會計檔案員管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，規(guī)范會計檔案管理工作流程，確保會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)的會計檔案管理工作。（三）定義本辦法所稱會計檔案，是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則：公司會計檔案管理工作在公司管理層的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由財務(wù)部門負責(zé)組織實施，并實行分級管理。各分支機構(gòu)應(yīng)指定專人負責(zé)本單位的會計檔案管理工作，并接受公司財務(wù)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.真實完整原則：會計檔案應(yīng)如實反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性，不得偽造、篡改會計檔案。3.安全保密原則：加強會計檔案的安全防護措施，確保會計檔案的安全與保密，防止會計檔案被篡改、損壞、丟失或泄露。4.有效利用原則：建立健全會計檔案的利用制度，積極開發(fā)會計檔案信息資源，為公司經(jīng)營決策、財務(wù)管理和內(nèi)部審計等工作提供有效支持。二、會計檔案管理職責(zé)（一）財務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司會計檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)對公司會計檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期對會計檔案管理情況進行總結(jié)和分析。3.負責(zé)組織會計檔案的整理、立卷、歸檔、保管、查閱、銷毀等工作，并確保會計檔案的質(zhì)量和安全。4.負責(zé)協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間會計檔案管理工作的關(guān)系，為各部門提供會計檔案利用服務(wù)。5.負責(zé)對公司電子會計檔案的管理，包括電子會計檔案的存儲、備份、安全維護等工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)對公司會計檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，包括檔案整理方法、裝訂要求、保管期限等方面的指導(dǎo)。2.負責(zé)按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，對公司會計檔案進行統(tǒng)一編號、登記和存放，確保會計檔案的有序管理。3.負責(zé)建立健全公司會計檔案查閱、借閱制度，嚴格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，并對查閱、借閱情況進行記錄。4.負責(zé)對超過保管期限的會計檔案進行鑒定和銷毀工作，并按照規(guī)定程序報經(jīng)批準后組織實施。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)負責(zé)本部門形成的會計資料的收集、整理，并及時移交財務(wù)部門歸檔。2.各部門在工作中如需查閱會計檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并在財務(wù)部門或檔案管理部門指定人員的陪同下進行查閱。三、會計檔案的內(nèi)容與分類（一）會計憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、工資表等各類證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)簡要內(nèi)容，確定會計分錄，并據(jù)以登記賬簿的憑證。（二）會計賬簿1.總賬：按照總分類賬戶分類登記全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細賬：按照明細分類賬戶分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細賬、應(yīng)付賬款明細賬、存貨明細賬等。3.日記賬：按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間先后順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿：如固定資產(chǎn)卡片、備查賬簿等。（三）財務(wù)會計報告1.月度財務(wù)會計報告：包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表及附注等。2.季度財務(wù)會計報告：在月度財務(wù)會計報告的基礎(chǔ)上，增加相關(guān)分析說明。3.半年度財務(wù)會計報告：綜合反映公司半年度財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的報告。4.年度財務(wù)會計報告：全面反映公司年度財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的報告，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：用于核對企業(yè)銀行存款日記賬與銀行對賬單余額差異的調(diào)節(jié)表格。2.銀行對賬單：銀行提供的企業(yè)賬戶資金收支明細記錄。3.納稅申報表：企業(yè)向稅務(wù)機關(guān)申報繳納稅款的表格及相關(guān)資料。4.會計檔案移交清冊：記錄會計檔案移交情況的清單。5.會計檔案保管清冊：詳細記錄會計檔案保管情況的清冊。6.會計檔案銷毀清冊：記錄會計檔案銷毀情況的清冊。7.其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料：如財務(wù)分析報告、經(jīng)濟合同等。四、會計檔案的整理與立卷（一）整理原則會計檔案應(yīng)按照形成時間先后順序進行整理，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于查找和利用。（二）整理方法1.會計憑證的整理：拆除憑證上的金屬物，對紙張規(guī)格不一致的原始憑證，應(yīng)進行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。按照記賬憑證的編號順序，將記賬憑證連同所附原始憑證一并整理整齊，每25張或50張裝訂成一冊，并在每冊憑證首頁加具封面、封底。在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、憑證冊數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿的整理：賬簿在年度終了結(jié)賬后，應(yīng)及時整理?；铐撡~應(yīng)撤出空白賬頁，在使用過的賬頁上加蓋“結(jié)轉(zhuǎn)下年”戳記，并在最后一頁加具封底。訂本賬應(yīng)保持原裝訂順序，不得抽換賬頁。在賬簿封面注明單位名稱、賬簿名稱、年度、冊數(shù)等內(nèi)容，并在賬簿扉頁附“賬簿啟用表”和“經(jīng)管人員一覽表”，詳細記錄賬簿啟用、交接等情況。