集采采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織的集采采購活動，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有集采采購項(xiàng)目，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、原材料、零部件、服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：集采采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正的原則，保障所有參與采購的供應(yīng)商享有平等的機(jī)會，不得偏袒任何一方。3.公開透明原則：采購信息應(yīng)公開透明，包括采購項(xiàng)目、采購需求、采購流程、供應(yīng)商資格條件、評審標(biāo)準(zhǔn)等，接受公司/組織內(nèi)部和外部的監(jiān)督。4.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和方法，降低采購成本，提高采購效益。5.誠信原則：采購活動各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的義務(wù)，不得有欺詐、串通等不正當(dāng)行為。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立采購決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)審議和決策重大集采采購項(xiàng)目，制定采購政策和戰(zhàn)略，監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)具體的集采采購工作，包括采購計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇與管理、采購合同簽訂與執(zhí)行、采購項(xiàng)目的實(shí)施與驗(yàn)收等。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，參與采購項(xiàng)目的技術(shù)要求制定、評審等工作。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算管理、支付審核等工作，對采購成本進(jìn)行核算和分析。3.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對采購產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，參與采購合同中質(zhì)量條款的制定和驗(yàn)收工作。（四）各部門職責(zé)分工1.采購決策機(jī)構(gòu)職責(zé)審議和批準(zhǔn)采購政策、戰(zhàn)略和年度采購計(jì)劃。決策重大集采采購項(xiàng)目，包括采購方式、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂等。監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況，對采購過程中的重大問題進(jìn)行決策。2.采購執(zhí)行部門職責(zé)根據(jù)公司/組織的需求和采購計(jì)劃，制定具體的采購實(shí)施方案。開展供應(yīng)商調(diào)查、篩選和評估，建立供應(yīng)商庫，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。組織采購項(xiàng)目的招標(biāo)、談判、詢價等采購活動，確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。簽訂采購合同，并負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行和跟蹤，確保采購項(xiàng)目按時、按質(zhì)、按量完成。負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。整理和歸檔采購文件和資料，建立采購檔案。3.需求部門職責(zé)根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)需求，提出準(zhǔn)確、詳細(xì)的采購需求，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等。參與采購項(xiàng)目的技術(shù)要求制定、評審等工作，提供技術(shù)支持和專業(yè)意見。配合采購執(zhí)行部門進(jìn)行供應(yīng)商考察和談判，協(xié)助簽訂采購合同。負(fù)責(zé)采購產(chǎn)品或服務(wù)的使用和驗(yàn)收工作，及時反饋使用過程中出現(xiàn)的問題。4.財(cái)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算編制和管理，確保采購資金的合理安排。審核采購合同中的付款條款，參與采購項(xiàng)目的成本核算和分析。辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)，對采購資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。5.質(zhì)量部門職責(zé)制定采購產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范。參與采購合同中質(zhì)量條款的制定，對采購產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督。對采購產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量問題進(jìn)行調(diào)查和處理，提出改進(jìn)建議。三、采購計(jì)劃管理（一）采購計(jì)劃的編制1.年度采購計(jì)劃：采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)公司/組織的年度經(jīng)營計(jì)劃、預(yù)算安排和業(yè)務(wù)需求，于每年[具體時間]前編制下一年度的采購計(jì)劃，經(jīng)采購決策機(jī)構(gòu)審議通過后實(shí)施。年度采購計(jì)劃應(yīng)包括采購項(xiàng)目、采購數(shù)量、采購預(yù)算、采購時間等內(nèi)容。2.月度采購計(jì)劃：采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)年度采購計(jì)劃和實(shí)際業(yè)務(wù)需求，每月[具體時間]前編制次月的采購計(jì)劃，報(bào)采購決策機(jī)構(gòu)備案。月度采購計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出當(dāng)月需要采購的項(xiàng)目、數(shù)量、規(guī)格、交貨期等信息。3.臨時采購計(jì)劃：因突發(fā)業(yè)務(wù)需求或其他特殊原因需要臨時采購的項(xiàng)目，需求部門應(yīng)填寫臨時采購申請表，說明采購原因、采購項(xiàng)目、采購數(shù)量、采購時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)采購執(zhí)行部門。