中小學(xué)檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)中小學(xué)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，有效保護(hù)和利用檔案資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供有力支持，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合中小學(xué)實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于各級(jí)各類中小學(xué)檔案的管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)可靠原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案服務(wù)效率。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案信息不泄露、不丟失，維護(hù)檔案的保密性和安全性。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）管理機(jī)構(gòu)學(xué)校應(yīng)設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)全校檔案的集中統(tǒng)一管理。綜合檔案室應(yīng)隸屬于學(xué)校辦公室或其他合適的職能部門，接受學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)的直接領(lǐng)導(dǎo)。（二）人員配備1.學(xué)校應(yīng)配備專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉學(xué)校各項(xiàng)工作流程。2.檔案管理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)做好交接工作。（三）職責(zé)分工1.學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督學(xué)校檔案工作，將檔案工作納入學(xué)校整體工作計(jì)劃，保障檔案工作所需的經(jīng)費(fèi)和設(shè)備。定期研究解決檔案工作中的重大問題，協(xié)調(diào)檔案工作與其他工作的關(guān)系。2.檔案管理人員職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施學(xué)校檔案管理制度。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、齊全完整。建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為學(xué)校工作提供決策依據(jù)。組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校各部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期組織檔案工作培訓(xùn)和交流活動(dòng)。3.各部門兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類工作，定期將整理好的檔案移交學(xué)校綜合檔案室。協(xié)助學(xué)校綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)歸還檔案。按照學(xué)校檔案管理制度，做好本部門檔案的安全保管工作，確保檔案不丟失、不損壞。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍學(xué)校檔案收集范圍包括以下各類文件材料：1.黨群工作類學(xué)校黨組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議等文件材料。黨員名冊(cè)、入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、黨員組織關(guān)系介紹信等黨員管理材料。學(xué)校工會(huì)、共青團(tuán)、少先隊(duì)等群眾組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、活動(dòng)記錄等文件材料。2.行政管理類學(xué)校行政工作的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、工資福利等文件材料。學(xué)校會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件材料。學(xué)校對(duì)外聯(lián)絡(luò)、交流合作等文件材料。3.教育教學(xué)類學(xué)校教學(xué)工作計(jì)劃、總結(jié)、教學(xué)大綱、教學(xué)日歷、課程表等文件材料。教師教案、教學(xué)課件、教學(xué)反思、學(xué)生作業(yè)批改記錄等教學(xué)業(yè)務(wù)材料。學(xué)生學(xué)籍檔案，包括學(xué)生入學(xué)登記表、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄、畢業(yè)登記表等。學(xué)校教育科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、成果鑒定等文件材料。學(xué)校體育、藝術(shù)、衛(wèi)生等教育工作的文件材料。4.教師業(yè)務(wù)類教師個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，包括教師學(xué)歷證書、教師資格證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書、繼續(xù)教育證書等。教師教學(xué)工作量統(tǒng)計(jì)、教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)、教學(xué)成果獎(jiǎng)勵(lì)等文件材料。教師參加培訓(xùn)、進(jìn)修、學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)的文件材料。5.學(xué)生管理類學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)材料，包括學(xué)生品德表現(xiàn)、學(xué)業(yè)水平、身心健康、藝術(shù)素養(yǎng)、社會(huì)實(shí)踐等方面的評(píng)價(jià)記錄。學(xué)生獎(jiǎng)懲材料，包括三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金、違紀(jì)處分等文件材料。學(xué)生心理健康檔案、體質(zhì)健康檔案等專項(xiàng)檔案。6.財(cái)務(wù)資產(chǎn)類學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)文件材料。學(xué)校固定資產(chǎn)臺(tái)賬、購置合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、報(bào)廢處置等文件材料。學(xué)校收費(fèi)文件、票據(jù)等財(cái)務(wù)收費(fèi)管理材料。7.后勤管理類學(xué)校校園建設(shè)規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件等校園建設(shè)檔案。學(xué)校后勤保障工作的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件材料。學(xué)校食堂管理、宿舍管理、水電維修等后勤服務(wù)工作的文件材料。學(xué)校物資采購、供應(yīng)、庫存管理等文件材料。8.聲像實(shí)物類學(xué)校重大活動(dòng)、會(huì)議、教學(xué)實(shí)踐等的照片、錄像、錄音等聲像資料。學(xué)校獲得的榮譽(yù)獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、證書等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照學(xué)校檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)有效，字跡清晰、圖表工整，載體應(yīng)符合耐久性要求。