正規(guī)證據(jù)風(fēng)險(xiǎn)管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司/組織在證據(jù)管理方面的行為，確保證據(jù)的合法性、真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性和完整性，有效防范因證據(jù)問題引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)，保障公司/組織的合法權(quán)益。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)涉及各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中證據(jù)的收集、整理、保管、使用和處置等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：證據(jù)的獲取、保管和使用必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.真實(shí)性原則：確保所收集和使用的證據(jù)真實(shí)可靠，能夠客觀反映業(yè)務(wù)事實(shí)。3.關(guān)聯(lián)性原則：證據(jù)應(yīng)與待證事實(shí)具有直接或間接的關(guān)聯(lián)，能夠?qū)ψC明案件事實(shí)起到實(shí)質(zhì)性作用。4.完整性原則：全面、系統(tǒng)地收集與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的各類證據(jù)，避免證據(jù)缺失或不完整。（四）職責(zé)分工1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中及時(shí)、準(zhǔn)確地收集與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的證據(jù)。對收集到的證據(jù)進(jìn)行初步整理和分類，并按照規(guī)定的流程和時(shí)間要求移交至證據(jù)管理部門。在涉及法律糾紛或其他需要提供證據(jù)的情況下，配合證據(jù)管理部門和法務(wù)部門提供相關(guān)證據(jù)資料，并協(xié)助進(jìn)行證據(jù)的說明和解釋。2.證據(jù)管理部門制定和完善證據(jù)管理制度和流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門的證據(jù)收集、整理和保管工作。負(fù)責(zé)接收業(yè)務(wù)部門移交的證據(jù)，進(jìn)行統(tǒng)一編號、登記、分類存儲，并建立證據(jù)檔案。定期對證據(jù)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保證據(jù)的安全和完整。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，及時(shí)為各部門提供證據(jù)查詢和使用服務(wù)，并做好記錄。參與涉及重大業(yè)務(wù)決策、法律糾紛等事項(xiàng)的證據(jù)審查和分析工作，提供專業(yè)意見和建議。3.法務(wù)部門對證據(jù)管理工作提供法律指導(dǎo)和支持，確保證據(jù)管理活動(dòng)符合法律法規(guī)的規(guī)定。在處理法律糾紛或其他法律事務(wù)時(shí)，負(fù)責(zé)對證據(jù)的合法性、關(guān)聯(lián)性和證明力進(jìn)行審查和判斷。參與重大業(yè)務(wù)活動(dòng)的證據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估，提出防范法律風(fēng)險(xiǎn)的措施和建議。代表公司/組織參與訴訟、仲裁等法律程序，負(fù)責(zé)證據(jù)的提交、質(zhì)證和辯論等工作。4.其他相關(guān)部門按照各自職責(zé)，配合業(yè)務(wù)部門、證據(jù)管理部門和法務(wù)部門做好證據(jù)管理工作。例如，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)提供與財(cái)務(wù)收支相關(guān)的證據(jù)資料，技術(shù)部門負(fù)責(zé)對涉及技術(shù)問題的證據(jù)進(jìn)行鑒定和說明等。二、證據(jù)的收集（一）收集要求1.在業(yè)務(wù)活動(dòng)開展過程中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)樹立證據(jù)意識，及時(shí)、主動(dòng)地收集與業(yè)務(wù)相關(guān)的各類證據(jù)。證據(jù)的形式包括但不限于合同、協(xié)議、文件、票據(jù)、信函、電子郵件、視聽資料、證人證言等。2.收集證據(jù)時(shí)，應(yīng)確保證據(jù)的來源合法，不得通過非法手段獲取證據(jù)。對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的證據(jù)，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行收集和保管。3.所收集的證據(jù)應(yīng)具備真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性和完整性。證據(jù)應(yīng)能夠清晰地反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的事實(shí)經(jīng)過、各方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系以及爭議焦點(diǎn)等。（二）收集流程1.確定證據(jù)需求在業(yè)務(wù)活動(dòng)開始前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)目標(biāo)和可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)，確定需要收集的證據(jù)類型和范圍。對于重大業(yè)務(wù)項(xiàng)目或存在較高法律風(fēng)險(xiǎn)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行專題討論，制定詳細(xì)的證據(jù)收集計(jì)劃。2.