業(yè)務(wù)專用章管理辦法一、總則（一）目的為加強公司業(yè)務(wù)專用章的管理，規(guī)范業(yè)務(wù)專用章的使用，防范風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬分支機構(gòu)在業(yè)務(wù)活動中涉及業(yè)務(wù)專用章的使用與管理。（三）定義業(yè)務(wù)專用章是公司在開展特定業(yè)務(wù)活動時，用于證明業(yè)務(wù)事項、確認(rèn)業(yè)務(wù)關(guān)系等具有法律效力的印章。（四）基本原則1.依法合規(guī)原則：業(yè)務(wù)專用章的使用必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.專人專管原則：明確專人負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)專用章的保管和使用，確保責(zé)任落實。3.審批規(guī)范原則：嚴(yán)格執(zhí)行使用審批程序，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。4.風(fēng)險防范原則：充分評估使用業(yè)務(wù)專用章可能帶來的風(fēng)險，采取有效措施加以防范。二、業(yè)務(wù)專用章的種類及用途（一）合同專用章用于簽訂各類經(jīng)濟合同、業(yè)務(wù)協(xié)議等具有法律約束力的文件。（二）財務(wù)專用章用于辦理公司財務(wù)收支、結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)，如開具發(fā)票、收據(jù)、支票等。（三）發(fā)票專用章專門用于開具發(fā)票時加蓋，以確認(rèn)發(fā)票的真實性和有效性。（四）報關(guān)專用章用于辦理進出口貨物報關(guān)業(yè)務(wù)，證明報關(guān)行為的合法性。（五）其他業(yè)務(wù)專用章根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)設(shè)立的用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的專用章，如投標(biāo)專用章、資質(zhì)證書專用章等，其用途由公司在設(shè)立時明確規(guī)定。三、業(yè)務(wù)專用章的刻制與啟用（一）刻制申請各部門因業(yè)務(wù)需要刻制業(yè)務(wù)專用章時，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)專用章刻制申請表》，詳細(xì)說明刻制原因、印章名稱、用途、使用范圍等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）刻制審批公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況進行審批，同意刻制的，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)?？讨茦I(yè)務(wù)專用章必須選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，確保印章質(zhì)量和安全性。（三）印章備案新刻制的業(yè)務(wù)專用章在啟用前，行政部門應(yīng)將印章樣式、規(guī)格、啟用時間等信息報公安機關(guān)備案，并留存印章印模。同時，將印章相關(guān)信息錄入公司印章管理系統(tǒng)，建立印章檔案。（四）啟用通知行政部門在業(yè)務(wù)專用章刻制完成并備案后，應(yīng)及時發(fā)布啟用通知，明確印章的啟用時間、使用范圍、保管人員等事項，確保各部門知曉并正確使用。四、業(yè)務(wù)專用章的保管（一）保管人員確定各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)專用章的保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公司業(yè)務(wù)流程和印章管理規(guī)定。保管人員一經(jīng)確定，不得隨意更換，如因工作變動等原因需要更換保管人員的，應(yīng)及時辦理交接手續(xù)。（二）保管方式業(yè)務(wù)專用章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、專用印章盒等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。嚴(yán)禁將業(yè)務(wù)專用章隨意放置或交予他人代管。（三）保管要求1.保管人員應(yīng)妥善保管業(yè)務(wù)專用章，確保印章安全，不得遺失、損壞或擅自將印章帶出辦公場所。2.如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)專用章有損壞、遺失等情況，保管人員應(yīng)立即向部門負(fù)責(zé)人報告，并采取相應(yīng)的補救措施，如掛失、聲明作廢等，同時報行政部門備案。3.非工作時間，業(yè)務(wù)專用章原則上應(yīng)存放在公司指定的保險柜中，如有特殊情況需要帶出的，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)，使用完畢后及時歸還。五、業(yè)務(wù)專用章的使用（一）使用范圍業(yè)務(wù)專用章必須嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍使用，不得超出范圍使用或用于其他非法目的。具體使用范圍以公司相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)專用章啟用通知為準(zhǔn)。（二）使用審批1.填寫《業(yè)務(wù)專用章使用申請表》：使用業(yè)務(wù)專用章時，使用人應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)專用章使用申請表》，詳細(xì)說明使用事項、使用文件名稱、使用份數(shù)、使用日期等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。2.部門負(fù)責(zé)人審核：使用人所在部門負(fù)責(zé)人對使用事項的真實性、必要性進行審核，簽字同意后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批：公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)情況進行審批，審批通過后方可使用業(yè)務(wù)專用章。對于重大業(yè)務(wù)事項或涉及金額較大的合同協(xié)議等，應(yīng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）用印登記1.建立用印登記簿：行政部門應(yīng)建立《業(yè)務(wù)專用章用印登記簿》，詳細(xì)記錄每次用印的時間、申請人、使用事項、文件名稱、份數(shù)、審批人等信息。2.用印登記要求：用印登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，不得漏登、錯登。用印登記簿應(yīng)妥善保管，以備查閱。（四）用印操作1.用印場所：業(yè)務(wù)專用章的使用應(yīng)在公司內(nèi)部指定的場所進行，不得在公司以外的地方使用。2.用印方式：用印時，保管人員應(yīng)認(rèn)真核對用印文件內(nèi)容與審批內(nèi)容是否一致，在用印文件上正確加蓋業(yè)務(wù)專用章，并確保印章清晰、端正。3.用印份數(shù)控制：嚴(yán)格按照審批的用印份數(shù)進行用印，不得擅自多印。如需增加用印份數(shù)，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。六、業(yè)務(wù)專用章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)變更等原因，業(yè)務(wù)專用章不再使用的。2.業(yè)務(wù)專用章?lián)p壞、遺失或被盜，無法繼續(xù)使用的。3.其他需要停用業(yè)務(wù)專用章的情形。（二）停用通知業(yè)務(wù)專用章停用后，行政部門應(yīng)及時發(fā)布停用通知，明確停用時間、印章名稱等信息，并通知各部門停止使用該印章。（三）印章收繳行政部門負(fù)責(zé)收繳停用的業(yè)務(wù)專用章，并與保管人員進行核對，確保印章收回。收繳的印章應(yīng)妥善保管，防止遺失或誤用。（四）銷毀程序1.提出銷毀申請：行政部門填寫《業(yè)務(wù)專用章銷毀申請表》，說明銷毀原因、印章名稱、數(shù)量等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批銷毀：公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請進行審批，同意銷毀的，由行政部門組織實施銷毀工作。3.銷毀方式：業(yè)務(wù)專用章的銷毀應(yīng)采用粉碎、熔化等不可恢復(fù)的方式進行，確保印章信息無法再被利用。4.銷毀記錄：行政部門應(yīng)記錄銷毀過程，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。七、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查：行政部門應(yīng)定期對業(yè)務(wù)專用章的保管和使用情況進行檢查，確保印章管理規(guī)范、使用安全。2.不定期抽查：公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對業(yè)務(wù)專用章的使用情況進行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.檢查內(nèi)容：檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用審批是否規(guī)范、用印登記是否完整、印章使用范圍是否符合規(guī)定等。（二）責(zé)任追究1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自使用業(yè)務(wù)專用章、未按規(guī)定審批用印、保管不善導(dǎo)致印章遺失或損壞等行為，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處罰。2.如因業(yè)務(wù)專用章使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟損失或法律糾紛的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事