公司銜接函管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司銜接函的管理，確保公司內(nèi)部及與外部相關(guān)方之間信息傳遞的準(zhǔn)確、及時(shí)、有效，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全資子公司、控股子公司等相關(guān)單位在日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中涉及的銜接函管理工作。（三）定義1.銜接函：是指公司內(nèi)部各部門之間、公司與外部合作伙伴、客戶、供應(yīng)商等相關(guān)方之間就工作事項(xiàng)的溝通、協(xié)調(diào)、銜接等所使用的正式書面文件。2.銜接函編號(hào)：為便于銜接函的識(shí)別、登記、查詢和管理，對(duì)每一份銜接函賦予的唯一編號(hào)。（四）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：銜接函內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映溝通事項(xiàng)的實(shí)質(zhì)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。2.及時(shí)性原則：根據(jù)工作需要及時(shí)發(fā)出和回復(fù)銜接函，確保信息傳遞的時(shí)效性，避免因延誤導(dǎo)致工作受阻。3.規(guī)范性原則：銜接函的格式、內(nèi)容、編號(hào)等應(yīng)符合本辦法及公司相關(guān)公文管理規(guī)定的要求。4.責(zé)任性原則：發(fā)函部門和收函部門應(yīng)明確各自在銜接函處理過(guò)程中的責(zé)任，確保工作落實(shí)到位。二、銜接函的分類與格式（一）分類1.內(nèi)部銜接函：用于公司內(nèi)部各部門之間的工作溝通、協(xié)調(diào)、協(xié)作等事項(xiàng)。2.外部銜接函：用于公司與外部合作伙伴、客戶、供應(yīng)商等相關(guān)方之間的業(yè)務(wù)往來(lái)、合作事宜、問(wèn)題溝通等。（二）格式1.標(biāo)題：應(yīng)準(zhǔn)確概括銜接函的主要內(nèi)容，一般采用“關(guān)于[具體事項(xiàng)]的銜接函”的形式。2.編號(hào)：銜接函編號(hào)統(tǒng)一格式為“[公司簡(jiǎn)稱][年份][流水號(hào)]”，例如：“[公司簡(jiǎn)稱]2023001”。3.主送單位：填寫接收銜接函的部門、單位或個(gè)人的全稱。4.正文：開頭應(yīng)簡(jiǎn)要說(shuō)明發(fā)函的目的和背景。詳細(xì)闡述銜接事項(xiàng)的具體內(nèi)容，包括問(wèn)題描述、要求、建議等。結(jié)尾可根據(jù)需要提出期望的回復(fù)時(shí)間或其他要求。5.附件：如有相關(guān)附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱及份數(shù)，并隨函一并發(fā)送。6.發(fā)函部門：填寫發(fā)函部門的全稱，并加蓋部門公章。7.發(fā)函日期：填寫銜接函發(fā)出的具體日期。三、銜接函的起草與審批（一）起草1.發(fā)函部門應(yīng)根據(jù)工作需要確定銜接函的內(nèi)容，由熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)的人員負(fù)責(zé)起草。2.起草銜接函時(shí)應(yīng)遵循本辦法規(guī)定的格式和要求，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰。（二）審批1.內(nèi)部銜接函：涉及部門內(nèi)部事務(wù)的，由部門負(fù)責(zé)人審批。涉及多個(gè)部門協(xié)作的，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽后，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.外部銜接函：一般性業(yè)務(wù)往來(lái)的，由部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)、重大合作項(xiàng)目、涉及金額較大或可能對(duì)公司產(chǎn)生重大影響的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。四、銜接函的發(fā)送與接收（一）發(fā)送1.發(fā)函部門應(yīng)按照審批后的銜接函內(nèi)容，通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、專人送達(dá)等方式及時(shí)發(fā)送給主送單位。2.如采用專人送達(dá)方式，應(yīng)做好簽收記錄，注明簽收日期、簽收人姓名等信息。（二）接收1.收函部門收到銜接函后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行查收。對(duì)于通過(guò)辦公系統(tǒng)或電子郵件發(fā)送的銜接函，應(yīng)定期登錄系統(tǒng)或郵箱查看。2.收函部門在收到銜接函時(shí)，應(yīng)檢查銜接函的完整性，包括編號(hào)、主送單位、正文、附件等是否齊全。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與發(fā)函部門溝通解決。五、銜接函的處理與回復(fù)（一）處理1.收函部門收到銜接函后，應(yīng)根據(jù)函件內(nèi)容明確責(zé)任人和處理時(shí)限。2.對(duì)于需要多個(gè)部門協(xié)同處理的銜接函，牽頭部門應(yīng)組織相關(guān)部門召開協(xié)調(diào)會(huì)議，明確各部門職責(zé)分工，共同推進(jìn)工作落實(shí)。（二）回復(fù)1.收函部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)對(duì)銜接函進(jìn)行回復(fù)。一般情況下，內(nèi)部銜接函的回復(fù)時(shí)間不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，外部銜接函的回復(fù)時(shí)間不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)回復(fù)時(shí)間的，應(yīng)及時(shí)向發(fā)函部門說(shuō)明原因。2.回復(fù)銜接函應(yīng)針對(duì)來(lái)函內(nèi)容進(jìn)行逐一答復(fù)，做到有理有據(jù)、清晰明確?；貜?fù)函的格式應(yīng)與來(lái)函一致，并注明原銜接函編號(hào)。3.回復(fù)函經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照與來(lái)函相同的發(fā)送方式及時(shí)回復(fù)給發(fā)函部門。六、銜接函的歸檔與保管（一）歸檔1.銜接函辦理完畢后，發(fā)函部門和收函部門應(yīng)及時(shí)將銜接函及其相關(guān)附件進(jìn)行整理歸檔。2.歸檔的銜接函應(yīng)按照編號(hào)順序排列，確保資料的完整性和連續(xù)性。（二）保管1.公司設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)銜接函的保管工作。2.銜接函的紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在安全、防潮、防火、防蟲的檔案柜中，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上。3.銜接函的保管期限應(yīng)按照公司檔案管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般重要的銜接函保管期限為[X]年，一般性的銜接函保管期限為[X]年。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)銜接函管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保各部門嚴(yán)格按照本辦法執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括銜接函的起草、審批、發(fā)送、接收、處理、回復(fù)、歸檔等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。（二）考核1.將銜接函管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)在銜接函管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)未按照本辦法規(guī)定執(zhí)行銜接函管理工作，導(dǎo)致工作