浙江外賓接待管理辦法一、總則（一）目的為進(jìn)一步規(guī)范浙江地區(qū)外賓接待工作，確保接待工作的高效、有序進(jìn)行，展示浙江良好形象，促進(jìn)對(duì)外交流與合作，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于浙江地區(qū)各級(jí)政府部門、企事業(yè)單位及其他組織接待來浙訪問、考察、交流等活動(dòng)的外賓。（三）基本原則1.熱情友好：以熱情、周到的服務(wù)，展現(xiàn)浙江人民的友好情誼，讓外賓感受到賓至如歸。2.務(wù)實(shí)節(jié)儉：在確保接待質(zhì)量的前提下，嚴(yán)格控制接待費(fèi)用，杜絕鋪張浪費(fèi)。3.對(duì)口對(duì)等：根據(jù)外賓的身份、來訪目的和活動(dòng)內(nèi)容，安排相應(yīng)級(jí)別的人員進(jìn)行接待，做到對(duì)等接待。4.安全有序：確保外賓在浙期間的人身安全和活動(dòng)順利進(jìn)行，做好安全保障和秩序維護(hù)工作。二、接待準(zhǔn)備（一）信息收集1.外事部門或相關(guān)接待單位在接到外賓來訪通知后，應(yīng)及時(shí)收集外賓的基本信息，包括姓名、性別、年齡、國籍、職務(wù)、來訪目的、行程安排等。2.了解外賓所在國家或地區(qū)的文化習(xí)俗、宗教信仰、政治背景等情況，以便有針對(duì)性地做好接待工作。（二）接待方案制定1.根據(jù)外賓信息和來訪目的，制定詳細(xì)的接待方案。接待方案應(yīng)包括接待規(guī)格、日程安排、陪同人員、接待費(fèi)用預(yù)算等內(nèi)容。2.接待規(guī)格應(yīng)根據(jù)外賓的身份和來訪重要性合理確定，避免過高或過低。日程安排要緊湊合理，充分考慮外賓的需求和興趣，同時(shí)要預(yù)留適當(dāng)?shù)淖杂苫顒?dòng)時(shí)間。3.明確陪同人員名單，確保陪同人員具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和接待能力，能夠與外賓進(jìn)行良好的溝通和交流。4.按照務(wù)實(shí)節(jié)儉的原則，編制接待費(fèi)用預(yù)算，嚴(yán)格控制各項(xiàng)費(fèi)用支出。接待費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括交通、住宿、餐飲、參觀考察、禮品等方面的費(fèi)用。（三）溝通協(xié)調(diào)1.接待單位應(yīng)提前與外賓及其所屬機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通，確認(rèn)接待方案的各項(xiàng)內(nèi)容，解答外賓的疑問。2.加強(qiáng)與相關(guān)部門和單位的協(xié)調(diào)配合，確保接待工作涉及的交通、住宿、餐飲、安全保衛(wèi)等各項(xiàng)事宜得到妥善安排。3.對(duì)于重要外賓的接待，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管部門匯報(bào)，爭取指導(dǎo)和支持。（四）接待場所安排1.根據(jù)接待規(guī)格和外賓人數(shù)，合理安排接待場所。接待場所應(yīng)整潔、舒適、安全，具備良好的接待條件。2.對(duì)于重要外賓的接待，可選擇具有浙江特色的場所，如歷史文化遺跡、風(fēng)景名勝區(qū)等，展示浙江的文化魅力和發(fā)展成就。3.提前對(duì)接待場所進(jìn)行檢查和布置，確保環(huán)境整潔、設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，并根據(jù)需要擺放鮮花、懸掛歡迎橫幅等。（五）禮品準(zhǔn)備1.禮品選擇應(yīng)體現(xiàn)浙江特色和文化內(nèi)涵，具有紀(jì)念意義和實(shí)用價(jià)值。禮品要注重品質(zhì)，避免過于昂貴或低俗。2.根據(jù)外賓人數(shù)和接待規(guī)格，合理確定禮品數(shù)量和種類。禮品應(yīng)統(tǒng)一包裝，標(biāo)明禮品名稱、產(chǎn)地、特色等信息。3.禮品準(zhǔn)備過程中要嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保禮品來源合法合規(guī)。三、迎送安排（一）迎接1.根據(jù)外賓的航班、車次等抵達(dá)信息，安排合適的人員前往機(jī)場、車站迎接。迎接人員應(yīng)提前到達(dá)指定地點(diǎn)，舉牌等候，確保能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地迎接外賓。2.迎接人員的身份和數(shù)量應(yīng)與外賓的規(guī)格相匹配。迎接時(shí)，要熱情友好地與外賓打招呼，幫助外賓提取行李，并引導(dǎo)外賓乘坐接待車輛前往下榻酒店。3.