云平臺采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司云平臺采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，確保采購質(zhì)量，降低采購成本，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門通過云平臺進(jìn)行的采購活動，包括但不限于云服務(wù)器、云存儲、云計(jì)算軟件及相關(guān)服務(wù)等采購項(xiàng)目。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保采購過程合法合規(guī)。2.公開、公平、公正原則：采購信息公開透明，采購過程公平競爭，采購結(jié)果公正合理。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，提高采購效益。4.歸口管理原則：采購活動實(shí)行歸口管理，明確采購部門職責(zé)，加強(qiáng)部門間協(xié)作。二、采購職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)云平臺采購項(xiàng)目的整體規(guī)劃與組織實(shí)施。2.制定采購計(jì)劃，明確采購需求，選擇合適的供應(yīng)商。3.組織采購談判，簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況。4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，處理供應(yīng)商投訴。（二）需求部門1.提出云平臺采購需求，明確采購項(xiàng)目的功能、性能、服務(wù)等要求。2.參與采購需求的評審，提供技術(shù)支持和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購合同的驗(yàn)收。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算安排和支付管理。2.審核采購合同的財(cái)務(wù)條款，監(jiān)督采購資金的使用情況。3.參與采購項(xiàng)目的成本核算和效益分析。（四）審計(jì)部門1.對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購過程的合規(guī)性和合法性。2.對采購項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行情況、合同執(zhí)行情況等進(jìn)行審計(jì)評價。3.督促整改采購審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《云平臺采購申請表》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購時間等內(nèi)容。2.《云平臺采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購需求評審1.采購部門收到采購申請后，組織相關(guān)部門（包括需求部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門等）對采購需求進(jìn)行評審。2.評審內(nèi)容包括采購需求的合理性、可行性、技術(shù)要求的明確性、預(yù)算的準(zhǔn)確性等。3.評審?fù)ㄟ^后，采購部門根據(jù)評審意見，對采購需求進(jìn)行細(xì)化和完善。（三）供應(yīng)商選擇1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。2.根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商庫中篩選出符合要求的供應(yīng)商，并向其發(fā)出采購邀請。3.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交報(bào)價文件和相關(guān)資質(zhì)證明材料。4.采購部門對供應(yīng)商的報(bào)價文件進(jìn)行評審，綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)、信譽(yù)等因素，選擇合適的供應(yīng)商。（四）采購談判1.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購價格、交貨期、售后服務(wù)、技術(shù)支持等條款進(jìn)行協(xié)商。2.談判過程中，采購部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的情況，維護(hù)公司利益，爭取有利的采購條件。3.談判達(dá)成一致后，形成采購談判紀(jì)要。（五）采購合同簽訂1.采購部門根據(jù)采購談判結(jié)果，起草采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、驗(yàn)收方式等條款。3.采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。（六）采購合同執(zhí)行1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。2.需求部門應(yīng)配合采購部門做好采購合同的驗(yàn)收工作，按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，及時支付采購款項(xiàng)。（七）采購項(xiàng)目驗(yàn)收1.采購項(xiàng)目完成后，需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員對采購項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括采購項(xiàng)目的功能、性能、質(zhì)量、數(shù)量等是否符合合同要求。3.驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)出具《云平臺采購項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告》。（八）采購檔案管理1.采購部門負(fù)責(zé)采購檔案的整理、歸檔和保管工作。2.采購檔案應(yīng)包括采購申請、采購需求評審記錄、供應(yīng)商選擇文件、采購談判紀(jì)要、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)資料。3.采購檔案保存期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)公司年度業(yè)務(wù)計(jì)劃和云平臺采購需求，編制采購預(yù)算草案。2.采購預(yù)算草案應(yīng)包括采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并詳細(xì)說明預(yù)算編制的依據(jù)和理由。3.采購預(yù)算草案經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，納入公司年度預(yù)算。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得擅自突破預(yù)算。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和金額，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（三）預(yù)算監(jiān)控1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購預(yù)算的執(zhí)行情況。2.采購部門應(yīng)及時反饋采購預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，配合財(cái)務(wù)部門做好預(yù)算調(diào)整和控制工作。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.采購部門應(yīng)定期對云平臺采購活動進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對識別出的風(fēng)險(xiǎn)因素，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.采購部門應(yīng)定期對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，評估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，采購部門應(yīng)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.對于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)在采購合同中明確違約責(zé)任條款，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，及時采取法律措施維護(hù)公司權(quán)益。2.對于質(zhì)量問題風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)對采購項(xiàng)目的質(zhì)量驗(yàn)收，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，對不合格產(chǎn)品及時進(jìn)行退換貨處理。3.對于價格波動風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)關(guān)注市場價格動態(tài)，合理選擇采購時機(jī)，與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款。4.對于法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)對國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)，確保采購活動合法合規(guī)。六、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購部門制定供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平等條件。2.供應(yīng)商申請準(zhǔn)入時，應(yīng)提交相關(guān)資質(zhì)證明材料和業(yè)績證明材料，采購部門對其進(jìn)行審核。3.審核通過的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商庫。（二）供應(yīng)商評價1.采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平、合作態(tài)度等方面。2.供應(yīng)商評價采用定量與定性相結(jié)合的方式，建立供應(yīng)商評價指標(biāo)體系，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評價。3.根據(jù)供應(yīng)商評價結(jié)果，采購部門對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于評價優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多的合作機(jī)會，對于評價較差的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。（三）供應(yīng)商激勵與約束1.采購部門建立供應(yīng)商激勵機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予表彰和獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款等。2.采購部門建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對違反采購合同或存在其他違規(guī)行為的供應(yīng)商進(jìn)行處罰，如扣除貨款、暫停合作、列入黑名單等。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對云平臺采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購過程的合規(guī)性和合法性。2.財(cái)務(wù)部門對采購資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保采購資金?？顚Ｓ?。3.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購人員的管理和監(jiān)督，防止采購過程中的違規(guī)行為。