信息及視頻管理辦法一、總則（一）目的為加強公司信息及視頻管理，規(guī)范信息及視頻的收集、整理、存儲、使用、傳播等流程，確保信息及視頻的準確性、完整性、安全性和合法性，提高公司運營效率，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在工作過程中涉及的信息及視頻管理活動。（三）定義1.信息：指公司在業(yè)務活動中產(chǎn)生、獲取、處理、存儲和傳輸?shù)母鞣N數(shù)據(jù)、文件、資料、報告等，包括但不限于合同、協(xié)議、財務報表、市場調(diào)研數(shù)據(jù)、技術文檔、辦公文件等。2.視頻：指公司在業(yè)務活動中制作、獲取、存儲和使用的各種影像資料，包括但不限于會議記錄視頻、培訓視頻、產(chǎn)品宣傳視頻、活動視頻等。（四）管理原則1.合法性原則：信息及視頻管理應符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，確保公司的運營活動合法合規(guī)。2.準確性原則：信息及視頻應真實、準確、完整地反映公司的業(yè)務活動和工作成果，避免虛假、誤導性信息。3.安全性原則：建立健全信息及視頻安全保護機制，防止信息及視頻泄露、丟失、篡改等安全事故的發(fā)生，保障公司信息資產(chǎn)的安全。4.規(guī)范性原則：明確信息及視頻管理的流程和標準，規(guī)范信息及視頻的收集、整理、存儲、使用、傳播等操作，確保管理工作的規(guī)范化、標準化。5.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息及視頻，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露給競爭對手或其他無關方。二、信息管理（一）信息收集1.收集渠道公司內(nèi)部各部門在業(yè)務活動中產(chǎn)生的信息，應按照規(guī)定及時收集并提交至相關管理部門。通過市場調(diào)研、客戶反饋、合作伙伴交流等外部渠道獲取的信息，由相關業(yè)務部門負責收集整理。對于政府部門、行業(yè)協(xié)會等發(fā)布的政策法規(guī)、行業(yè)動態(tài)等信息，由公司辦公室負責收集并及時傳達給相關部門。2.收集要求信息收集應確保全面、準確、及時，避免遺漏重要信息。收集的信息應注明來源、收集時間、收集人等相關信息，以便于追溯和管理。對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的收集，應嚴格按照保密規(guī)定進行操作，確保信息安全。（二）信息整理1.分類標準根據(jù)信息的性質(zhì)、用途、來源等因素，對收集到的信息進行分類。信息分類應遵循科學性、系統(tǒng)性、實用性原則，便于信息的存儲、檢索和使用。信息分類可參考以下類別：行政管理類、財務管理類、人力資源管理類、市場營銷類、技術研發(fā)類、生產(chǎn)運營類等。2.整理方法對信息進行編號、標注、摘要等處理，以便于識別和管理。對信息進行格式統(tǒng)一，如文檔格式、表格格式、圖片格式等，確保信息的規(guī)范性和一致性。對信息進行審核，確保信息的準確性和完整性。審核內(nèi)容包括信息的真實性、合法性、準確性、完整性等方面。（三）信息存儲1.存儲方式根據(jù)信息的重要性、使用頻率、存儲期限等因素，選擇合適的存儲方式。存儲方式可包括紙質(zhì)檔案存儲、電子文檔存儲、數(shù)據(jù)庫存儲等。對于重要的紙質(zhì)檔案，應建立專門的檔案室進行存儲，并配備必要的檔案管理設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備等。對于電子文檔，應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的電子文檔，應進行加密存儲，并設置訪問權限，只有經(jīng)過授權的人員才能訪問。2.存儲期限根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況，確定信息的存儲期限。存儲期限應明確規(guī)定各類信息的最短保存時間和最長保存時間。對于一般的業(yè)務信息，存儲期限可設定為[X]年；對于重要的業(yè)務信息、財務信息、合同協(xié)議等，存儲期限可設定為[X]年；對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的，應按照保密規(guī)定進行長期保存。3.存儲管理建立信息存儲管理制度，明確信息存儲的責任部門和責任人，確保信息存儲的安全、有序。定期對存儲的信息進行檢查和清理，對于超過存儲期限或已無保存價值的信息，應按照規(guī)定進行銷毀處理，防止信息積壓和浪費。加強對信息存儲設備的維護和管理，確保設備的正常運行，防止因設備故障導致信息丟失。（四）信息使用1.使用權限根據(jù)信息的性質(zhì)、敏感程度和使用目的，明確信息的使用權限。使用權限分為公開、內(nèi)部使用、受限使用、保密等不同級別。對于公開信息，公司內(nèi)部員工均可查閱和使用；對于內(nèi)部使用信息，僅限公司內(nèi)部相關部門和人員查閱和使用；對于受限使用信息，需經(jīng)過特定審批流程方可查閱和使用；對于保密信息，只有經(jīng)過授權的人員才能查閱和使用。