在前往酒店途中，迎接人員可向外賓簡要介紹浙江的基本情況、接待安排以及行程中的主要活動(dòng)內(nèi)容，讓外賓對(duì)在浙期間的活動(dòng)有初步了解。（二）送行1.根據(jù)外賓的返程信息，安排人員前往酒店送行。送行人員應(yīng)提前到達(dá)酒店，協(xié)助外賓辦理退房手續(xù)，檢查行李物品是否齊全。2.送行時(shí)，要與外賓親切話別，感謝外賓的來訪，并歡迎外賓再次來浙訪問。如外賓有重要物品遺留在浙江，應(yīng)及時(shí)協(xié)助處理。3.將外賓送至機(jī)場、車站等交通樞紐后，送行人員要待外賓安檢、登機(jī)或上車后再離開，確保外賓順利返程。四、日程安排（一）總體要求1.日程安排要緊湊合理，既要保證外賓能夠全面了解浙江的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展情況、文化特色和風(fēng)土人情，又要避免安排過于密集的活動(dòng)，讓外賓有足夠的休息時(shí)間。2.根據(jù)外賓的興趣和需求，合理安排參觀考察、交流座談、文化體驗(yàn)等活動(dòng)，使外賓在有限的時(shí)間內(nèi)獲得豐富的體驗(yàn)。3.活動(dòng)安排要注重針對(duì)性和實(shí)效性，突出浙江的優(yōu)勢和特色，與外賓的來訪目的緊密結(jié)合。（二）具體安排1.參觀考察：根據(jù)外賓的行業(yè)領(lǐng)域和關(guān)注重點(diǎn)，安排參觀相關(guān)的企業(yè)、科研機(jī)構(gòu)、產(chǎn)業(yè)園區(qū)、文化場館、歷史遺跡等。在參觀過程中，要安排專業(yè)人員進(jìn)行講解，向外賓介紹相關(guān)情況，解答外賓的疑問。2.交流座談：組織與外賓進(jìn)行交流座談，介紹浙江的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展情況、政策措施、投資環(huán)境等，聽取外賓的意見和建議，促進(jìn)雙方的交流與合作。交流座談的形式可靈活多樣，包括專題研討會(huì)、項(xiàng)目對(duì)接會(huì)、商務(wù)洽談會(huì)等。3.文化體驗(yàn)：安排外賓體驗(yàn)浙江的傳統(tǒng)文化和民俗風(fēng)情，如參觀博物館、觀看越劇表演、品嘗特色美食、參與傳統(tǒng)手工藝制作等。通過文化體驗(yàn)活動(dòng)，增進(jìn)外賓對(duì)浙江文化的了解和喜愛。4.其他活動(dòng)：根據(jù)外賓的興趣和需求，還可安排一些其他特色活動(dòng)，如體育比賽、文藝演出、觀光游覽等，豐富外賓的在浙生活。（三）調(diào)整變更1.在日程執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要對(duì)日程安排進(jìn)行調(diào)整變更，接待單位應(yīng)及時(shí)與外賓及其所屬機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通協(xié)商，說明調(diào)整變更的原因和內(nèi)容，征得外賓同意后實(shí)施。2.對(duì)于重要外賓的日程調(diào)整變更，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管部門匯報(bào)，確保接待工作的順利進(jìn)行。五、陪同人員職責(zé)（一）溝通協(xié)調(diào)1.陪同人員要與外賓保持密切溝通，及時(shí)了解外賓的需求和意見，做好服務(wù)工作。2.加強(qiáng)與其他接待人員的協(xié)調(diào)配合，確保各項(xiàng)接待工作有序進(jìn)行。對(duì)于外賓提出的問題和要求，要及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)解決，無法當(dāng)場解決的要及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)。（二）介紹講解1.陪同人員要熟悉浙江的基本情況、歷史文化、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展等方面的知識(shí)，向外賓進(jìn)行準(zhǔn)確、生動(dòng)的介紹講解。2.在參觀考察過程中，陪同人員要引導(dǎo)外賓參觀，介紹相關(guān)情況，并解答外賓的疑問。對(duì)于外賓感興趣的問題，要進(jìn)行深入的交流和探討。（三）安全保障1.陪同人員要關(guān)注外賓的安全，提醒外賓注意安全事項(xiàng)，確保外賓在浙期間的人身安全。2.在活動(dòng)現(xiàn)場，陪同人員要協(xié)助做好安全保衛(wèi)工作，維護(hù)秩序，防止發(fā)生意外事故。如遇突發(fā)事件，要及時(shí)采取措施，并向上級(jí)報(bào)告。（四）文化交流1.陪同人員要積極與外賓開展文化交流活動(dòng)，介紹浙江的文化特色和風(fēng)俗習(xí)慣，增進(jìn)外賓對(duì)浙江文化的了解和認(rèn)同。