收集證據(jù)資料業(yè)務(wù)人員按照證據(jù)收集計(jì)劃，通過面談、調(diào)查、查閱文件、現(xiàn)場勘查、錄音錄像等方式收集證據(jù)資料。在收集過程中，應(yīng)注意做好記錄，包括證據(jù)的來源、收集時(shí)間、收集人等信息。對于重要證據(jù)，應(yīng)要求提供人簽字確認(rèn)或加蓋公章。3.初步整理和審核業(yè)務(wù)人員對收集到的證據(jù)資料進(jìn)行初步整理，剔除無關(guān)或重復(fù)的內(nèi)容，并按照證據(jù)的類別和形成時(shí)間進(jìn)行排序。對初步整理后的證據(jù)進(jìn)行審核，檢查證據(jù)的真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性和完整性。如發(fā)現(xiàn)證據(jù)存在問題，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正。（三）特殊證據(jù)的收集1.電子證據(jù)隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子證據(jù)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中的作用日益重要。收集電子證據(jù)時(shí)，應(yīng)注意遵循相關(guān)法律法規(guī)和技術(shù)規(guī)范。對于電子郵件、電子文檔、數(shù)據(jù)庫記錄等電子證據(jù)，應(yīng)采取以下措施確保其真實(shí)性和完整性：及時(shí)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。記錄電子證據(jù)的生成、存儲、傳輸和修改等過程，必要時(shí)可進(jìn)行公證。對電子證據(jù)的內(nèi)容進(jìn)行固定，可采用打印、拍照、錄像等方式，并注明電子證據(jù)的來源和提取時(shí)間。2.視聽資料收集視聽資料時(shí)，應(yīng)確保其來源合法，內(nèi)容清晰可辨。對于視聽資料的錄制過程，應(yīng)做好記錄，包括錄制時(shí)間、地點(diǎn)、錄制人等信息。視聽資料應(yīng)進(jìn)行妥善保管，防止出現(xiàn)剪輯、篡改等情況。在使用視聽資料作為證據(jù)時(shí)，應(yīng)提供原始載體或經(jīng)公證的復(fù)制件，并說明視聽資料的制作背景和證明目的。3.證人證言需要證人提供證言時(shí)，應(yīng)提前與證人溝通，告知其作證的義務(wù)和法律責(zé)任。證人證言應(yīng)采用書面形式，并由證人簽字確認(rèn)。在可能的情況下，可對證人證言進(jìn)行錄音或錄像，但應(yīng)事先征得證人同意。對于證人證言的內(nèi)容，應(yīng)進(jìn)行審查核實(shí)，確保證人證言的真實(shí)性和可靠性。三、證據(jù)的整理（一）整理原則1.按照證據(jù)的類別、形成時(shí)間、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性等因素進(jìn)行分類整理，便于查找和使用。2.對證據(jù)進(jìn)行編號，建立唯一的標(biāo)識，確保證據(jù)的可追溯性。3.整理后的證據(jù)應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹或刪除證據(jù)內(nèi)容。（二）整理方法1.分類將證據(jù)分為合同協(xié)議類、文件資料類、票據(jù)憑證類、視聽資料類、證人證言類等不同類別。對于每一類證據(jù)，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。例如，合同協(xié)議類可分為買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同等；文件資料類可分為規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作報(bào)告等。2.編號為每一份證據(jù)賦予唯一的編號，編號應(yīng)包含年份、部門代碼、證據(jù)類別代碼和順序號等信息。例如，202301HT001，表示2023年由業(yè)務(wù)一部提交的第一份合同協(xié)議類證據(jù)。在證據(jù)檔案中，應(yīng)建立編號與證據(jù)內(nèi)容的對應(yīng)關(guān)系表，便于快速查找和核對證據(jù)。3.編目為每一份證據(jù)編制詳細(xì)的目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括證據(jù)編號、名稱、來源、形成時(shí)間、證明內(nèi)容、保管期限等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于使用者了解證據(jù)的基本情況和主要內(nèi)容。（三）整理要求1.業(yè)務(wù)部門在移交證據(jù)前，應(yīng)完成對證據(jù)的初步整理工作，確保證據(jù)資料齊全、完整，編號和編目準(zhǔn)確無誤。2.證據(jù)管理部門在接收業(yè)務(wù)部門移交的證據(jù)后，應(yīng)對證據(jù)進(jìn)行再次審核和整理，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通并要求其補(bǔ)充或更正。3.對于涉及多個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)或多個(gè)部門的證據(jù)，應(yīng)進(jìn)行綜合整理，確保證據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性和邏輯性。四、證據(jù)的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)證據(jù)設(shè)立專門的紙質(zhì)證據(jù)檔案室，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)證據(jù)的安全存儲。將紙質(zhì)證據(jù)按照編號順序存放在檔案柜中，并建立檔案索引，便于查找和借閱。定期對紙質(zhì)證據(jù)進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)紙張發(fā)黃、破損等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)或復(fù)制等措施。2.電子證據(jù)采用電子存儲設(shè)備對電子證據(jù)進(jìn)行備份存儲，如硬盤、光盤、磁帶等。