高等檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本校各部門(mén)、各單位以及所屬各類機(jī)構(gòu)在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，各類檔案由學(xué)校檔案部門(mén)集中保管，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)可靠原則檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史面貌和實(shí)際情況，歸檔的文件材料必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，嚴(yán)禁偽造和篡改。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，充分發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)校發(fā)展提供有效支持。二、管理體制與職責(zé)（一）管理體制學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，歸口管理全校檔案工作，接受學(xué)校辦公室的領(lǐng)導(dǎo)，并在業(yè)務(wù)上接受上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）檔案部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本校檔案工作規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，編制檔案檢索工具、參考資料和專題匯編，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)。5.組織開(kāi)展檔案宣傳、教育和培訓(xùn)工作，提高全校師生員工的檔案意識(shí)，促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化和科學(xué)化。6.對(duì)校內(nèi)各部門(mén)、各單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案工作考核評(píng)估，推動(dòng)全校檔案工作協(xié)調(diào)發(fā)展。7.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案行政管理部門(mén)及其他相關(guān)單位的聯(lián)系與溝通，及時(shí)報(bào)送檔案工作情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（三）各部門(mén)、各單位職責(zé)1.各部門(mén)、各單位應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，配備專（兼）職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位檔案的收集、整理、立卷和移交等工作，并接受學(xué)校檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。2.建立健全本部門(mén)、本單位的檔案管理制度，將檔案工作納入工作計(jì)劃和崗位職責(zé)，確保檔案工作的正常開(kāi)展。3.負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)、本單位形成的文件材料進(jìn)行及時(shí)收集、整理，按照學(xué)校檔案部門(mén)的要求進(jìn)行分類、編目，定期向?qū)W校檔案部門(mén)移交歸檔。4.積極配合學(xué)校檔案部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)。三、文件材料的形成與歸檔（一）文件材料的形成1.學(xué)校各部門(mén)、各單位在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物等各種載體形式，均應(yīng)按照本辦法的規(guī)定進(jìn)行收集、整理和歸檔。2.文件材料的形成應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的原則，確保文件材料能夠全面反映學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況。3.學(xué)校工作人員應(yīng)按照各自的職責(zé)和工作流程，及時(shí)形成并妥善保管工作中產(chǎn)生的文件材料，防止文件材料的散失、損壞或丟失。（二）文件材料的歸檔范圍1.黨群工作類包括學(xué)校黨委、紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委等黨群部門(mén)在工作中形成的各類文件材料，如會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要活動(dòng)記錄等。2.行政管理類包括學(xué)校行政部門(mén)在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的各類文件材料，如學(xué)校規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要文件、合同協(xié)議等。3.教學(xué)類包括學(xué)校教學(xué)管理部門(mén)、各教學(xué)單位在教學(xué)活動(dòng)中形成的各類文件材料，如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、講稿、教材、試卷、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）等。4.科學(xué)研究類包括學(xué)?？蒲泄芾聿块T(mén)、各科研單位在科研項(xiàng)目研究過(guò)程中形成的各類文件材料，如科研項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、任務(wù)書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、研究報(bào)告、論文著作、科研成果鑒定材料、科研獎(jiǎng)勵(lì)材料等。5.產(chǎn)品生產(chǎn)類包括學(xué)校校辦產(chǎn)業(yè)、科技開(kāi)發(fā)等部門(mén)在產(chǎn)品生產(chǎn)、技術(shù)開(kāi)發(fā)過(guò)程中形成的各類文件材料，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品銷售合同等。6.基本建設(shè)類包括學(xué)?；窘ㄔO(shè)管理部門(mén)在校園規(guī)劃、工程建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件材料，如工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗(yàn)收文件等。7.儀器設(shè)備類包括學(xué)校設(shè)備管理部門(mén)在儀器設(shè)備購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等過(guò)程中形成的各類文件材料，如設(shè)備申購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)、維護(hù)記錄、報(bào)廢審批文件等。8.財(cái)會(huì)類包括學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各類文件材料，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、預(yù)算決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。9.聲像類包括學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料，如重要會(huì)議、重大活動(dòng)、教學(xué)實(shí)踐、科研成果展示等的記錄。10.實(shí)物類包括學(xué)校在各項(xiàng)工作中獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、印章等實(shí)物檔案。（三）文件材料的歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清楚，簽署完備，制成材料符合檔案長(zhǎng)期保存的要求。2.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可利用性。同時(shí)，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集和整理，建立電子文件與紙質(zhì)文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系。3.聲像文件應(yīng)圖像清晰，聲音清楚，載體質(zhì)量良好，并注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等要素。