部門禮品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本部門禮品管理，規(guī)范禮品的采購、使用、發(fā)放等流程，確保禮品使用的合理性、合規(guī)性和有效性，充分發(fā)揮禮品在溝通情感、維護(hù)關(guān)系等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本部門內(nèi)部所有涉及禮品管理的相關(guān)活動，包括但不限于商務(wù)往來、客戶回饋、員工關(guān)懷等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保所有活動合法合規(guī)。2.合理性原則：根據(jù)不同的目的和對象，合理選擇禮品的種類、價(jià)值和數(shù)量，避免浪費(fèi)和過度贈送。3.必要性原則：禮品的使用應(yīng)基于實(shí)際工作需要，有助于促進(jìn)業(yè)務(wù)開展、提升團(tuán)隊(duì)凝聚力或維護(hù)良好關(guān)系等。4.公開透明原則：禮品管理的各個環(huán)節(jié)應(yīng)保持公開透明，接受內(nèi)部監(jiān)督。二、禮品采購管理（一）采購流程1.需求申請各業(yè)務(wù)單元或個人因工作需要采購禮品時，應(yīng)提前填寫《禮品采購申請表》，詳細(xì)說明采購禮品的目的、對象、預(yù)計(jì)金額、禮品類型等信息。申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)需求的合理性和必要性。2.供應(yīng)商選擇采購部門根據(jù)禮品需求，通過多種渠道篩選合適的供應(yīng)商?？蓞⒖脊?yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等因素進(jìn)行評估。建立供應(yīng)商名錄，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核和更新，確保合作供應(yīng)商的穩(wěn)定性和可靠性。3.采購談判采購人員與選定的供應(yīng)商就禮品的規(guī)格、價(jià)格、交貨期等條款進(jìn)行談判，爭取最優(yōu)采購條件。談判過程中應(yīng)做好記錄，形成談判紀(jì)要，作為采購合同的參考依據(jù)。4.合同簽訂根據(jù)談判結(jié)果，采購部門起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求。審核通過后，由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，采購人員與供應(yīng)商簽訂合同。5.采購執(zhí)行采購人員按照合同約定，跟進(jìn)禮品的生產(chǎn)、運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)，確保禮品按時、按質(zhì)、按量交付。禮品到貨后，采購人員應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，核對禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與合同一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)。（二）采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制每年年初，部門應(yīng)根據(jù)上一年度禮品使用情況以及本年度業(yè)務(wù)計(jì)劃，編制禮品采購預(yù)算。預(yù)算應(yīng)明確不同類型禮品的采購金額上限，并細(xì)化到具體的業(yè)務(wù)活動或?qū)ο蟆?.預(yù)算執(zhí)行禮品采購應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司規(guī)定的預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行申請和審批。3.預(yù)算監(jiān)控財(cái)務(wù)部門定期對禮品采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和糾正預(yù)算執(zhí)行偏差。采購部門應(yīng)每月向財(cái)務(wù)部門報(bào)送禮品采購預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)表，以便進(jìn)行分析和管理。（三）采購成本控制1.價(jià)格比較在采購過程中，采購人員應(yīng)至少選擇三家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，對比不同供應(yīng)商的價(jià)格和產(chǎn)品質(zhì)量，確保采購價(jià)格合理。對于金額較大的禮品采購項(xiàng)目，可采用招標(biāo)、競爭性談判等方式，進(jìn)一步降低采購成本。2.成本分析定期對禮品采購成本進(jìn)行分析，找出成本變動的原因和影響因素。根據(jù)成本分析結(jié)果，提出改進(jìn)措施，優(yōu)化采購流程，降低采購成本。三、禮品使用管理（一）使用范圍1.商務(wù)往來：用于與合作伙伴、客戶等進(jìn)行商務(wù)溝通和合作，增進(jìn)關(guān)系，促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展。2.客戶回饋：對長期合作的客戶、重要客戶等進(jìn)行回饋，表達(dá)感謝和關(guān)懷。3.員工關(guān)懷：在員工生日、節(jié)日、生病、結(jié)婚等特殊時期，發(fā)放禮品給予關(guān)懷和慰問。4.其他特殊情況：根據(jù)公司或部門的決策，用于其他特定目的的禮品發(fā)放。（二）使用審批1.一般禮品使用對于價(jià)值較低、用途明確的一般性禮品，由部門負(fù)責(zé)人審批后即可使用。審批人應(yīng)在《禮品使用登記表》上簽字確認(rèn)，注明禮品用途、發(fā)放對象等信息。2.重要禮品使用對于價(jià)值較高、涉及重要客戶或合作伙伴的禮品，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。