采購執(zhí)行部門根據(jù)情況及時安排采購，并報(bào)采購決策機(jī)構(gòu)備案。（二）采購計(jì)劃的調(diào)整采購計(jì)劃一經(jīng)批準(zhǔn)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行。如因市場變化、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃，采購執(zhí)行部門應(yīng)填寫采購計(jì)劃調(diào)整申請表，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等信息，經(jīng)采購決策機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后實(shí)施。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.供應(yīng)商資格要求：采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，制定供應(yīng)商資格條件，包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績證明等。2.供應(yīng)商申請：有意向成為公司/組織供應(yīng)商的企業(yè)，應(yīng)向采購執(zhí)行部門提交供應(yīng)商申請表，提供相關(guān)資質(zhì)證明文件和業(yè)績材料。3.供應(yīng)商審核：采購執(zhí)行部門對申請供應(yīng)商進(jìn)行資格審核，包括實(shí)地考察、樣品檢驗(yàn)、信譽(yù)調(diào)查等。審核合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商庫管理。（二）供應(yīng)商評估與考核1.定期評估：采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。評估周期為每年[具體時間]。2.動態(tài)考核：在采購項(xiàng)目實(shí)施過程中，采購執(zhí)行部門應(yīng)對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行動態(tài)考核，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在質(zhì)量問題、交貨延遲、價格不合理等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并記錄在供應(yīng)商考核檔案中。3.評估與考核結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)供應(yīng)商評估與考核結(jié)果，采購執(zhí)行部門對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限制合作或淘汰處理。（三）供應(yīng)商關(guān)系管理1.溝通與協(xié)調(diào)：采購執(zhí)行部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切的溝通與協(xié)調(diào)，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況、交貨期等信息，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.合作與發(fā)展：采購執(zhí)行部門應(yīng)與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同開展技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量改進(jìn)、成本控制等工作，實(shí)現(xiàn)互利共贏。3.供應(yīng)商培訓(xùn)：采購執(zhí)行部門應(yīng)定期組織供應(yīng)商培訓(xùn)，提高供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量意識、服務(wù)意識和管理水平，確保供應(yīng)商能夠滿足公司/組織的采購需求。五、采購方式選擇（一）公開招標(biāo)1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭充分的采購項(xiàng)目。2.招標(biāo)程序：采購執(zhí)行部門應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商投標(biāo)。開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保招標(biāo)過程公平、公正、公開。（二）邀請招標(biāo)1.適用范圍：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目；采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項(xiàng)目總價值的比例過大的項(xiàng)目。2.邀請程序：采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，選擇若干家符合資格條件的供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請書，邀請其參加投標(biāo)。其他招標(biāo)程序與公開招標(biāo)相同。（三）競爭性談判1.適用范圍：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價格總額的采購項(xiàng)目。2.談判程序：采購執(zhí)行部門應(yīng)成立談判小組，與符合資格條件的供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判小組應(yīng)制定談判文件，明確談判的程序、規(guī)則、要求等內(nèi)容。談判過程中，談判小組應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分的溝通和協(xié)商，確定成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項(xiàng)目。2.采購程序：采購執(zhí)行部門應(yīng)填寫單一來源采購申請表，說明采購原因、采購項(xiàng)目、唯一供應(yīng)商名稱等信息，經(jīng)采購決策機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后實(shí)施。采購執(zhí)行部門應(yīng)與唯一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購合同。（五）詢價1.適用范圍：適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項(xiàng)目。2.詢價程序：采購執(zhí)行部門應(yīng)向多家符合資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其報(bào)價。采購執(zhí)行部門對供應(yīng)商的報(bào)價進(jìn)行比較和評估，確定成交供應(yīng)商。六、采購實(shí)施（一）采購文件編制1.