未參會人員管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司對未參會人員的有效管理，確保各類會議、活動的順利進行，提高工作效率，保證信息及時準確傳達，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部組織召開的各類會議、培訓、活動等，涉及公司全體員工。（三）基本原則1.明確責任原則：明確未參會人員的責任，確保其知曉未參會行為可能帶來的影響。2.溝通協(xié)調(diào)原則：加強與未參會人員及其所在部門的溝通協(xié)調(diào)，了解未參會原因，及時解決問題。3.規(guī)范管理原則：建立健全未參會人員管理的各項流程和制度，做到有章可循、規(guī)范操作。二、未參會人員的界定（一）定義未參會人員是指未按照公司規(guī)定的時間、地點參加會議、培訓、活動等的公司員工。（二）具體情形1.未收到會議通知但應知會的情況：如會議議題與個人工作密切相關，或在公司內(nèi)部有一定的傳播范圍，員工因自身疏忽未獲取通知而未參會。2.收到會議通知但無故缺席：員工已收到正式的會議通知，無正當理由未按時參加會議。3.遲到超過規(guī)定時間：雖到達會議現(xiàn)場，但遲到時間超過公司或會議組織者規(guī)定的時長。4.中途擅自離場：在會議、培訓或活動進行過程中，未經(jīng)允許私自離開現(xiàn)場。三、未參會人員的原因分類及處理方式（一）因公原因1.原因工作沖突：因本職工作緊急任務需要處理，無法分身參加會議。出差在外：員工因公司業(yè)務安排正在外地出差，無法趕回參會。2.處理方式提前報備：員工應在得知無法參會的情況下，提前向會議組織者或所在部門負責人說明情況，并提交相關證明材料（如工作任務安排、出差行程等）。事后補會：會議組織者應記錄未參會人員信息，在會后及時與未參會人員溝通，安排補會事宜，確保其了解會議內(nèi)容。信息傳達：對于重要會議，會議組織者可通過郵件、文件等方式向未參會人員傳達會議主要內(nèi)容和決議。（二）因私原因1.原因個人突發(fā)狀況：如突發(fā)疾病、家中有緊急事務需要處理等。個人疏忽：忘記會議時間、地點或未重視會議通知。2.處理方式及時請假：員工應盡快向所在部門負責人請假，說明未參會原因，并提供相關證明（如醫(yī)院診斷證明、事務說明等）。批評教育：部門負責人應對未參會員工進行批評教育，強調(diào)會議紀律和重要性，提醒其今后注意此類問題。納入考核：根據(jù)公司績效考核制度，將未參會行為納入個人績效考核范圍，視情節(jié)輕重給予相應扣分。（三）其他特殊原因1.原因不可抗力因素：如自然災害、交通嚴重堵塞等導致無法按時參會。系統(tǒng)故障或通知失誤：公司會議通知系統(tǒng)出現(xiàn)故障，或通知信息傳達有誤，導致員工未收到準確通知。2.處理方式核實情況：會議組織者應及時與未參會人員核實原因，如因不可抗力因素，需提供相關證明材料。靈活處理：對于因系統(tǒng)故障或通知失誤導致的未參會，會議組織者應向未參會人員道歉，并根據(jù)實際情況安排補會或通過其他方式確保其了解會議內(nèi)容。同時，相關部門應及時排查問題，避免類似情況再次發(fā)生。四、未參會人員的信息收集與記錄（一）收集主體各部門負責人負責收集本部門員工的未參會信息，并及時反饋給會議組織者。（二）記錄內(nèi)容1.員工姓名、所在部門。2.未參會的會議、培訓或活動名稱、時間、地點。3.未參會原因（詳細注明因公、因私或其他特殊原因）。4.處理方式及結(jié)果（如是否補會、是否納入考核等）。（三）記錄方式采用電子表格（如Excel）進行記錄，每月匯總一次，形成未參會人員信息臺賬。臺賬應妥善保存，以備后續(xù)查詢和統(tǒng)計分析。五、未參會人員的跟蹤與反饋（一）跟蹤機制1.會議組織者在會后應及時跟蹤未參會人員的補會情況，確保其按時參加補會。2.部門負責人應關注本部門未參會員工的后續(xù)工作表現(xiàn)，檢查其是否因未參會而對工作產(chǎn)生影響。（二）反饋渠道1.定期反饋：各部門負責人應每月向公司人力資源部門反饋本部門未參會人員的情況，包括未參會原因分析、處理措施及員工改進情況等。2.即時反饋：對于因未參會導致工作出現(xiàn)重大失誤或影響公司整體工作進展的情況，相關負責人應及時向公司管理層反饋，以便采取進一步措施。六、未參會人員的培訓與教育（一）培訓內(nèi)容1.會議紀律培訓：強調(diào)按時參會、遵守會議秩序的重要性，明確違反會議紀律的后果。2.溝通技巧培訓：提高員工獲取會議通知、理解會議內(nèi)容的能力，確保信息準確傳達。3.時間管理培訓：幫助員工合理安排工作時間，避免因工作沖突導致未參會情況發(fā)生。（二）培訓方式1.定期組織內(nèi)部培訓課程，邀請專業(yè)講師或經(jīng)驗豐富的管理人員進行授課。2.發(fā)放培訓資料，如宣傳手冊、操作指南等，供員工自主學習。3.利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡平臺，發(fā)布相關培訓視頻和文章，方便員工隨時學習。（三）培訓頻率每季度至少組織一次未參會人員相關培訓，確保員工能夠及時了解并掌握相關要求。七、未參會人員的考核與激勵（一）考核標準1.輕微違規(guī)：對于因個人疏忽偶爾未參會，但未對工作造成明顯影響的，給予警告處分，績效考核扣12分。2.中度違規(guī)：多次因個人原因未參會，或因未參會導致工作出現(xiàn)一定延誤的，給予記過處分，績效考核扣35分。3.嚴重違規(guī)：因未參會給公司造成重大損失或嚴重影響公司形象的，給予降職、降薪或辭退等處理，績效考核給予相應的嚴重扣分或直接評為不合格。（二）激勵措施1.設立全勤獎：對于連續(xù)三個月無未參會記錄的員工，給予一定的物質(zhì)獎勵，如獎金、禮品等。2.優(yōu)秀參會員工評選：每年評選優(yōu)秀參會員工，給予公開表彰和獎勵，如榮譽證書、晉升機會優(yōu)先考慮等，激勵員工積極參會，提高會議參與度。