數(shù)據(jù)記錄與管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司數(shù)據(jù)記錄與管理工作，確保數(shù)據(jù)的準確性、完整性、安全性和可追溯性，為公司決策、業(yè)務(wù)運營、質(zhì)量管理、合規(guī)要求等提供可靠的數(shù)據(jù)支持。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及數(shù)據(jù)記錄與管理的部門、崗位及相關(guān)業(yè)務(wù)活動，包括但不限于生產(chǎn)、銷售、研發(fā)、財務(wù)、人力資源等領(lǐng)域產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。（三）基本原則1.合法性原則：數(shù)據(jù)記錄與管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準要求，確保數(shù)據(jù)的獲取、存儲、使用、共享等過程合法合規(guī)。2.準確性原則：數(shù)據(jù)記錄應(yīng)真實、準確地反映業(yè)務(wù)實際情況，避免虛假、錯誤或誤導(dǎo)性的數(shù)據(jù)記錄。3.完整性原則：涵蓋業(yè)務(wù)活動所需的各類數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)鏈條的完整性，不遺漏關(guān)鍵信息。4.安全性原則：采取必要的技術(shù)和管理措施，保障數(shù)據(jù)的保密性、完整性和可用性，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失。5.可追溯性原則：數(shù)據(jù)記錄應(yīng)具備清晰的來源和去向，便于在需要時進行追溯和查詢，以支持問題排查、決策依據(jù)和合規(guī)審查。二、數(shù)據(jù)記錄要求（一）記錄內(nèi)容1.業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的各類原始數(shù)據(jù)，包括但不限于交易記錄、實驗數(shù)據(jù)、生產(chǎn)過程參數(shù)、客戶信息、員工績效數(shù)據(jù)等。2.數(shù)據(jù)產(chǎn)生的背景信息，如業(yè)務(wù)場景描述、操作時間、操作人員等，以便于理解數(shù)據(jù)的意義和關(guān)聯(lián)性。3.對數(shù)據(jù)的任何修正、補充或注釋信息，確保數(shù)據(jù)記錄的準確性和完整性。（二）記錄方式1.紙質(zhì)記錄：對于一些無法通過電子系統(tǒng)實時記錄或需要紙質(zhì)存檔的情況，應(yīng)使用規(guī)范的紙質(zhì)表格或文檔進行記錄。紙質(zhì)記錄應(yīng)字跡清晰、工整，易于辨認，不得隨意涂改。如需修改，應(yīng)采用規(guī)范的修改方式，如劃改并簽名注明日期。2.電子記錄：利用公司指定的電子信息系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)記錄，確保系統(tǒng)功能滿足數(shù)據(jù)記錄的要求。電子記錄應(yīng)設(shè)置必要的權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。記錄應(yīng)按照系統(tǒng)規(guī)定的格式和流程進行錄入，確保數(shù)據(jù)的準確性和一致性。同時，應(yīng)定期對電子記錄進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）記錄時間1.數(shù)據(jù)記錄應(yīng)在業(yè)務(wù)活動發(fā)生的同時或盡可能短的時間內(nèi)完成，確保記錄的及時性和準確性。2.對于一些具有時效性要求的數(shù)據(jù)，如實時監(jiān)控數(shù)據(jù)、交易數(shù)據(jù)等，應(yīng)嚴格按照規(guī)定的時間間隔進行記錄，不得延誤。三、數(shù)據(jù)管理流程（一）數(shù)據(jù)收集1.明確責(zé)任部門和人員：根據(jù)業(yè)務(wù)活動的性質(zhì)和數(shù)據(jù)來源，確定負責(zé)數(shù)據(jù)收集的具體部門和人員，明確其職責(zé)和權(quán)限。2.制定收集計劃：收集人員應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和數(shù)據(jù)記錄要求，制定詳細的數(shù)據(jù)收集計劃，包括收集的數(shù)據(jù)范圍、時間周期、收集方式等。3.數(shù)據(jù)收集渠道：內(nèi)部系統(tǒng)：通過公司現(xiàn)有的信息系統(tǒng)，如ERP系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)等，自動采集相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。人工錄入：對于一些無法通過系統(tǒng)自動采集的數(shù)據(jù)，由相關(guān)人員按照規(guī)定的格式和要求進行手工錄入。外部數(shù)據(jù)源：從合作伙伴、供應(yīng)商、政府部門等外部機構(gòu)獲取的數(shù)據(jù)，應(yīng)確保數(shù)據(jù)來源的合法性和可靠性，并按照公司規(guī)定的流程進行接收和處理。（二）數(shù)據(jù)錄入與審核1.