4.實(shí)物檔案應(yīng)保持原貌，進(jìn)行必要的整理和標(biāo)識(shí)，注明獲得時(shí)間、來(lái)源、相關(guān)事件等信息。5.文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類整理，遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。6.歸檔的文件材料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行編目，編制卷內(nèi)文件目錄、備考表等，確保檔案檢索的準(zhǔn)確性和便捷性。（四）文件材料的歸檔時(shí)間1.學(xué)校各部門(mén)、各單位應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢，并向?qū)W校檔案部門(mén)移交。2.科研項(xiàng)目文件材料應(yīng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔；基建工程項(xiàng)目文件材料應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔；儀器設(shè)備文件材料應(yīng)在設(shè)備驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔。3.聲像、實(shí)物等特殊載體檔案應(yīng)在相關(guān)活動(dòng)結(jié)束或物品接收后及時(shí)整理歸檔。四、檔案的整理與保管（一）檔案的整理1.學(xué)校檔案部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)接收的檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理。2.檔案整理應(yīng)遵循全宗原則，將本校形成的檔案作為一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理，保持檔案之間的歷史聯(lián)系和系統(tǒng)性。3.檔案整理應(yīng)按照檔案的分類方案進(jìn)行分類，將不同門(mén)類、不同載體的檔案分別整理，便于保管和利用。4.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照卷、件的形式進(jìn)行整理，編制卷內(nèi)文件目錄、備考表等，填寫(xiě)檔號(hào)、年度、保管期限等項(xiàng)目，裝訂整齊，編目準(zhǔn)確。5.電子檔案應(yīng)按照電子文件管理的要求進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)、編號(hào)標(biāo)識(shí)，并與紙質(zhì)檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。6.聲像檔案應(yīng)按照載體形式進(jìn)行整理，編制聲像檔案目錄，注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行數(shù)字化處理，以便長(zhǎng)期保存和利用。7.實(shí)物檔案應(yīng)按照類別進(jìn)行整理，編制實(shí)物檔案目錄，注明實(shí)物名稱、來(lái)源、獲得時(shí)間等信息，并進(jìn)行妥善保管。（二）檔案的保管1.學(xué)校檔案部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對(duì)不同載體的檔案應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施，紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，避免直接接觸地面和墻壁；電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲(chǔ)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和檢查；聲像檔案應(yīng)存放在防磁、防潮的專用載體中；實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，妥善保護(hù)。4.建立健全檔案保管制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對(duì)已到保管期限的檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。5.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，非檔案工作人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、消防器材等，確保檔案庫(kù)房的安全。五、檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）檔案的利用1.學(xué)校檔案部門(mén)應(yīng)積極開(kāi)展檔案利用工作，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。2.建立健全檔案查閱、借閱制度，明確檔案利用的范圍、程序和要求。本校師生員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案部門(mén)查閱。外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)學(xué)校檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.檔案查閱應(yīng)在檔案部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱紀(jì)律，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、拆散或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案部門(mén)同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.檔案借閱應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，確保檔案的安全和完整。5.檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)利用需求，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，編制檔案檢索工具、參考資料和專題匯編，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供有針對(duì)性的檔案信息服務(wù)。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)檔案編研工作，開(kāi)展檔案文化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能。（二）檔案的統(tǒng)計(jì)1.學(xué)校檔案部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案工作動(dòng)態(tài)，為學(xué)校檔案工作決策提供依據(jù)。2.檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容應(yīng)包括檔案數(shù)量、種類、載體形式、保管期限、利用情況等方面的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照國(guó)家檔案行政管理部門(mén)和上級(jí)主管部門(mén)的要求定期報(bào)送。3.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時(shí)、全面，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠。檔案部門(mén)應(yīng)定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核和分析，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施加以解決。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案的鑒定1.學(xué)校檔案部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.成立檔案鑒定工作小組，由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案專業(yè)人員組成。鑒定工作小組應(yīng)按照檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限和存毀。對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)。（二）檔案的銷毀1.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。檔案銷毀工作應(yīng)在檔案鑒