采購文件內(nèi)容：采購文件應(yīng)包括采購項(xiàng)目的需求說明、技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量要求、交貨期、售后服務(wù)要求、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。2.采購文件審核：采購執(zhí)行部門應(yīng)組織相關(guān)部門對采購文件進(jìn)行審核，確保采購文件的準(zhǔn)確性、完整性和合法性。（二）采購信息發(fā)布1.發(fā)布渠道：采購執(zhí)行部門應(yīng)通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站、采購平臺、招標(biāo)公告媒體等渠道發(fā)布采購信息，確保采購信息公開透明。2.信息內(nèi)容：采購信息應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、采購內(nèi)容、采購要求、供應(yīng)商資格條件、采購方式、報(bào)名時間、投標(biāo)截止時間、開標(biāo)時間、開標(biāo)地點(diǎn)等內(nèi)容。（三）采購評審1.評審小組組建：采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，組建評審小組，評審小組由采購執(zhí)行部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員組成。2.評審標(biāo)準(zhǔn)制定：評審小組應(yīng)根據(jù)采購項(xiàng)目的需求和特點(diǎn)，制定評審標(biāo)準(zhǔn)，評審標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括技術(shù)、商務(wù)、價格等方面的內(nèi)容。3.評審過程：評審小組應(yīng)按照評審標(biāo)準(zhǔn)對供應(yīng)商的投標(biāo)文件進(jìn)行評審，記錄評審情況，撰寫評審報(bào)告。評審過程中，評審小組應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分的溝通和協(xié)商，確保評審結(jié)果公平、公正、合理。（四）采購合同簽訂1.合同起草：采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)評審結(jié)果，起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、采購內(nèi)容、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.合同審核：采購執(zhí)行部門應(yīng)組織相關(guān)部門對采購合同進(jìn)行審核，確保合同條款的合法性、完整性和準(zhǔn)確性。3.合同簽訂：采購合同經(jīng)審核通過后，由采購執(zhí)行部門與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂后，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。七、采購驗(yàn)收（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)制定采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)采購合同和采購項(xiàng)目的要求，制定采購驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、性能、外觀等方面的內(nèi)容。（二）驗(yàn)收組織實(shí)施1.驗(yàn)收小組組建：采購執(zhí)行部門應(yīng)組織需求部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組，負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作。2.驗(yàn)收程序：驗(yàn)收小組應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對采購產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收過程中應(yīng)檢查產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等是否符合要求，同時檢查供應(yīng)商提供的相關(guān)資料是否齊全。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收小組應(yīng)出具驗(yàn)收報(bào)告。（三）驗(yàn)收結(jié)果處理1.驗(yàn)收合格：如采購產(chǎn)品或服務(wù)驗(yàn)收合格，驗(yàn)收小組應(yīng)在驗(yàn)收報(bào)告上簽字確認(rèn)，采購執(zhí)行部門應(yīng)按照合同約定辦理付款手續(xù)。2.驗(yàn)收不合格：如采購產(chǎn)品或服務(wù)驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收小組應(yīng)及時通知供應(yīng)商，要求其限期整改或更換產(chǎn)品。供應(yīng)商整改或更換產(chǎn)品后，驗(yàn)收小組應(yīng)進(jìn)行再次驗(yàn)收，直至驗(yàn)收合格為止。如供應(yīng)商未能在規(guī)定時間內(nèi)整改或更換產(chǎn)品，采購執(zhí)行部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。八、采購付款（一）付款申請采購執(zhí)行部門應(yīng)在采購合同約定的付款期限前，根據(jù)采購項(xiàng)目的驗(yàn)收情況和合同約定，填寫付款申請表，注明采購項(xiàng)目名稱、采購合同編號、付款金額、付款方式等信息，經(jīng)相關(guān)部門審核后報(bào)財(cái)務(wù)部門。（二）付款審核財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司/組織的財(cái)務(wù)管理制度和采購合同約定，對付款申請表進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購項(xiàng)目的驗(yàn)收情況、合同執(zhí)行情況、發(fā)票開具情況等。審核無誤后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)辦理付款手續(xù)。（三）付款方式采購付款方式應(yīng)根據(jù)采購合同約定執(zhí)行，一般包括支票、匯票、電匯、信用證等方式。九、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購決策監(jiān)督：采購決策機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對采購決策過程的監(jiān)督，確保采購決策的科學(xué)性、合理性和公正性。2.采購執(zhí)行監(jiān)督：采購執(zhí)行部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購執(zhí)行過程的監(jiān)督，確保采購活動按照規(guī)定的程序和