數(shù)據(jù)錄入：負責(zé)數(shù)據(jù)錄入的人員應(yīng)嚴格按照數(shù)據(jù)記錄要求和系統(tǒng)操作規(guī)范進行錄入，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。錄入過程中應(yīng)進行必要的邏輯校驗，如數(shù)據(jù)格式、范圍限制等，對不符合要求的數(shù)據(jù)應(yīng)及時提示并進行修正。2.數(shù)據(jù)審核：錄入完成后，應(yīng)由數(shù)據(jù)審核人員對錄入的數(shù)據(jù)進行審核。審核內(nèi)容包括數(shù)據(jù)的準確性、完整性、合規(guī)性等方面。審核人員應(yīng)具備相關(guān)的業(yè)務(wù)知識和數(shù)據(jù)審核經(jīng)驗，對審核中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時與錄入人員溝通并要求其進行整改。審核通過的數(shù)據(jù)應(yīng)進行確認，并在系統(tǒng)中進行相應(yīng)的標(biāo)識。（三）數(shù)據(jù)存儲1.存儲介質(zhì)選擇：根據(jù)數(shù)據(jù)的性質(zhì)、重要性和存儲期限等因素，選擇合適的存儲介質(zhì)，如硬盤、磁帶、光盤等。對于重要的數(shù)據(jù)，應(yīng)采用多種存儲介質(zhì)進行備份，并分別存儲在不同的地理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲環(huán)境要求：提供安全、穩(wěn)定、適宜的數(shù)據(jù)存儲環(huán)境，確保數(shù)據(jù)不受物理損壞、自然災(zāi)害、電力故障等因素的影響。存儲環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防盜、防蟲等措施，并定期進行檢查和維護。3.數(shù)據(jù)分類與歸檔：按照數(shù)據(jù)的類別、主題、時間等維度進行分類和歸檔，建立清晰的數(shù)據(jù)目錄結(jié)構(gòu)，便于數(shù)據(jù)的查找和管理。同時，應(yīng)建立數(shù)據(jù)索引和元數(shù)據(jù)管理機制，對數(shù)據(jù)的基本信息、來源、用途等進行記錄和維護，以便于快速了解數(shù)據(jù)的全貌。（四）數(shù)據(jù)訪問與使用1.權(quán)限管理：根據(jù)員工的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，設(shè)定不同的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限。權(quán)限應(yīng)遵循最小化原則，確保員工僅能訪問其工作所需的數(shù)據(jù)。權(quán)限管理應(yīng)定期進行審查和調(diào)整，以適應(yīng)業(yè)務(wù)變化和人員變動的需求。2.數(shù)據(jù)使用審批：對于涉及重要數(shù)據(jù)、敏感數(shù)據(jù)或超出員工正常權(quán)限的數(shù)據(jù)訪問和使用，應(yīng)進行嚴格的審批流程。審批人員應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)的性質(zhì)和使用目的，評估數(shù)據(jù)使用的必要性和安全性，并在審批通過后進行相應(yīng)的授權(quán)。3.數(shù)據(jù)使用規(guī)范：員工在使用數(shù)據(jù)時應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定，不得擅自篡改、泄露、出售或非法使用公司數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)使用應(yīng)僅限于公司內(nèi)部業(yè)務(wù)需要，如需對外提供數(shù)據(jù)，應(yīng)按照公司規(guī)定的流程進行審批，并簽訂相關(guān)保密協(xié)議。（五）數(shù)據(jù)共享1.共享原則：數(shù)據(jù)共享應(yīng)遵循合法、合規(guī)、必要、安全的原則，確保共享的數(shù)據(jù)符合公司和相關(guān)法律法規(guī)的要求，同時保障數(shù)據(jù)的安全性和保密性。2.共享流程：公司內(nèi)部各部門之間如需共享數(shù)據(jù)，應(yīng)填寫數(shù)據(jù)共享申請表，說明共享的數(shù)據(jù)內(nèi)容、共享目的、接收部門等信息，并提交給數(shù)據(jù)管理部門進行審核。審核通過后，數(shù)據(jù)管理部門應(yīng)按照規(guī)定的方式和權(quán)限進行數(shù)據(jù)共享操作。對于與外部機構(gòu)共享數(shù)據(jù)的情況，應(yīng)簽訂數(shù)據(jù)共享協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保數(shù)據(jù)共享過程的合法性和安全性。（六）數(shù)據(jù)清理與銷毀1.數(shù)據(jù)清理：定期對存儲的數(shù)據(jù)進行清理，刪除過期、無用或不再需要的數(shù)據(jù)。清理過程應(yīng)制定詳細的計劃和規(guī)則，確保清理操作的準確性和安全性。同時，應(yīng)對清理的數(shù)據(jù)進行記錄，以便于追溯和審計。2.數(shù)據(jù)銷毀：對于涉及公司機密、敏感信息或法律法規(guī)要求必須銷毀的數(shù)據(jù)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀方式可采用物理銷毀（如粉碎、焚燒等）或數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀的數(shù)據(jù)內(nèi)容、銷毀時間、銷毀方式、操作人員等信息，并由相關(guān)負責(zé)人簽字確認。