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。建立電子證據(jù)管理系統(tǒng)，對電子證據(jù)進(jìn)行分類存儲、索引和檢索。電子證據(jù)管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、訪問控制、審計(jì)跟蹤等功能，確保電子證據(jù)的安全性和保密性。定期對電子證據(jù)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲設(shè)備的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的完整性。同時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間間隔對電子證據(jù)進(jìn)行備份更新，防止數(shù)據(jù)過期或丟失。3.視聽資料對于視聽資料，應(yīng)根據(jù)其存儲介質(zhì)的不同，采取相應(yīng)的保管方式。例如，錄像帶、錄音帶等應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，避免受潮、發(fā)霉；光盤應(yīng)存放在專用的光盤盒中，防止刮擦和損壞。對視聽資料的內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化處理，并與紙質(zhì)記錄或電子證據(jù)管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)存儲，便于查詢和使用。定期對視聽資料進(jìn)行檢查和播放測試，確保其內(nèi)容的完整性和可播放性。如發(fā)現(xiàn)視聽資料存在問題，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)或復(fù)制等措施。（二）保管期限1.根據(jù)證據(jù)的性質(zhì)、用途和法律法規(guī)的要求，確定各類證據(jù)的保管期限。保管期限分為短期、中期和長期，具體如下：短期保管期限一般為13年，適用于一些時(shí)效性較強(qiáng)、對公司/組織影響較小的證據(jù)。中期保管期限一般為310年，適用于與公司/組織重要業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)、可能在一定時(shí)期內(nèi)需要查閱和使用的證據(jù)。長期保管期限一般為10年以上，適用于涉及公司/組織重大權(quán)益、可能對公司/組織未來發(fā)展產(chǎn)生重大影響的證據(jù)，以及法律法規(guī)規(guī)定需要長期保存的證據(jù)。2.在證據(jù)保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行處置。對于仍有保存價(jià)值的證據(jù)，應(yīng)延長保管期限；對于已無保存價(jià)值的證據(jù)，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行銷毀或刪除。（三）保管要求1.證據(jù)管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)證據(jù)的保管工作，保管人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉證據(jù)保管的相關(guān)規(guī)定和流程。2.建立嚴(yán)格的證據(jù)出入庫登記制度，對證據(jù)的借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、證據(jù)名稱和編號等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還證據(jù)，如需延期借閱，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。3.加強(qiáng)對證據(jù)保管場所的安全管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入證據(jù)檔案室或電子證據(jù)存儲區(qū)域。安裝監(jiān)控設(shè)備，對證據(jù)保管場所的人員出入和操作情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。4.定期對證據(jù)保管情況進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。如發(fā)現(xiàn)證據(jù)保管不善、存在安全隱患等情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行整改。五、證據(jù)的使用（一）使用流程1.申請公司/組織內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要使用證據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫證據(jù)使用申請表，注明使用證據(jù)的名稱、編號、使用目的、使用時(shí)間等信息。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至證據(jù)管理部門。2.審批證據(jù)管理部門收到證據(jù)使用申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核的內(nèi)容包括申請使用證據(jù)的目的是否正當(dāng)、使用時(shí)間是否合理、是否符合證據(jù)保管和使用的相關(guān)規(guī)定等。對于涉及重要證據(jù)或可能對公司/組織權(quán)益產(chǎn)生重大影響的證據(jù)使用申請，證據(jù)管理部門應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行審批。法務(wù)部門在審批過程中，應(yīng)對證據(jù)的合法性、關(guān)聯(lián)性和證明力進(jìn)行審查，并提出意見和建議。經(jīng)審批同意后，證據(jù)管理部門在申請表上簽署意見，并通知申請人到證據(jù)保管場所領(lǐng)取證據(jù)或提供證據(jù)查閱服務(wù)。3.領(lǐng)取或查閱申請人按照證據(jù)管理部門的通知，到證據(jù)保管場所領(lǐng)取證據(jù)。領(lǐng)取證據(jù)時(shí)，應(yīng)在證據(jù)出入庫登記表上簽字確認(rèn)。