3.對(duì)破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案質(zhì)量。（三）整理方法1.分類學(xué)校檔案按照上述收集范圍分為黨群工作類、行政管理類、教育教學(xué)類、教師業(yè)務(wù)類、學(xué)生管理類、財(cái)務(wù)資產(chǎn)類、后勤管理類、聲像實(shí)物類等八大類。每大類下可根據(jù)檔案內(nèi)容和形成時(shí)間等因素進(jìn)一步細(xì)分小類。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用年度類別順序號(hào)的方式編制，例如：2023JY001，表示2023年教育教學(xué)類第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。檔案目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式多份，分別存放于檔案庫房、查閱室等。4.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料應(yīng)進(jìn)行修整和裱糊，然后按照一定順序進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固整齊，不掉頁、不壓字，便于查閱和保管。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆場(chǎng)所，保持通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。（二）保管設(shè)備1.檔案架應(yīng)選用堅(jiān)固耐用、便于分類存放檔案的檔案架，檔案架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰。2.溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備配備溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備，確保檔案庫房溫濕度符合要求。一般溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.防火防盜設(shè)備安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火設(shè)備、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房安全。4.防蟲防鼠設(shè)備放置防蟲藥品、防鼠器材等，防止檔案遭受蟲害和鼠害。（三）保管期限學(xué)校檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。1.永久保管的檔案學(xué)校重要的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、決議等文件材料。學(xué)校機(jī)構(gòu)演變、干部任免等重要文件材料。學(xué)校教育教學(xué)改革、科研成果等具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的文件材料。學(xué)校財(cái)務(wù)決算、固定資產(chǎn)臺(tái)賬等重要財(cái)務(wù)資產(chǎn)文件材料。學(xué)校獲得的重要榮譽(yù)、獎(jiǎng)勵(lì)等文件材料。2.定期保管的檔案學(xué)校一般性的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料，保管期限為10年。學(xué)校教學(xué)業(yè)務(wù)材料、學(xué)生學(xué)籍檔案等，保管期限為30年。（四）檔案整理與上架檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和核對(duì)，確保檔案整理規(guī)范、編號(hào)準(zhǔn)確、目錄清晰。檔案整理完成后，應(yīng)及時(shí)上架存放，按照類別和保管期限依次排列，便于查找和利用。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度，不得損害國家利益和學(xué)校聲譽(yù)。2.服務(wù)學(xué)校工作原則檔案利用應(yīng)圍繞學(xué)校中心工作，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。3.保密安全原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。同時(shí)，要做好檔案利用登記和歸還工作，保證檔案安全。（二）利用方式1.查閱學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校綜合檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱學(xué)校內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案材料，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校綜合檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋“檔案復(fù)制專用章”。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、歸還日期等。檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查閱。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.學(xué)校應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員會(huì)同學(xué)校有關(guān)部門組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，確定檔案的存毀。對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容與《檔案銷毀清冊(cè)》是否一致，確保銷毀檔案準(zhǔn)確無誤。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并注明銷毀日期?！稒n案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)學(xué)校應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)學(xué)校重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)選用適合學(xué)校檔案管理的軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計(jì)等功能。3.檔案信息資源共享建立檔案信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部各部門之間檔案信息的共享與交流，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。（三）安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，建立健全檔案信息安全制度，明確信息安全責(zé)任。2.采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻、入侵檢測(cè)等技術(shù)措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。3.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制學(xué)校應(yīng)建立檔案工作監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管條件、檔案利用服務(wù)等方面。（二）檢查方式1.定期檢查學(xué)校每年至少組織一次檔案工作全面檢查，對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行實(shí)地查看和查閱檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.專項(xiàng)檢查根據(jù)學(xué)校檔案工作實(shí)際情況，不定期開展專項(xiàng)檢查，如