3.財務(wù)會計報告的整理：月度、季度財務(wù)會計報告應(yīng)按月、季順序整理，年度財務(wù)會計報告應(yīng)單獨整理成冊。在財務(wù)會計報告封面注明單位名稱、年度、月份、季度、報告種類等內(nèi)容，并加蓋單位公章。4.其他會計資料的整理：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單應(yīng)按月份或季度整理，每冊首頁加具封面，注明單位名稱、年度、月份、季度等內(nèi)容。納稅申報表應(yīng)按納稅期限整理，每冊首頁加具封面，注明單位名稱、年度、納稅期限等內(nèi)容。會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊應(yīng)按類別整理，每冊首頁加具封面，注明單位名稱、年度、類別等內(nèi)容。（三）立卷要求1.會計檔案應(yīng)分類立卷，每類檔案應(yīng)分別編制案卷目錄，以便于查找和管理。2.案卷目錄應(yīng)包括案卷號、題名、年度、保管期限、卷內(nèi)張數(shù)等內(nèi)容，并按順序編號。3.同一類別的會計檔案應(yīng)按照形成時間先后順序排列，不同類別的會計檔案應(yīng)按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、其他會計資料的順序排列。五、會計檔案的歸檔（一）歸檔時間1.會計憑證應(yīng)在年度終了后，由財務(wù)部門負責(zé)整理立卷，于次年3月底前歸檔。2.會計賬簿應(yīng)在年度終了結(jié)賬后，及時整理歸檔。3.財務(wù)會計報告應(yīng)在月度、季度終了后，于次月15日內(nèi)歸檔；年度財務(wù)會計報告應(yīng)在年度終了后，于次年4月底前歸檔。4.其他會計資料應(yīng)在形成后及時整理歸檔。（二）歸檔程序1.財務(wù)部門在會計檔案整理立卷完畢后，應(yīng)填寫會計檔案移交清冊，注明會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容，并由財務(wù)部門負責(zé)人和經(jīng)辦人員簽字或蓋章。2.財務(wù)部門將整理好的會計檔案連同會計檔案移交清冊一并移交檔案管理部門。檔案管理部門在收到會計檔案后，應(yīng)按照移交清冊所列內(nèi)容進行核對，核對無誤后，雙方在移交清冊上簽字或蓋章，并各執(zhí)一份。六、會計檔案的保管（一）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。1.會計憑證、會計賬簿（除固定資產(chǎn)卡片外）、會計檔案移交清冊保管期限為30年。2.固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)會計報告中，月度、季度、半年度財務(wù)會計報告保管期限為10年，年度財務(wù)會計報告保管期限為永久。4.其他會計資料中，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊保管期限為永久。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的會計檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會計檔案的安全保管。2.會計檔案應(yīng)分類存放，按照案卷目錄順序排列，便于查找和調(diào)閱。3.會計檔案應(yīng)保持整潔、整齊，不得隨意堆放、折疊或污損。4.檔案管理部門應(yīng)定期對會計檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對電子會計檔案，應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤等磁性介質(zhì)進行存儲，并定期進行備份，確保電子會計檔案的安全和完整。七、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，應(yīng)填寫會計檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)本部門負責(zé)人簽字同意后，報財務(wù)部門負責(zé)人審批。2.財務(wù)部門應(yīng)指定專人負責(zé)接待查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、抄錄會計檔案內(nèi)容。3.查閱人員只能查閱與本人工作相關(guān)的會計檔案，不得查閱與工作無關(guān)的會計檔案。如需查閱涉及公司機密的會計檔案，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱會計檔案，應(yīng)填寫會計檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，并經(jīng)本部門負責(zé)人簽字同意后，報財務(wù)部門負責(zé)人審批。2.借閱期限一般不得超過15天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借會計檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在會計檔案上涂改、標(biāo)記、拆封和抽換。4.借閱人員歸還會計檔案時，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門指定人員核對無誤后，在借閱申請表上簽字確認。（三）外部查閱與借閱規(guī)定1.外單位因工作需要查閱或借閱公司會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.查閱或借閱會計檔案時，公司應(yīng)指定專人負責(zé)陪同，并按照公司查閱、借閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.外單位查閱或借閱會計檔案，不得將會計檔案帶離公司，如需復(fù)制會計檔案，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并在公司指定地點進行復(fù)制。八、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.公司應(yīng)定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定。鑒定工作由財務(wù)部門牽頭，會同檔案管理部門等相關(guān)部門組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應(yīng)按照國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，對已到保管期限的會計檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的會計檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的會計檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價值的會計檔案，應(yīng)編制會計檔案銷毀清冊，注明會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，并由鑒定小組成員簽字確認。2.會計檔案