非招招標管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范本公司/組織非招標采購活動，加強采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織除依法必須進行招標項目以外的各類貨物、工程和服務的采購活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：非招標采購活動應當嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購活動應遵循公平、公正的原則，保障所有參與采購的供應商享有平等的機會，不得歧視任何一方。3.公開透明原則：采購過程和結(jié)果應保持公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關部門的檢查。4.誠實信用原則：采購活動各方當事人應誠實守信，履行各自的義務，不得隱瞞真實情況、提供虛假資料或采取不正當手段謀取利益。（四）職責分工1.采購部門負責非招標采購活動的組織實施，包括采購計劃制定、供應商選擇、采購合同簽訂等。對采購項目的需求進行調(diào)研和分析，確保采購需求明確、合理。建立和維護供應商庫，定期對供應商進行評估和管理。2.需求部門提出采購需求，對采購需求的合理性、準確性負責。參與采購過程中的技術、商務談判，提供技術支持和商務意見。協(xié)助采購部門進行采購項目的驗收工作。3.財務部門負責采購資金的預算安排和支付管理。對采購項目的成本進行核算和控制，參與采購合同的審核。4.審計部門對非招標采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結(jié)果的公正性等。對采購過程中的違規(guī)行為進行調(diào)查和處理。5.法務部門為非招標采購活動提供法律咨詢和支持，審核采購合同等法律文件。協(xié)助處理采購過程中的法律糾紛。二、采購方式及適用范圍（一）詢價采購1.適用范圍采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。采購金額較小的采購項目，具體金額標準由本公司/組織根據(jù)實際情況確定。2.采購程序成立詢價小組：詢價小組由采購部門、需求部門及相關技術、經(jīng)濟等方面的專家組成，成員人數(shù)為三人以上單數(shù)。制定詢價文件：詢價文件應明確采購項目的規(guī)格、標準、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等要求。發(fā)布詢價公告：在公司內(nèi)部網(wǎng)站或其他指定媒體發(fā)布詢價公告，邀請符合條件的供應商參與詢價。接收報價文件：供應商應在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件，報價文件應包含報價表、技術規(guī)格偏離表、商務條款偏離表等內(nèi)容。評審報價文件：詢價小組對供應商的報價文件進行評審，按照滿足采購需求、質(zhì)量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商。簽訂采購合同：采購部門與成交供應商簽訂采購合同。（二）競爭性談判采購1.適用范圍招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的。技術復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的。采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計算出價格總額的。2.采購程序成立談判小組：談判小組由采購部門、需求部門及相關技術、經(jīng)濟等方面的專家組成，成員人數(shù)為三人以上單數(shù)。制定談判文件：談判文件應明確采購項目的技術、商務要求，談判程序、評定成交的標準等內(nèi)容。發(fā)布談判公告：在公司內(nèi)部網(wǎng)站或其他指定媒體發(fā)布談判公告，邀請符合條件的供應商參與談判。談判：談判小組與供應商進行談判，談判過程中可以要求供應商對其報價進行澄清、說明或提供補充資料。確定成交供應商：談判結(jié)束后，談判小組按照談判文件規(guī)定的評定成交的標準，確定成交供應商。簽訂采購合同：采購部門與成交供應商簽訂采購合同。（三）單一來源采購1.適用范圍只能從唯一供應商處采購的。發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購程序提出申請：需求部門填寫單一來源采購申請表，說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、采購理由等內(nèi)容，并附相關證明材料。審核：采購部門對需求部門提交的申請表進行審核，審核通過后報公司領導審批。公示：經(jīng)公司領導審批同意后，在公司內(nèi)部網(wǎng)站或其他指定媒體進行公示，公示期不得少于五個工作日。簽訂采購合同：公示無異議后，采購部門與單一來源供應商簽訂采購合同。（四）競爭性磋商采購1.適用范圍政府購買服務項目。技術復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的。因藝術品采購、專利、專有技術或者服務的時間、數(shù)量事先不能確定等原因不能事先計算出價格總額的。市場競爭不充分的科研項目，以及需要扶持的科技成果轉(zhuǎn)化項目。按照招標投標法及其實施條例必須進行招標的工程建設項目以外的工程建設項目。2.采購程序成立磋商小組：磋商小組由采購部門、需求部門及相關技術、經(jīng)濟等方面的專家組成，成員人數(shù)為三人以上單數(shù)。制定磋商文件：磋商文件應明確采購項目的技術、商務要求，磋商程序、評定成交的標準等內(nèi)容。發(fā)布磋商公告：在公司內(nèi)部網(wǎng)站或其他指定媒體發(fā)布磋商公告，邀請符合條件的供應商參與磋商。磋商：磋商小組與供應商進行磋商，磋商過程中可以要求供應商對其報價進行澄清、說明或提供補充資料。確定成交供應商：磋商結(jié)束后，磋商小組按照磋商文件規(guī)定的評定成交的標準，確定成交供應商。簽訂采購合同：采購部門與成交供應商簽訂采購合同。三、采購流程（一）采購計劃制定1.需求部門根據(jù)本部門業(yè)務發(fā)展需要和實際工作情況，提出采購需求，填寫采購申請表。采購申請表應包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、需求時間、技術要求、售后服務要求等內(nèi)容。2.采購部門對需求部門提交的采購申請表進行匯總和審核，結(jié)合公司庫存情況、采購預算等因素，制定年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、采購時間、采購方式等內(nèi)容。3.采購計劃經(jīng)采購部門負責人審核后，報公司領導審批。公司領導根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、資金狀況等因素，對采購計劃進行審批，審批通過后的采購計劃作為采購活動的依據(jù)。