīng)商成本的基礎(chǔ)上合理加成確定采購價(jià)格，但加成比例應(yīng)符合行業(yè)慣例和公司/組織實(shí)際情況。定期調(diào)整原則：根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況、原材料價(jià)格變化、供應(yīng)商成本變動(dòng)等因素，定期對(duì)定點(diǎn)采購價(jià)格進(jìn)行調(diào)整，確保價(jià)格始終保持合理水平。2.價(jià)格談判與協(xié)商采購部門負(fù)責(zé)價(jià)格談判：在確定定點(diǎn)采購供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商就采購價(jià)格進(jìn)行談判，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的價(jià)格條件。談判過程中，采購部門應(yīng)充分了解市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，掌握供應(yīng)商成本構(gòu)成等信息，為談判提供有力依據(jù)。協(xié)商確定價(jià)格：采購部門與供應(yīng)商通過談判協(xié)商，達(dá)成一致的采購價(jià)格，并簽訂價(jià)格補(bǔ)充協(xié)議或在采購合同中明確價(jià)格條款。價(jià)格協(xié)商過程中應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保雙方利益得到平衡。3.價(jià)格監(jiān)督與調(diào)整建立價(jià)格監(jiān)督機(jī)制：采購部門定期對(duì)定點(diǎn)采購價(jià)格進(jìn)行監(jiān)督檢查，與市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行對(duì)比分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)價(jià)格異常情況。同時(shí)，鼓勵(lì)公司/組織內(nèi)員工對(duì)采購價(jià)格提出意見和建議，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。價(jià)格調(diào)整程序：當(dāng)市場(chǎng)價(jià)格發(fā)生較大波動(dòng)或供應(yīng)商成本發(fā)生重大變化時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，提出價(jià)格調(diào)整建議。如雙方達(dá)成一致意見，應(yīng)簽訂價(jià)格調(diào)整協(xié)議；如協(xié)商不成，采購部門可根據(jù)實(shí)際情況重新選擇供應(yīng)商或采取其他采購方式。合同管理1.合同簽訂明確合同條款：采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同條款應(yīng)具體、明確、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。審核合同內(nèi)容：采購合同簽訂前，應(yīng)提交至法務(wù)部門或相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。審核通過后，由授權(quán)代表簽字蓋章生效。2.合同執(zhí)行雙方履行合同義務(wù)：采購部門和供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同約定履行各自的義務(wù)，確保合同順利執(zhí)行。采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。變更與解除合同：如因特殊原因需要變更或解除采購合同的，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。變更或解除合同應(yīng)符合法律法規(guī)要求，確保雙方權(quán)益不受損害。3.合同歸檔與保管建立合同檔案：采購部門應(yīng)建立完善的合同檔案管理制度，對(duì)采購合同進(jìn)行分類歸檔，妥善保管合同原件及相關(guān)附件、補(bǔ)充協(xié)議等資料。合同檔案應(yīng)包括合同簽訂審批表、合同文本、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等內(nèi)容。合同保管期限：采購合同的保管期限應(yīng)符合公司/組織相關(guān)規(guī)定，一般不少于[X]年。保管期滿后，按照公司/組織檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀或存檔處理。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督成立監(jiān)督小組：公司/組織成立定點(diǎn)采購監(jiān)督小組，由采購部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)定點(diǎn)采購活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督檢查。定期檢查：監(jiān)督小組定期對(duì)定點(diǎn)采購項(xiàng)目進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括采購程序執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、價(jià)格執(zhí)行情況、合同履行情況等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。專項(xiàng)審計(jì)：審計(jì)部門定期對(duì)定點(diǎn)采購項(xiàng)目進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)審查采購活動(dòng)的合法性、合規(guī)性、效益性等方面，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)問題依法依規(guī)進(jìn)行處理。2.外部監(jiān)督接受相關(guān)部門監(jiān)督：積極接受政府有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等的監(jiān)督檢查，配合提供相關(guān)資料和信息，確保定點(diǎn)采購活動(dòng)合法合規(guī)。社會(huì)監(jiān)督：鼓勵(lì)公司/組織內(nèi)員工及社會(huì)公眾對(duì)定點(diǎn)采購活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)舉報(bào)的問題及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果做出相應(yīng)處理。違規(guī)處理1.供應(yīng)商違規(guī)處理警告：對(duì)于供應(yīng)商在定點(diǎn)采購過程中出現(xiàn)的輕微違規(guī)行為，如產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲等，采購部門可給予警告，要求其限期整改。暫停合作：對(duì)于供應(yīng)商違規(guī)情節(jié)較嚴(yán)重的，如多次出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題、拒不履行合同義務(wù)等，采購部門可暫停其合作資格[X]個(gè)月，期間暫停向其下達(dá)采購訂單。取消定點(diǎn)資格：對(duì)于供應(yīng)商違規(guī)情節(jié)特別嚴(yán)重的，如提供虛假材料、嚴(yán)重違反法律法規(guī)等，采購部門應(yīng)取消其定點(diǎn)資格，并將其列入黑名單，禁止其在一定期限內(nèi)參與公司/組織的采購活動(dòng)。2.內(nèi)部人員違規(guī)處理批評(píng)教育：對(duì)于公司/組織內(nèi)部人員在定點(diǎn)采購過程中出現(xiàn)的輕微違規(guī)行為，如未按規(guī)定程序操作、泄露采購信息等，由所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)