印章管理辦法繪畫版一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，規(guī)范印章使用行為，防范印章使用風(fēng)險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)、各子公司（以下統(tǒng)稱“公司”）印章的管理。（三）印章定義本辦法所稱印章，是指公司在對外交往與對內(nèi)管理中，用以證明公司身份、行使公司職權(quán)、確認(rèn)公司意志，具有法律效力的各類印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、部門章等。（四）管理原則印章管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、規(guī)范使用、嚴(yán)格監(jiān)督”的原則。二、印章的刻制（一）刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或單位，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并經(jīng)本部門或單位負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司辦公室。2.公司辦公室對《印章刻制申請表》進(jìn)行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）刻制流程1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的印章刻制單位刻制印章。2.印章刻制單位應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司要求刻制印章，并在印章刻制完成后，將印章及印模交付公司辦公室。3.公司辦公室對新刻制的印章進(jìn)行驗(yàn)收，檢查印章的規(guī)格、材質(zhì)、字體、圖案等是否符合要求，印模是否清晰、完整。驗(yàn)收合格后，填寫《印章驗(yàn)收登記表》，并將印章及印模移交使用部門或單位。（三）印章備案1.公司新刻制的印章，應(yīng)在刻制完成后10個工作日內(nèi)，由公司辦公室統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)辦理印章備案手續(xù)。2.辦理印章備案手續(xù)時，應(yīng)提交以下材料：營業(yè)執(zhí)照副本原件及復(fù)印件；法定代表人身份證明書及身份證復(fù)印件；印章刻制申請表；印章印模。三、印章的保管（一）保管責(zé)任1.公司公章、法定代表人章由公司辦公室指定專人保管；合同專用章由公司合同管理部門指定專人保管；財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章由公司財(cái)務(wù)部門指定專人保管；部門章由各部門指定專人保管。2.印章保管人應(yīng)與公司簽訂《印章保管責(zé)任書》，明確保管責(zé)任和義務(wù)。（二）保管要求1.印章保管人應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全。印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.印章保管人不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自委托他人保管印章。如因特殊原因需要委托他人保管印章的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理書面委托手續(xù)。3.印章保管人應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告公司辦公室，并采取相應(yīng)的措施。（三）印章交接1.印章保管人因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章的，應(yīng)填寫《印章交接登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、交接時間、交接雙方等信息，并經(jīng)交接雙方簽字確認(rèn)后，報公司辦公室備案。2.公司辦公室應(yīng)派人監(jiān)交印章交接過程，確保印章交接手續(xù)齊全、規(guī)范。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章主要用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報表等的簽署；法定代表人章主要用于公司法定代表人授權(quán)的對外事項(xiàng)的簽署；合同專用章主要用于公司對外簽訂合同、協(xié)議等；財(cái)務(wù)專用章主要用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等；發(fā)票專用章主要用于公司開具發(fā)票等；部門章主要用于本部門內(nèi)部的文件、通知、報表等的簽署。2.印章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍進(jìn)行，不得超出范圍使用。（二）使用流程1.用印申請因工作需要使用印章的部門或單位，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)本部門或單位負(fù)責(zé)人審核簽字后，報印章保管人。印章保管人對《印章使用申請表》進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括用印事項(xiàng)是否符合規(guī)定的使用范圍、用印文件是否已經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批、用印文件內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整等。審核無誤后，在《印章使用申請表》上簽字確認(rèn)，并將《印章使用申請表》報公司辦公室主任審批。2.用印審批公司辦公室主任對《印章使用申請表》進(jìn)行審批，審批同意后，在《印章使用申請表》上簽字確認(rèn)，并將《印章使用申請表》返回印章保管人。3.用印登記印章保管人根據(jù)審批后的《印章使用申請表》，在《印章使用登記簿》上進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄用印日期、用印部門或單位、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印人等信息。4.用印蓋章印章保管人按照《印章使用申請表》和《印章使用登記簿》的記錄，在用印文件上加蓋印章，并確保印章清晰、端正、完整。5.用印歸檔用印完成后，印章保管人應(yīng)將《印章使用申請表》、《印章使用登記簿》、用印文件等資料進(jìn)行整理歸檔，妥善保管。（三）特殊情況用印1.緊急情況下需要使用印章的，可先電話請示公司領(lǐng)導(dǎo)同意后使用印章，但事后應(yīng)及時補(bǔ)辦用印手續(xù)。2.因異地工作等特殊原因無法在公司內(nèi)使用印章的，可由印章保管人將印章攜帶至異地，并按照本辦法規(guī)定的使用流程進(jìn)行用印。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因，導(dǎo)致印章不再使用的；2.印章?lián)p壞、遺失等原因，需要更換印章的；3.其他原因需要停用印章的。（二）停用流程1.印章保管人發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，應(yīng)填寫《印章停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因、停用時間等信息，并經(jīng)本部門或單位負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司辦公室。2.公司辦公室對《印章停用申請表》進(jìn)行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，公司辦公室負(fù)責(zé)發(fā)布印章停用通知，并將停用印章收回。（三）銷毀流程1.停用的印章應(yīng)及時進(jìn)行銷毀，防止印章流失。2.印章銷毀前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、數(shù)量、銷毀原因、銷毀時間等信息，并經(jīng)本部門或單位負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司辦公室。3.公司辦公室對《印章銷毀申請表》進(jìn)行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，公司辦公室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印章銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。印章銷毀應(yīng)采用粉碎、熔毀等方式進(jìn)行，確保印章無法恢復(fù)使用。5.印章銷毀完成后，應(yīng)填寫《印章銷毀登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、銷毀人等信息，并經(jīng)銷毀人、監(jiān)督人簽字確認(rèn)后，報公司辦公室備案。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司辦公室負(fù)責(zé)對公司印章管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況；2.印章的刻制、保管、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)的管理情況；3.印章使用的合規(guī)性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性等情況；4.印章保管人的履職情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：公司辦公室定期對公司印章管理情況進(jìn)行檢查，檢查周期為每季度一次。2.不定期抽查：公司辦公室不定期對公司印章管理情況進(jìn)行抽查，抽查內(nèi)容包括印章使用記錄、印章保管情況等。3.專項(xiàng)檢查：根據(jù)工作需要，公司辦公室可對公司印章管理中的某一專項(xiàng)工作進(jìn)行檢查，如印章使用合規(guī)性檢查、印章保管安全檢查等。（四）問題處理1.公司辦公室在監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)印章管理存在問題的，應(yīng)及時下達(dá)《印章管理整改通知書》，要求相關(guān)部門或單位限期整改。2.相關(guān)部門或單位應(yīng)按照《印章管