如需查閱證據(jù)，證據(jù)管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人不得擅自復(fù)制、拍照、錄像或傳播證據(jù)內(nèi)容，如需復(fù)制證據(jù)，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。4.歸還使用完畢后，申請人應(yīng)及時(shí)將證據(jù)歸還至證據(jù)管理部門。證據(jù)管理部門在收到歸還的證據(jù)后，應(yīng)對證據(jù)的完整性和原始狀態(tài)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與申請人溝通并查明原因。對于借閱的證據(jù)，證據(jù)管理部門應(yīng)在證據(jù)出入庫登記表上記錄歸還時(shí)間，并將證據(jù)歸還原位。（二）使用要求1.使用證據(jù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照審批的用途和范圍使用，不得擅自改變證據(jù)的使用目的或擴(kuò)大使用范圍。2.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、國家秘密和個(gè)人隱私的證據(jù)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露證據(jù)內(nèi)容。3.在使用證據(jù)過程中，如發(fā)現(xiàn)證據(jù)存在問題或可能影響證據(jù)證明力的情況，應(yīng)及時(shí)向證據(jù)管理部門或法務(wù)部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、證據(jù)的處置（一）處置原則1.根據(jù)證據(jù)的保管期限和實(shí)際使用情況，對已無保存價(jià)值或已完成使用使命的證據(jù)進(jìn)行及時(shí)、妥善的處置。2.證據(jù)處置應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、保密的原則，確保處置過程符合法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部規(guī)定的要求。（二）處置方式1.銷毀對于紙質(zhì)證據(jù)、視聽資料等，在保管期限屆滿且已無保存價(jià)值的情況下，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等物理方法，確保證據(jù)內(nèi)容無法恢復(fù)。在銷毀證據(jù)前，應(yīng)編制證據(jù)銷毀清單，詳細(xì)記錄銷毀證據(jù)的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。銷毀清單應(yīng)由證據(jù)管理部門負(fù)責(zé)人、監(jiān)銷人員等簽字確認(rèn)，并歸檔保存。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)由證據(jù)管理部門以外的人員擔(dān)任，以保證銷毀過程的公正性和客觀性。2.刪除對于電子證據(jù)，在保管期限屆滿且已無保存價(jià)值的情況下，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行刪除。刪除操作應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件，確保數(shù)據(jù)無法被恢復(fù)。在刪除電子證據(jù)前，應(yīng)備份相關(guān)數(shù)據(jù)，并記錄刪除的證據(jù)名稱、編號、存儲位置、刪除時(shí)間等信息。備份數(shù)據(jù)應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行保管，以備后續(xù)查詢和審計(jì)使用。對涉及重要信息系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫中的電子證據(jù)刪除操作，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批和監(jiān)控，防止誤刪除或數(shù)據(jù)泄露等情況發(fā)生。（三）處置要求1.證據(jù)管理部門應(yīng)定期對證據(jù)進(jìn)行清理和盤點(diǎn)，確定需要處置的證據(jù)清單，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。2.在證據(jù)處置過程中，應(yīng)做好記錄和檔案管理工作，確保處置過程可追溯。處置記錄和檔案應(yīng)保存一定期限，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。3.對于涉及法律糾紛或其他特殊情況的證據(jù)，在未得到相關(guān)部門同意前，不得擅自進(jìn)行處置。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立證據(jù)管理監(jiān)督機(jī)制，由公司/組織內(nèi)部的審計(jì)部門或合規(guī)部門負(fù)責(zé)對證據(jù)管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括證據(jù)管理制度的執(zhí)行情況、證據(jù)收集、整理、保管、使用和處置等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范情況、證據(jù)檔案的完整性和安全性等方面。（二）檢查方式1.定期檢查審計(jì)部門或合規(guī)部門應(yīng)每年至少組織一次對證據(jù)管理工作的全面檢查，制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、方法和時(shí)間安排。在定期檢查過程中，通過查閱證據(jù)檔案、核對證據(jù)出入庫記錄、詢問相關(guān)人員等方式，對證據(jù)管理工作進(jìn)行全面評估。2.不定期抽查除定期檢查外，審計(jì)部門或合規(guī)部門可根據(jù)實(shí)際情況對證據(jù)管理工作進(jìn)行不定期抽查。抽查的范圍和重點(diǎn)可根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)狀況等因素確定。不定期抽查可采取現(xiàn)場檢查、資料審查、數(shù)據(jù)分析等方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)證據(jù)管理