橫山區(qū)辦公用品管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)橫山區(qū)辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等行為，提高辦公用品使用效率，節(jié)約辦公成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于橫山區(qū)內(nèi)所有部門及員工。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)工作實際需要，合理確定辦公用品的采購數(shù)量和規(guī)格，避免浪費。勤儉節(jié)約原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公用品，降低辦公成本。規(guī)范管理原則：建立健全辦公用品管理制度，明確各部門及人員職責(zé)，確保辦公用品管理工作規(guī)范有序。二、管理職責(zé)1.行政部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善辦公用品管理制度，并組織實施。統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦公用品的采購、驗收、保管、發(fā)放等工作。定期對辦公用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，提出改進(jìn)建議。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門合理使用辦公用品。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門辦公用品需求的統(tǒng)計和申報工作。嚴(yán)格按照本制度規(guī)定使用辦公用品，不得隨意浪費或挪作他用。協(xié)助行政部門做好辦公用品的管理工作，及時反饋使用過程中存在的問題。三、辦公用品的分類及標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具類書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。紙制品：如打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本等。文件夾、檔案袋：用于文件資料的分類整理和存放。訂書機(jī)、訂書釘、回形針、大頭針：用于文件裝訂。膠水、膠棒：用于粘貼文件。計算器：用于日常辦公計算。其他：如剪刀、美工刀、直尺、修正帶、橡皮擦等。2.辦公設(shè)備類電腦：包括臺式電腦、筆記本電腦等，用于日常辦公及信息處理。打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)：用于文件打印、復(fù)印和傳真。掃描儀：用于掃描文件資料。投影儀、幕布：用于會議、培訓(xùn)等場合的演示。碎紙機(jī)：用于銷毀機(jī)密文件。其他：如電話機(jī)、飲水機(jī)、空調(diào)等。3.辦公耗材類墨盒、硒鼓：用于打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的耗材。打印紙、復(fù)印紙：根據(jù)不同規(guī)格和用途進(jìn)行分類。碳粉：用于激光打印機(jī)。色帶：用于針式打印機(jī)。其他：如傳真紙、打印頭、墨粉盒等。4.辦公家具類辦公桌、辦公椅：為員工提供辦公場所。文件柜、書架：用于存放文件資料和書籍。沙發(fā)、茶幾：用于接待客戶或休息。其他：如會議桌椅、辦公屏風(fēng)等。四、辦公用品的采購1.采購計劃各部門應(yīng)于每月[具體日期]前將次月辦公用品需求計劃報送至行政部門。需求計劃應(yīng)詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。行政部門根據(jù)各部門需求計劃及庫存情況，匯總編制辦公用品采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容。2.采購渠道行政部門應(yīng)選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商作為辦公用品的采購渠道。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等情況。3.采購流程行政部門根據(jù)采購計劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等內(nèi)容。供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)按照訂單要求及時組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并將發(fā)貨信息反饋給行政部門。行政部門在收到供應(yīng)商發(fā)來的辦公用品后，應(yīng)及時組織驗收。驗收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合采購訂單要求。驗收合格的辦公用品，行政部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。入庫單應(yīng)注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等內(nèi)容。驗收不合格的辦公用品，行政部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或處理。五、辦公用品的保管1.倉庫管理行政部門應(yīng)設(shè)立專門的辦公用品倉庫，用于存放辦公用品。倉庫應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，確保辦公用品不受潮、不受損。辦公用品應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和取用。倉庫管理人員應(yīng)定期對辦公用品進(jìn)行盤點，確保賬物相符。盤點結(jié)果應(yīng)及時上報行政部門。2.庫存管理行政部門應(yīng)建立辦公用品庫存臺賬，詳細(xì)記錄辦公用品的入庫、出庫、庫存數(shù)量等信息。根據(jù)辦公用品的使用頻率和庫存情況，合理確定安全庫存水平。當(dāng)庫存低于安全庫存時，應(yīng)及時組織采購。定期對辦公用品庫存進(jìn)行分析，清理積壓、過期、損壞的辦公用品，并及時進(jìn)行處理。六、辦公用品的發(fā)放1.發(fā)放原則按需發(fā)放原則：根據(jù)員工的工作實際需要，合理發(fā)放辦公用品。限量發(fā)放原則：對部分辦公用品實行限量發(fā)放，如打印紙、復(fù)印紙等，以控制使用量。定期發(fā)放原則：辦公用品應(yīng)定期發(fā)放，如每月或每季度發(fā)放一次。2.發(fā)放流程員工應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實際需要，對員工的領(lǐng)用申請進(jìn)行審批。審批通過后，在申請表上簽字確認(rèn)。員工持審批通過的領(lǐng)用申請表到行政部門辦公用品倉庫領(lǐng)取辦公用品。倉庫管理人員根據(jù)申請表上的內(nèi)容，發(fā)放相應(yīng)的辦公用品，并在庫存臺賬上進(jìn)行記錄。員工領(lǐng)取辦公用品后，應(yīng)在領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)。七、辦公用品的使用1.使用規(guī)范員工應(yīng)嚴(yán)格按照辦公用品的使用說明和操作規(guī)程使用辦公用品，確保辦公用品的正常使用和使用壽命。節(jié)約使用辦公用品，避免浪費。如雙面打印、復(fù)印文件，減少紙張浪費；合理設(shè)置打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的墨粉、紙張使用量，降低耗材消耗。愛護(hù)辦公用品，不得隨意損壞或丟棄。如發(fā)現(xiàn)辦公用品損壞，應(yīng)及時報告行政部門進(jìn)行維修或更換。辦公用品不得挪作他用，嚴(yán)禁將辦公用品帶出公司用于個人用途。2.使用監(jiān)督行政部門應(yīng)定期對各部門辦公用品的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。建立辦公用品使用情況通報制度，對辦公用品使用節(jié)約的部門和個人進(jìn)行表揚，對浪費嚴(yán)重的部門和個人進(jìn)行批評。八、辦公用品的維修與報廢1.維修管理辦公用品出現(xiàn)故障或損壞時，員工應(yīng)及時報告行政部門。行政部門應(yīng)根據(jù)故障情況，安排專業(yè)人員進(jìn)行維修或聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行售后服務(wù)。建立辦公用品維修檔案，記錄維修時間、維修內(nèi)容、維修費用等信息。2.報廢管理辦公用品因損壞、過期、無法使用等原因需要報廢時，使用部門應(yīng)填寫辦公用品報廢申請表，注明報廢辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報廢原因等信息，并提交至行政部門。行政部門對報廢申請表進(jìn)行審核，審核通過后，組織相關(guān)人員對報廢辦公用品進(jìn)行鑒定和處理。報廢辦公用