申請部門應(yīng)提交詳細(xì)的禮品使用方案，包括禮品選擇的原因、預(yù)計(jì)效果、對業(yè)務(wù)的影響等，供領(lǐng)導(dǎo)審批參考。（三）使用記錄1.每次禮品使用后，相關(guān)人員應(yīng)及時填寫《禮品使用登記表》，記錄禮品的名稱、數(shù)量、發(fā)放時間、發(fā)放對象、用途等信息。2.《禮品使用登記表》應(yīng)妥善保存，作為禮品管理的重要檔案資料，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)分析。四、禮品發(fā)放管理（一）發(fā)放對象確定1.根據(jù)禮品使用目的，明確禮品的發(fā)放對象。發(fā)放對象應(yīng)具體、準(zhǔn)確，避免遺漏或重復(fù)。2.在確定發(fā)放對象時，應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，不得因個人關(guān)系或其他因素隨意擴(kuò)大或縮小發(fā)放范圍。（二）發(fā)放方式1.直接發(fā)放：對于一些便于攜帶和交付的禮品，可直接發(fā)放給發(fā)放對象。發(fā)放時應(yīng)要求發(fā)放對象簽字確認(rèn)，留存發(fā)放記錄。2.郵寄：對于不便于直接發(fā)放或發(fā)放對象在外地的情況，可采用郵寄方式發(fā)放禮品。郵寄時應(yīng)選擇可靠的快遞公司，確保禮品安全送達(dá)。同時，應(yīng)留存快遞單號等相關(guān)憑證，作為發(fā)放記錄。3.其他方式：根據(jù)實(shí)際情況，還可采用電子禮品卡、線上兌換等方式發(fā)放禮品，但需確保發(fā)放過程的可追溯性和安全性。（三）發(fā)放時間1.商務(wù)往來禮品應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)活動的安排和時機(jī)，選擇合適的時間發(fā)放，以達(dá)到最佳的溝通效果。2.客戶回饋禮品通常在特定節(jié)日、客戶生日或合作周年等時間發(fā)放，表達(dá)對客戶的關(guān)懷和感謝。3.員工關(guān)懷禮品應(yīng)按照公司規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)發(fā)放，如生日禮品在員工生日當(dāng)月發(fā)放，節(jié)日禮品在相應(yīng)節(jié)日前發(fā)放等。五、禮品庫存管理（一）庫存登記1.設(shè)立禮品庫存臺賬，對入庫的禮品進(jìn)行詳細(xì)登記，包括禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、供應(yīng)商等信息。2.庫存臺賬應(yīng)定期更新，確保賬實(shí)相符。（二）庫存盤點(diǎn)1.定期對禮品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少盤點(diǎn)一次。盤點(diǎn)可采用實(shí)地盤點(diǎn)的方式，核對庫存禮品的數(shù)量、規(guī)格等與庫存臺賬是否一致。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制《禮品庫存盤點(diǎn)表》，記錄盤點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。（三）庫存保管1.設(shè)立專門的禮品存放區(qū)域，確保禮品存放安全、整潔、有序。2.對不同類型、規(guī)格的禮品應(yīng)分類存放，便于管理和查找。3.加強(qiáng)對禮品存放區(qū)域的安全防范措施，防止禮品被盜、損壞或變質(zhì)。六、禮品賬務(wù)管理（一）賬務(wù)處理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國家財(cái)務(wù)會計(jì)準(zhǔn)則和公司財(cái)務(wù)制度，對禮品采購、使用、發(fā)放等業(yè)務(wù)進(jìn)行準(zhǔn)確的賬務(wù)處理。2.禮品采購費(fèi)用應(yīng)及時入賬，根據(jù)發(fā)票等憑證進(jìn)行賬務(wù)核算，確保費(fèi)用支出的真實(shí)性和合法性。3.禮品發(fā)放時，應(yīng)按照實(shí)際發(fā)放情況進(jìn)行賬務(wù)處理，如涉及個人所得稅的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行代扣代繳。（二）財(cái)務(wù)審計(jì)1.定期對禮品管理的財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行審計(jì)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.審計(jì)部門應(yīng)重點(diǎn)審查禮品采購合同、發(fā)票、報(bào)銷憑證等資料，檢查是否存在違規(guī)支出、虛假報(bào)銷等問題。3.根據(jù)審計(jì)結(jié)果，及時發(fā)現(xiàn)和糾正禮品管理中存在的財(cái)務(wù)問題，完善財(cái)務(wù)管理制度。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.設(shè)立禮品管理監(jiān)督小組，成員包括部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員、審計(jì)人員等，負(fù)責(zé)對禮品管理的全過程進(jìn)行監(jiān)督。2.監(jiān)督小組定期對禮品采購、使用、發(fā)放、庫存等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.鼓勵員工對禮品管理中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對舉報(bào)屬實(shí)的給予相應(yīng)獎勵。（二）外部檢查1.積極配合公司內(nèi)部審計(jì)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門以及上級主管部門等開