2.使用流程員工因工作需要使用信息時，應填寫信息使用申請表，注明使用目的、使用信息的名稱和內(nèi)容、使用期限等相關信息，并提交至信息管理部門進行審核。信息管理部門根據(jù)信息的使用權限和審批流程，對信息使用申請表進行審核。對于符合使用權限和審批流程的申請，予以批準；對于不符合要求的申請，應及時反饋申請人并說明原因。經(jīng)批準后，申請人可按照規(guī)定的方式和范圍使用信息。在使用過程中，應嚴格遵守信息管理規(guī)定，不得擅自更改、泄露信息內(nèi)容。3.使用記錄建立信息使用記錄制度，對信息的使用情況進行詳細記錄。使用記錄應包括使用時間、使用人、使用信息的名稱和內(nèi)容、使用目的、使用期限等相關信息。信息管理部門應定期對信息使用記錄進行檢查和統(tǒng)計分析，以便于掌握信息的使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（五）信息傳播1.傳播渠道公司信息傳播渠道主要包括公司內(nèi)部網(wǎng)站、內(nèi)部郵件系統(tǒng)、工作群、會議、培訓、宣傳資料等。對于需要向公司外部傳播的信息，應通過公司官方網(wǎng)站、新聞媒體、社交媒體等渠道進行發(fā)布，并嚴格按照公司對外信息發(fā)布管理規(guī)定進行操作。2.傳播要求信息傳播應確保準確、及時、合法，避免傳播虛假、誤導性信息。在信息傳播過程中，應注明信息來源和發(fā)布時間，確保信息的可追溯性。對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的傳播，應嚴格按照保密規(guī)定進行審批和操作，防止信息泄露。3.傳播審核建立信息傳播審核制度，對擬傳播的信息進行審核。審核內(nèi)容包括信息的準確性、合法性、完整性、保密性等方面。對于需要向公司外部傳播的信息，應提交至公司辦公室進行審核。公司辦公室根據(jù)信息傳播管理規(guī)定，對信息進行審核，并報公司領導審批。經(jīng)批準后，方可按照規(guī)定的渠道進行發(fā)布。三、視頻管理（一）視頻制作1.制作計劃根據(jù)公司業(yè)務需求和宣傳推廣計劃，制定視頻制作計劃。視頻制作計劃應明確視頻的主題、內(nèi)容、形式、制作周期、預算等相關信息。視頻制作計劃應提交至公司領導審批，經(jīng)批準后組織實施。2.制作流程成立視頻制作項目組，負責視頻制作的策劃、拍攝、剪輯、后期制作等工作。項目組成員應包括策劃人員、拍攝人員、剪輯人員、配音人員、特效人員等。策劃人員根據(jù)視頻制作計劃，編寫視頻腳本，明確視頻的內(nèi)容結(jié)構(gòu)、鏡頭語言、表現(xiàn)手法等。視頻腳本應提交至項目組全體成員進行討論和修改，確保腳本的可行性和質(zhì)量。拍攝人員根據(jù)視頻腳本進行拍攝工作。拍攝過程中應注意畫面質(zhì)量、光線、聲音等因素，確保拍攝素材的質(zhì)量。剪輯人員根據(jù)拍攝素材進行剪輯工作，按照視頻腳本的要求進行畫面拼接、剪輯、配音、特效處理等，制作出視頻初稿。項目組全體成員對視頻初稿進行審核，提出修改意見和建議。剪輯人員根據(jù)審核意見進行修改，制作出視頻終稿。視頻終稿應提交至公司領導進行審核。經(jīng)審核通過后，方可按照規(guī)定的渠道進行發(fā)布和使用。3.制作要求視頻制作應符合公司品牌形象和宣傳推廣要求，突出公司的核心業(yè)務和優(yōu)勢。視頻內(nèi)容應真實、準確、客觀，避免虛假、夸大、誤導性內(nèi)容。視頻制作應注重畫面質(zhì)量、聲音效果、剪輯技巧等方面，提高視頻的觀賞性和吸引力。對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的視頻制作，應嚴格按照保密規(guī)定進行操作，確保信息安全。（二）視頻存儲1.存儲方式視頻存儲應采用安全可靠的存儲方式，如服務器存儲、磁盤陣列存儲、磁帶存儲等。對于重要的視頻文件，應進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲可采用異地存儲、云存儲等方式。2.存儲期限根據(jù)視頻的性質(zhì)、用途、重要程度等因素，確定視頻的存儲期限。存儲期限應明確規(guī)定各類視頻的最短保存時間和最長保存時間。對于一般的業(yè)務視頻，存儲期限可設定為[X]年；對于重要的業(yè)務視頻、宣傳視頻、培訓視頻等，存儲期限可設定為[X]年；對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的視頻，應按照保密規(guī)定進行長期保存。3.存儲管理建立視頻存儲管理制度，明確視頻存儲的責任部門和責任人，確保視頻存儲的安全、有序。定期對存儲的視頻進行檢查和清理，對于超過存儲期限或已無保存價值的視頻，應按照規(guī)定進行銷毀處理，防止視頻積壓和浪費。加強對視頻存儲設備的維護和管理，確保設備的正常運行，防止因設備故障導致視頻丟失。（三）視頻使用1.使用權限根據(jù)視頻的性質(zhì)、敏感程度和使用目的，明確視頻的使用權限。使用權限分為公開、內(nèi)部使用、受限使用、保密等不同級別。