四、數(shù)據(jù)質(zhì)量管理（一）質(zhì)量目標(biāo)明確數(shù)據(jù)質(zhì)量的各項指標(biāo)和目標(biāo)，如數(shù)據(jù)準確性率、完整性率、及時性率等，并定期對數(shù)據(jù)質(zhì)量進行評估和監(jiān)控，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量符合公司業(yè)務(wù)需求和相關(guān)標(biāo)準要求。（二）質(zhì)量監(jiān)控1.建立監(jiān)控機制：制定數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控計劃，定期對數(shù)據(jù)進行抽樣檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)質(zhì)量問題。監(jiān)控內(nèi)容包括數(shù)據(jù)的準確性、完整性、一致性、及時性等方面。2.異常數(shù)據(jù)處理：對于監(jiān)控過程中發(fā)現(xiàn)的異常數(shù)據(jù)，應(yīng)及時進行調(diào)查和分析，找出問題產(chǎn)生的原因，并采取相應(yīng)的措施進行整改。整改完成后，應(yīng)對整改效果進行驗證，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量得到有效提升。（三）質(zhì)量改進1.數(shù)據(jù)分析與總結(jié)：定期對數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控結(jié)果進行分析和總結(jié)，找出數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的共性和趨勢，為數(shù)據(jù)質(zhì)量管理的持續(xù)改進提供依據(jù)。2.改進措施制定與實施：根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，制定針對性的數(shù)據(jù)質(zhì)量改進措施，如優(yōu)化數(shù)據(jù)錄入流程、加強數(shù)據(jù)審核力度、完善數(shù)據(jù)質(zhì)量管理系統(tǒng)等。改進措施應(yīng)明確責(zé)任部門和人員，并設(shè)定合理的實施期限。在改進措施實施過程中，應(yīng)進行跟蹤和評估，確保改進措施的有效執(zhí)行。五、數(shù)據(jù)安全管理（一）安全策略1.制定安全策略：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點和數(shù)據(jù)安全需求，制定全面的數(shù)據(jù)安全策略，明確數(shù)據(jù)安全管理的目標(biāo)、原則、措施和流程。安全策略應(yīng)涵蓋數(shù)據(jù)的訪問控制、加密、備份恢復(fù)、安全審計等方面。2.策略更新與完善：隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展、技術(shù)進步和法律法規(guī)變化，及時對數(shù)據(jù)安全策略進行更新和完善，確保其有效性和適應(yīng)性。（二）訪問控制1.用戶認證與授權(quán)：采用多種身份認證方式，如用戶名/密碼、數(shù)字證書、生物識別等，確保用戶身份的真實性和合法性。根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限級別，進行精細的授權(quán)管理，限制用戶對數(shù)據(jù)的訪問范圍和操作權(quán)限。2.權(quán)限審計與監(jiān)控：建立權(quán)限審計機制，定期對用戶的權(quán)限使用情況進行審計和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常的權(quán)限操作。對于權(quán)限變更操作，應(yīng)進行嚴格的審批和記錄，確保權(quán)限管理的合規(guī)性。（三）數(shù)據(jù)加密1.加密策略制定：根據(jù)數(shù)據(jù)的敏感程度和安全需求，確定數(shù)據(jù)加密的范圍、方式和密鑰管理策略。對于重要的敏感數(shù)據(jù)，如客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等，應(yīng)采用加密技術(shù)進行保護。2.加密技術(shù)應(yīng)用：選擇合適的加密算法和加密工具，對數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中進行加密處理。確保加密密鑰的安全存儲和管理，定期更換加密密鑰，防止密鑰泄露導(dǎo)致數(shù)據(jù)被破解。（四）備份與恢復(fù)1.備份策略制定：制定完善的數(shù)據(jù)備份策略，明確備份的頻率、存儲介質(zhì)、存儲地點等。備份策略應(yīng)考慮數(shù)據(jù)的重要性、變化頻率和恢復(fù)時間目標(biāo)（RTO）、恢復(fù)點目標(biāo)（RPO）等因素。2.備份執(zhí)行與驗證：按照備份策略定期執(zhí)行數(shù)據(jù)備份操作，并對備份數(shù)據(jù)進行驗證，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。