2.鼓勵(lì)外賓分享其所在國家或地區(qū)的文化，促進(jìn)中外文化的交流與融合。六、接待費(fèi)用管理（一）預(yù)算編制1.接待單位應(yīng)根據(jù)接待方案，按照相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，編制接待費(fèi)用預(yù)算。接待費(fèi)用預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用的名稱、金額、計(jì)算依據(jù)等。2.接待費(fèi)用預(yù)算要嚴(yán)格控制，確保各項(xiàng)費(fèi)用支出合理、合規(guī)。對(duì)于超出預(yù)算的費(fèi)用支出，要按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行追加。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.接待費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。報(bào)銷憑證要真實(shí)、合法、有效，包括發(fā)票、收據(jù)、行程單等。2.報(bào)銷時(shí)，要填寫報(bào)銷審批單，注明接待事由、外賓信息、費(fèi)用明細(xì)等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽字。3.財(cái)務(wù)部門要對(duì)接待費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保費(fèi)用支出符合規(guī)定和預(yù)算要求。對(duì)于不符合規(guī)定的報(bào)銷憑證，要予以退回。（三）監(jiān)督檢查1.建立健全接待費(fèi)用監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)各單位的接待費(fèi)用支出情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括預(yù)算執(zhí)行情況、費(fèi)用報(bào)銷憑證的真實(shí)性和合法性、接待標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況等。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)責(zé)令整改，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。對(duì)違反規(guī)定的單位和個(gè)人，要依法依規(guī)追究責(zé)任。七、安全保衛(wèi)（一）安全預(yù)案制定1.根據(jù)外賓的身份、來訪目的和活動(dòng)內(nèi)容，制定詳細(xì)的安全保衛(wèi)預(yù)案。安全保衛(wèi)預(yù)案應(yīng)包括安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、安全防范措施、應(yīng)急處置預(yù)案等內(nèi)容。2.安全保衛(wèi)預(yù)案要明確各部門和人員的職責(zé)分工，確保安全保衛(wèi)工作責(zé)任落實(shí)到人。（二）安全防范措施1.加強(qiáng)對(duì)外賓下榻酒店、活動(dòng)場所等重點(diǎn)區(qū)域的安全保衛(wèi)工作，設(shè)置必要的安全設(shè)施和警示標(biāo)志，確保人員和財(cái)產(chǎn)安全。2.對(duì)外賓乘坐的車輛進(jìn)行安全檢查，確保車輛性能良好，配備必要的安全設(shè)備。在車輛行駛過程中，要安排專人負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)工作。3.加強(qiáng)對(duì)外賓活動(dòng)現(xiàn)場的秩序維護(hù)，安排足夠的安保人員，防止發(fā)生擁擠、踩踏等事故。（三）應(yīng)急處置1.制定應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和各部門的職責(zé)分工。如遇突發(fā)事件，要立即啟動(dòng)應(yīng)急處置預(yù)案，迅速采取措施進(jìn)行處置。2.及時(shí)向上級(jí)主管部門和相關(guān)部門報(bào)告突發(fā)事件情況，并配合做好后續(xù)處理工作。八、保密工作（一）保密制度建立1.接待單位要建立健全保密制度，明確保密工作的職責(zé)和要求，加強(qiáng)對(duì)涉及外賓接待工作的文件、資料、信息等的保密管理。2.對(duì)參與接待工作的人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識(shí)，防止因工作疏忽導(dǎo)致泄密事件發(fā)生。（二）保密措施落實(shí)1.嚴(yán)格控制外賓接待工作中涉及的文件、資料、信息的知