集團(tuán)公文管理辦法總則目的為加強(qiáng)集團(tuán)公文管理，規(guī)范公文處理流程，提高公文質(zhì)量和工作效率，確保集團(tuán)各項工作的順利開展，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合集團(tuán)實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于集團(tuán)總部及各下屬子公司、分公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）的公文管理工作。定義本辦法所稱公文，是指集團(tuán)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，公布規(guī)章制度，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。管理原則公文管理工作應(yīng)遵循實事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。公文種類決議適用于會議討論通過的重大決策事項。決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。命令（令）適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。公報適用于公布重要決定或者重大事項。公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級單位執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。通報適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。報告適用于向上級單位匯報工作、反映情況，回復(fù)上級單位的詢問。請示適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。批復(fù)適用于答復(fù)下級單位請示事項。議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。函適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。紀(jì)要適用于記載會議主要情況和議定事項。公文格式一般格式公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期、頁碼等組成。版頭1.發(fā)文單位標(biāo)志：由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文單位標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文單位名稱，也可以單獨(dú)用主辦單位名稱。2.發(fā)文字號：由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦單位的發(fā)文字號。3.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。主體1.標(biāo)題：由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。2.主送單位：公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。3.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。4.附件說明：公文附件的順序號和名稱。5.發(fā)文單位署名：署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。6.成文日期：署會議通過或者發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。7.印章：公文中有發(fā)文單位署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章，并與署名單位相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。8.附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項。9.附件：公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。版記1.抄送單位：除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。2.印發(fā)單位和印發(fā)日期：公文的送印單位和送印日期。用紙及排版規(guī)格公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm）。排版、印制和裝訂要求按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。行文規(guī)則一般規(guī)則1.行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。2.行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的單位。上行文規(guī)則1.原則上主送一個上級單位，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級單位和同級單位，不抄送下級單位。2.黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項應(yīng)當(dāng)直接報送上級主管部門。3.下級單位的請示事項，如需以本單位名義向上級單位請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級單位。4.請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。5.除上級單位負(fù)責(zé)人直接交辦事項外，不得以本單位名義向上級單位負(fù)責(zé)人報送公文，不得以本單位負(fù)責(zé)人名義向上級單位報送公文。6.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向一個上級單位行文，必要時抄送另一個上級單位。下行文規(guī)則1.主送受理單位，根據(jù)需要抄送相關(guān)單位。重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文單位的直接上級單位。2.黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。3.黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。4.涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級單位應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。5.上級單位向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級單位行文，必要時抄送該下級單位的另一個上級單位。聯(lián)合行文規(guī)則同級黨政機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)與其他同級機(jī)關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。公文擬制起草1.公文起草應(yīng)當(dāng)做到內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練。2.公文涉及其他單位職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草單位必須征求相關(guān)單位的意見，力求達(dá)成一致。3.起草公文必須符合黨的路線方針政策和國家法律法規(guī)，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。審核1.公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文單位辦公廳（室）進(jìn)行審核。審核的重點是：行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。內(nèi)容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。涉及有關(guān)單位職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點符號等用法是否規(guī)范。其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。2.經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。簽發(fā)公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由受權(quán)機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署單位的負(fù)責(zé)人會簽。公文辦理收文辦理1.簽收：對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。2.登記：對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。3.初審：對收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點是：是否應(yīng)當(dāng)由本單位辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他單位職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由。4.承辦：閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報本單位負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時辦理，有明確辦理時限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。5.傳閱：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。6.催辦：及時了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。7.答復(fù)：公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。發(fā)文辦理1.復(fù)核：已經(jīng)發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報原簽批人復(fù)審。2.登記：對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。3.印制：公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。4.核發(fā)：公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。整理歸檔1.公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。2.兩個以上單位聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位歸檔，相關(guān)單位保存復(fù)制件。單位負(fù)責(zé)人兼任其他單位職務(wù)，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職單位歸檔。公文管理保密管理1.涉密公文應(yīng)當(dāng)按照涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。2.公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的單位或者其上級單位決定。3.涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件單位機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。印發(fā)與公布1.公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文單位的要求執(zhí)行；需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文單位批準(zhǔn)。2.涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道，由發(fā)文單位確定。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文單位正式印發(fā)的公文具有同等效力。撤銷與廢止公文的撤銷和廢止，由發(fā)文單位、上級單位或者權(quán)力機(jī)關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。清退與銷毀1.需要清退的公文，收文單位應(yīng)當(dāng)及時退還原發(fā)文單位或者由其指定的其他單位；需要銷毀的公文，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定和程序處理。2.不具備歸檔和保存價值