木材銷售合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司木材銷售合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與國內(nèi)外客戶簽訂的木材銷售合同的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的義務(wù)，不得欺詐、隱瞞或違約。3.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)評估和防范，確保公司利益不受損失。4.統(tǒng)一管理原則：合同管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、歸口管理的原則。二、合同簽訂（一）合同主體資格審查1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)對客戶的主體資格進(jìn)行審查，包括客戶的營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等。2.審查客戶的信用狀況，包括客戶的信用等級、經(jīng)營業(yè)績、財(cái)務(wù)狀況等，必要時(shí)可委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行信用評估。（二）合同條款擬定1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)客戶需求和公司銷售政策，擬定合同條款，包括木材的品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等。2.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義性條款，確保合同雙方的權(quán)利和義務(wù)明確。（三）合同審批1.合同擬定后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律審查，法務(wù)部門應(yīng)對合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，并提出修改意見。2.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的意見對合同進(jìn)行修改后，提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審查，財(cái)務(wù)部門應(yīng)對合同的付款方式、結(jié)算周期、資金風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行審查，并提出意見。3.合同經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審查通過后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批，公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司經(jīng)營策略和風(fēng)險(xiǎn)評估情況進(jìn)行審批。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與客戶簽訂書面合同，合同應(yīng)由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋雙方公章。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本原件交至法務(wù)部門存檔，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財(cái)務(wù)部門、倉儲部門、運(yùn)輸部門等，以便各部門履行各自的職責(zé)。三、合同履行（一）交貨管理1.倉儲部門應(yīng)根據(jù)合同約定的交貨時(shí)間和數(shù)量，組織木材的備貨和發(fā)貨工作，確保按時(shí)、足額交貨。2.運(yùn)輸部門應(yīng)根據(jù)合同約定的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸路線，將木材安全、及時(shí)地運(yùn)輸至交貨地點(diǎn)，并負(fù)責(zé)辦理運(yùn)輸過程中的相關(guān)手續(xù)，如運(yùn)輸許可證、保險(xiǎn)等。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤木材的運(yùn)輸情況，確?？蛻舭磿r(shí)收到貨物，并在貨物到達(dá)后及時(shí)通知客戶進(jìn)行驗(yàn)收。（二）驗(yàn)收管理1.客戶應(yīng)在收到貨物后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)貨物數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等不符合合同約定，應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解客戶的驗(yàn)收意見，并根據(jù)合同約定和實(shí)際情況進(jìn)行處理。如屬于公司責(zé)任，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，如補(bǔ)貨、換貨、退貨等；如屬于客戶責(zé)任，應(yīng)明確責(zé)任歸屬，并協(xié)商解決方案。3.對于驗(yàn)收合格的貨物，客戶應(yīng)在驗(yàn)收報(bào)告上簽字確認(rèn)，并支付相應(yīng)的貨款。（三）付款管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和結(jié)算周期，及時(shí)與客戶溝通付款事宜，確保公司按時(shí)收到貨款。2.對于客戶逾期付款的情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出催款通知，并按照合同約定收取逾期利息。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好付款管理工作，及時(shí)提供客戶的付款信息和相關(guān)資料，確保公司資金安全。四、合同變更與解除（一）合同變更1.在合同履行過程中，如因市場變化、客戶需求變更、不可抗力等原因需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與客戶協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時(shí)間等，并經(jīng)雙方簽字蓋章確認(rèn)。3.合同變更后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將變更協(xié)議副本分發(fā)給相關(guān)部門，如法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、倉儲部門、運(yùn)輸部門等，以便各部門調(diào)整工作安排。（二）合同解除1.在合同履行過程中，如因一方違約、不可抗力、政策調(diào)整等原因需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與客戶協(xié)商，并簽訂書面解除協(xié)議。2.合同解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等，并經(jīng)雙方簽字蓋章確認(rèn)。3.合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門停止履行合同，并按照合同約定和法律規(guī)定處理善后事宜，如退還貨款、返還貨物、賠償損失等。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)與客戶的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)了解客戶需求和意見，避免因溝通不暢導(dǎo)致合同糾紛。2.法務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的合同糾紛風(fēng)險(xiǎn)，并提出防范措施。3.公司應(yīng)加強(qiáng)員工的法律意識和風(fēng)險(xiǎn)意識培訓(xùn)，提高員工處理合同糾紛的能力和水平。（二）糾紛處理1.如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，如合同文本、往來函件、運(yùn)輸單據(jù)、驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證等，并提交至法務(wù)部門。2.法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的證據(jù)和相關(guān)法律法規(guī)，對合同糾紛進(jìn)行分析和評估，并制定糾紛處理方案。3.糾紛處理方案經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，法務(wù)部門應(yīng)代表公司與客戶進(jìn)行協(xié)商、調(diào)解或仲裁、訴訟等，維護(hù)公司合法權(quán)益。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)將合同文本原件交至法務(wù)部門存檔，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。2.合同履行過程中產(chǎn)生的相關(guān)文件，如往來函件、運(yùn)輸單據(jù)、驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集整理，并交至法務(wù)部門存檔。（二）檔案整理1.法務(wù)部門應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間、客戶名稱等對合同檔案進(jìn)行分類整理，并建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來函件、運(yùn)輸單據(jù)、驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證等相關(guān)資料。（三）檔案保管1.法務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的保管工作，確保檔案的安全和完整。2.合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行編號、登記和存放。3.合同檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員如需查閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到法務(wù)部門查閱。2.法務(wù)部門應(yīng)建立合同檔案查閱登記制度，對查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等進(jìn)行登記，并要求查閱人員簽字確認(rèn)。3.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)印、拍照、涂改、損毀合同檔案。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立合同管理監(jiān)督檢查制度，定期對合同簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.法務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)對合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。3.業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、倉儲部門、運(yùn)輸部門等應(yīng)配合法務(wù)部門做好合同管理監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）考核評價(jià)1.公司應(yīng)建立合同管理考核評價(jià)制度，對合同管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核評價(jià)指標(biāo)應(yīng)包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履