學(xué)校收發(fā)文管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校收發(fā)文管理，確保文件傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)校各部門、各單位之間的收文、發(fā)文管理工作。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度，確保文件管理工作合法合規(guī)。2.及時(shí)、準(zhǔn)確、安全地傳遞文件，保證文件內(nèi)容不泄露、不失傳。3.簡化流程，提高工作效率，方便文件的起草、審核、簽發(fā)、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)的操作。二、收文管理（一）收文渠道1.學(xué)校辦公室統(tǒng)一接收來自上級(jí)主管部門、其他單位及校外機(jī)構(gòu)發(fā)送的文件、函件、通知等各類公文。2.各部門、各單位通過學(xué)校內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵箱等渠道接收與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的文件。（二）收文登記1.學(xué)校辦公室收到外部來文后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄文件的編號(hào)、來文單位、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、日期、份數(shù)等信息。2.對(duì)于通過學(xué)校內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵箱接收的文件，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行登記，并注明接收渠道、文件主題等內(nèi)容。（三）收文審核1.學(xué)校辦公室對(duì)收到的文件進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)檢查文件的格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否完整、密級(jí)標(biāo)注是否準(zhǔn)確等。2.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，辦公室將文件分送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)認(rèn)真閱讀文件，提出處理意見，如擬辦、批示、轉(zhuǎn)發(fā)等。（四）收文傳閱1.需要傳閱的文件，由學(xué)校辦公室按照領(lǐng)導(dǎo)分工和部門職責(zé)進(jìn)行傳閱。傳閱順序一般為：學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。2.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行簽收手續(xù)，傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時(shí)間。傳閱過程中，傳閱人不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍，不得截留文件。（五）收文辦理1.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和文件內(nèi)容，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)辦理文件。辦理結(jié)果應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋給學(xué)校辦公室。2.需要回復(fù)的文件，由承辦部門按照公文格式要求起草復(fù)函，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由學(xué)校辦公室統(tǒng)一回復(fù)。（六）收文歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件原件及相關(guān)材料整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理要求。2.學(xué)校辦公室定期對(duì)收文進(jìn)行整理、裝訂，移交學(xué)校檔案室統(tǒng)一保管。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文范圍1.學(xué)校向上級(jí)主管部門報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告等文件。2.學(xué)校向其他單位發(fā)送的函件、通知、通報(bào)等公文。3.學(xué)校內(nèi)部各部門、各單位之間印發(fā)的工作通知、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度等文件。（二）發(fā)文流程1.擬稿各部門、各單位根據(jù)工作需要起草文件。擬稿人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范，并注明文件的緊急程度、密級(jí)等信息。涉及多個(gè)部門的文件，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同擬稿。2.審核文件擬稿完成后，由擬稿部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合政策法規(guī)、是否與學(xué)校整體工作部署一致、格式是否規(guī)范等。初審?fù)ㄟ^后，將文件送學(xué)校辦公室進(jìn)行審核。學(xué)校辦公室主要審核文件的文字表述、格式排版、發(fā)文范圍等方面的內(nèi)容。對(duì)于重要文件，學(xué)校辦公室還應(yīng)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。3.簽發(fā)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，按照學(xué)校的審批權(quán)限進(jìn)行簽發(fā)。一般文件由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重要文件、涉及全局性工作的文件由學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件，簽署明確的意見，并注明簽發(fā)日期。4.編號(hào)文件經(jīng)簽發(fā)后，由學(xué)校辦公室進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保文件編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。5.排版學(xué)校辦公室根據(jù)文件格式要求進(jìn)行排版，確保文件格式規(guī)范、美觀。排版過程中應(yīng)注意字體、字號(hào)、行距、頁邊距等方面的設(shè)置。6.校對(duì)文件排版完成后，由擬稿人或?qū)Ｈ诉M(jìn)行校對(duì)。校對(duì)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容，確保文字表述準(zhǔn)確無誤、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用正確、格式排版規(guī)范。7.印制校對(duì)無誤的文件，由學(xué)校辦公室安排印制。印制份數(shù)應(yīng)根據(jù)文件的發(fā)放范圍和實(shí)際需要確定，避免浪費(fèi)。印制文件應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的印刷單位，確保文件印制質(zhì)量。8.蓋章文件印制完成后，由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)蓋章。蓋章應(yīng)清晰、端正，符合公文格式要求。9.分發(fā)學(xué)校辦公室按照文件的發(fā)放范圍進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)文件時(shí)應(yīng)做好登記，注明文件的發(fā)放對(duì)象、份數(shù)、日期等信息。對(duì)于重要文件或緊急文件，學(xué)校辦公室應(yīng)采取專人送達(dá)或特快專遞等方式，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)收件人手中。（三）發(fā)文歸檔1.文件分發(fā)完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件定稿、修改稿、簽發(fā)單、排版樣稿等相關(guān)材料整理歸檔。2.學(xué)校辦公室定期對(duì)發(fā)文進(jìn)行整理、裝訂，移交學(xué)校檔案室統(tǒng)一保管。四、文件保密管理（一）保密制度1.學(xué)校建立健全文件保密制度，明確文件保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)文件保密工作的管理。2.涉及國家秘密、學(xué)校商業(yè)秘密等重要文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、專人保管、限制訪問等措施，防止文件泄露。（二）保密措施1.對(duì)文件的起草、審核、簽發(fā)、傳遞、保管、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，均應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，確保文件在流轉(zhuǎn)過程中的安全。2.涉密文件應(yīng)在符合保密要求的場所進(jìn)行處理，嚴(yán)禁在非保密場所談?wù)摗鏖喩婷芪募?.對(duì)于不再使用或已過保密期限的文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，防止文件流失。五、文件信息化管理（一）辦公系統(tǒng)應(yīng)用1.學(xué)校應(yīng)充分利用內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行文件的收發(fā)、傳閱、辦理、歸檔等管理工作。各部門、各單位應(yīng)積極使用辦公系統(tǒng)，提高文件處理效率。2.加強(qiáng)辦公系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。定期對(duì)辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）電子文件管理1.對(duì)于通過電子方式生成、傳遞的文件，應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可讀性和安全性。2.建立電子文件歸檔制度，明確電子文件的歸檔范圍、格式要求、存儲(chǔ)方式等內(nèi)容。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件的雙套保管。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校辦公室定期對(duì)各部門、各單位的收發(fā)文管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查文件登記、傳閱、辦理、歸檔等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。整改情況應(yīng)進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.將收發(fā)文管理工作納入學(xué)校各部門、各單位的年度工作考核內(nèi)容，對(duì)工作成績突出的部門和個(gè)人進(jìn)行