對于公開視頻，公司內(nèi)部員工均可查閱和使用；對于內(nèi)部使用視頻，僅限公司內(nèi)部相關部門和人員查閱和使用；對于受限使用視頻，需經(jīng)過特定審批流程方可查閱和使用；對于保密視頻，只有經(jīng)過授權的人員才能查閱和使用。2.使用流程員工因工作需要使用視頻時，應填寫視頻使用申請表，注明使用目的、使用視頻的名稱和內(nèi)容、使用期限等相關信息，并提交至視頻管理部門進行審核。視頻管理部門根據(jù)視頻的使用權限和審批流程，對視頻使用申請表進行審核。對于符合使用權限和審批流程的申請，予以批準；對于不符合要求的申請，應及時反饋申請人并說明原因。經(jīng)批準后，申請人可按照規(guī)定的方式和范圍使用視頻。在使用過程中，應嚴格遵守視頻管理規(guī)定，不得擅自更改、泄露視頻內(nèi)容。3.使用記錄建立視頻使用記錄制度，對視頻的使用情況進行詳細記錄。使用記錄應包括使用時間、使用人、使用視頻的名稱和內(nèi)容、使用目的、使用期限等相關信息。視頻管理部門應定期對視頻使用記錄進行檢查和統(tǒng)計分析，以便于掌握視頻的使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（四）視頻傳播1.傳播渠道公司視頻傳播渠道主要包括公司內(nèi)部網(wǎng)站、內(nèi)部郵件系統(tǒng)、工作群、會議、培訓、宣傳資料、社交媒體等。對于需要向公司外部傳播的視頻，應通過公司官方網(wǎng)站、新聞媒體、社交媒體等渠道進行發(fā)布，并嚴格按照公司對外信息發(fā)布管理規(guī)定進行操作。2.傳播要求視頻傳播應確保準確、及時、合法，避免傳播虛假、誤導性視頻。在視頻傳播過程中，應注明視頻來源和發(fā)布時間，確保視頻的可追溯性。對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的視頻傳播，應嚴格按照保密規(guī)定進行審批和操作，防止視頻泄露。3.傳播審核建立視頻傳播審核制度，對擬傳播的視頻進行審核。審核內(nèi)容包括視頻的準確性、合法性、完整性、保密性等方面。對于需要向公司外部傳播的視頻，應提交至公司辦公室進行審核。公司辦公室根據(jù)視頻傳播管理規(guī)定，對視頻進行審核，并報公司領導審批。經(jīng)批準后，方可按照規(guī)定的渠道進行發(fā)布。四、信息及視頻安全管理（一）安全制度1.建立健全信息及視頻安全管理制度，明確安全管理的責任部門和責任人，確保信息及視頻的安全。2.制定信息及視頻安全操作規(guī)程，規(guī)范信息及視頻的收集、整理、存儲、使用、傳播等操作流程，防止安全事故的發(fā)生。（二）安全措施1.加強信息及視頻存儲設備的安全防護，設置訪問密碼、防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部非法入侵。2.對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的信息及視頻進行加密處理，確保信息及視頻在傳輸和存儲過程中的安全性。3.定期對信息及視頻進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的位置，并定期進行檢查和恢復測試，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強員工的信息及視頻安全意識培訓，提高員工的安全防范意識和操作技能，防止因員工疏忽導致信息及視頻泄露。（三）安全檢查1.定期對公司信息及視頻管理情況進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。2.安全檢查內(nèi)容包括信息及視頻存儲設備的安全性、信息及視頻的訪問權限設置、信息及視頻的備份情況、員工的安全意識等方面。3.對安全檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時制定整改措施，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（四）應急處理1.制定信息及視頻安全應急預案，明確應急處理的流程和措施，確保在發(fā)生安全事故時能夠及時、有效地進行處理。2.定期對應急預案進行演練，提高應急處理能力和響應速度。3.在發(fā)生信息及視頻安全事故時，應立即啟動應急預案，采取相應的應急措施，如停止相關操作、封鎖現(xiàn)場、調(diào)查事故原因、恢復數(shù)據(jù)等，并及時向上級領導報告。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設立信息及視頻管理監(jiān)督小組，負責對公司信息及視頻管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對公司各部門的信息及視頻管理情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.員工有權對信息及視頻管理工作中存在的問題進行舉報，監(jiān)督小組應及時受理并進行調(diào)查處理。（二）考核辦法1.建立信息及視頻管理考核制度，將信息及視頻管理工作納入部門和員工的績效考核體系。