同時，定期進行恢復(fù)演練，檢驗備份恢復(fù)系統(tǒng)的有效性，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠快速恢復(fù)數(shù)據(jù)。（五）安全審計1.審計系統(tǒng)建設(shè)：建立數(shù)據(jù)安全審計系統(tǒng)，對數(shù)據(jù)訪問、操作、變更等行為進行全面記錄和審計。審計系統(tǒng)應(yīng)具備實時監(jiān)測、事件報警、日志存儲和分析等功能。2.審計數(shù)據(jù)分析與處理：定期對審計數(shù)據(jù)進行分析，發(fā)現(xiàn)潛在的安全風(fēng)險和違規(guī)行為。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行調(diào)查和處理，并采取相應(yīng)的改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。六、數(shù)據(jù)管理相關(guān)人員職責(zé)（一）數(shù)據(jù)管理部門職責(zé)1.制定和完善公司數(shù)據(jù)記錄與管理辦法，并監(jiān)督其執(zhí)行情況。2.負責(zé)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)、維護和優(yōu)化，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)的安全存儲。3.組織開展數(shù)據(jù)質(zhì)量管理工作，制定數(shù)據(jù)質(zhì)量指標(biāo)和監(jiān)控計劃，定期評估數(shù)據(jù)質(zhì)量，并推動數(shù)據(jù)質(zhì)量改進措施的實施。4.負責(zé)數(shù)據(jù)安全管理工作，制定數(shù)據(jù)安全策略和措施，實施數(shù)據(jù)訪問控制、加密、備份恢復(fù)等安全管理工作，并開展數(shù)據(jù)安全審計和監(jiān)督。5.協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的數(shù)據(jù)共享與交換工作，處理數(shù)據(jù)管理過程中的各類問題和糾紛。6.組織開展數(shù)據(jù)管理相關(guān)的培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的數(shù)據(jù)管理意識和技能。（二）數(shù)據(jù)收集人員職責(zé)1.按照規(guī)定的時間、范圍和方式收集業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和及時性。2.對收集到的數(shù)據(jù)進行初步整理和審核，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)人員溝通并進行修正。3.將收集到的數(shù)據(jù)準確無誤地錄入到指定的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中，并確保數(shù)據(jù)錄入的準確性和規(guī)范性。（三）數(shù)據(jù)錄入人員職責(zé)1.嚴格按照數(shù)據(jù)記錄要求和系統(tǒng)操作規(guī)范進行數(shù)據(jù)錄入，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.在錄入過程中進行必要的邏輯校驗，對不符合要求的數(shù)據(jù)及時提示并進行修正。3.配合數(shù)據(jù)審核人員進行數(shù)據(jù)審核工作，對審核中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。（四）數(shù)據(jù)審核人員職責(zé)1.對錄入的數(shù)據(jù)進行全面審核，檢查數(shù)據(jù)的準確性、完整性、合規(guī)性等方面。2.運用專業(yè)知識和經(jīng)驗，對數(shù)據(jù)進行分析和判斷，發(fā)現(xiàn)問題及時與錄入人員溝通并要求其進行整改。3.對審核通過的數(shù)據(jù)進行確認，并在系統(tǒng)中進行相應(yīng)的標(biāo)識，確保審核工作的嚴謹性和可靠性。（五）數(shù)據(jù)存儲管理人員職責(zé)1.根據(jù)數(shù)據(jù)的性質(zhì)和存儲要求，選擇合適的存儲介質(zhì)和存儲環(huán)境，確保數(shù)據(jù)的安全存儲。2.負責(zé)數(shù)據(jù)的分類、歸檔和索引管理工作，建立清晰的數(shù)據(jù)目錄結(jié)構(gòu)，便于數(shù)據(jù)的查找和使用。3.定期對存儲的數(shù)據(jù)進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。對存儲介質(zhì)進行定期備份和更換，防止數(shù)據(jù)丟失。4.按照規(guī)定的流程和權(quán)限進行數(shù)據(jù)訪問操作，確保數(shù)據(jù)的安全性。（六）數(shù)據(jù)使用人員職責(zé)1.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的權(quán)限和流程訪問和使用數(shù)據(jù)，不得擅自越權(quán)操作。2.在數(shù)據(jù)使用過程中，嚴格遵守公司的數(shù)據(jù)使用規(guī)范，不得篡改、泄露、出售或非法使用公司數(shù)據(jù)。3.對使用的數(shù)據(jù)進行妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)存在問題，應(yīng)及時向數(shù)據(jù)管理部門報告。