（二）供應商選擇與管理1.供應商庫建立采購部門負責建立和維護供應商庫，收集、整理供應商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等資料。對供應商進行分類管理，根據(jù)供應商的經(jīng)營范圍、產(chǎn)品特點等因素，將供應商分為不同的類別，如貨物供應商、工程供應商、服務供應商等。2.供應商評估采購部門定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務、企業(yè)信譽等方面。評估方式可以采用實地考察、問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析、供應商自評等多種方式相結(jié)合。根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分級管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商等不同等級。對于優(yōu)秀供應商，給予優(yōu)先合作、價格優(yōu)惠等獎勵措施；對于不合格供應商，限制其參與公司采購活動，并要求其限期整改。3.供應商選擇根據(jù)采購項目的需求和特點，從供應商庫中選擇合適的供應商參與采購活動。對于采用詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購、競爭性磋商采購等方式的采購項目，采購部門應按照相應的采購程序，邀請符合條件的供應商參與采購活動。在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務、企業(yè)信譽等因素，選擇最優(yōu)的供應商。（三）采購文件編制1.根據(jù)采購項目的需求和采購方式，編制相應的采購文件。采購文件應包括采購公告、采購邀請書、詢價文件、談判文件、磋商文件、單一來源采購文件等。2.采購文件應明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、采購方式、采購程序、評定成交的標準、合同條款、技術要求、售后服務要求等內(nèi)容。3.采購文件編制完成后，經(jīng)采購部門負責人審核后，報公司領導審批。公司領導根據(jù)采購項目的重要性、復雜性等因素，對采購文件進行審批，審批通過后的采購文件作為采購活動的依據(jù)。（四）采購實施1.發(fā)布采購信息根據(jù)采購文件的要求，在公司內(nèi)部網(wǎng)站或其他指定媒體發(fā)布采購信息，邀請符合條件的供應商參與采購活動。采購信息應包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、采購方式、采購程序、報名時間、報名方式、采購文件獲取方式等內(nèi)容。2.報名與資格審查供應商應在規(guī)定的報名時間內(nèi)，按照采購信息的要求，提交報名資料。報名資料應包括營業(yè)執(zhí)照副本、稅務登記證副本、組織機構(gòu)代碼證副本、法定代表人授權(quán)書、資質(zhì)證明文件、業(yè)績證明文件、產(chǎn)品樣本等內(nèi)容。采購部門對供應商提交的報名資料進行資格審查，審查內(nèi)容包括供應商的經(jīng)營范圍、資質(zhì)等級、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面。對于符合資格要求的供應商，采購部門發(fā)放采購文件；對于不符合資格要求的供應商，采購部門通知其不通過資格審查。3.采購文件答疑與澄清供應商在獲取采購文件后，如有疑問，可以在規(guī)定的時間內(nèi)，向采購部門提出答疑申請。采購部門對供應商提出的疑問進行整理和匯總，并及時給予答復。在采購活動過程中，如采購文件需要澄清或修改，采購部門應及時發(fā)布澄清或修改公告，并將澄清或修改后的采購文件發(fā)送給所有已獲取采購文件的供應商。4.采購談判、磋商或詢價根據(jù)采購項目的需求和采購方式，采購部門組織供應商進行談判、磋商或詢價。在談判、磋商或詢價過程中，采購部門應按照采購文件規(guī)定的程序和評定成交的標準，與供應商進行溝通和協(xié)商，確定成交供應商。談判、磋商或詢價過程中，采購部門應做好記錄，包括談判、磋商或詢價的時間、地點、參與人員、談判、磋商或詢價內(nèi)容、供應商的報價及承諾等內(nèi)容。（五）合同簽訂與履行1.確定成交供應商后，采購部門應及時與成交供應商簽訂采購合同采購合同應明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、采購方式、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務要求等內(nèi)容。采購合同簽訂后，采購部門應將采購合同副本送財務部門、需求部門等相關部門備案。2.采購合同履行過程中，采購部門應跟蹤合同執(zhí)行情況及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，如交貨期延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題、售后服務問題等。對于因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行或部分無法履行的情況，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決，并按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.采購項目完成后，采購部門應組織需求部門等相關部門對采購項目進行驗收驗收內(nèi)容包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、技術要求、售后服務要求等方面。驗收合格后，采購部門應填寫驗收報告，并將驗收報告送財務部門、需求部門等相關部門備案。四、監(jiān)督與管理（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對非招標采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結(jié)果的公正性、采購合同的履行情況等。2.審計部門在審計過程中，如發(fā)現(xiàn)采購活動存在違規(guī)行為，應及時提出整改意見，并督促采購部門進行整改。3.采購部門應積極配合審計部門的審計工作，如實提供相關資料和信息。（二）投訴處理1.供應商對采購活動有異議的，可以在規(guī)定的時間內(nèi)，向采購部門提出投訴。投訴應包括投訴事項、投訴理由、相關證明材料等內(nèi)容。2.采購部門收到供應商的投訴后，應及時進行調(diào)查和處理，并在規(guī)定的時間內(nèi)將處理結(jié)果通知供應商。3.如供應商對采購部門的處理結(jié)果不滿意，可以向公司領導或上級主管部門提出申訴。公司領導或上級主管部門應及時對申訴事項進行調(diào)