檔案管理辦法app一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，提高檔案利用效率，確保檔案的完整、準確、安全，結(jié)合公司/組織實際情況，特制定本檔案管理辦法app（以下簡稱“本app”）。本app的使用旨在規(guī)范檔案管理流程，實現(xiàn)檔案的電子化管理，方便公司/組織內(nèi)部人員對檔案的查閱、借閱、存儲等操作，提升檔案管理工作的科學性、規(guī)范性和高效性。（二）適用范圍本app適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工。涵蓋公司/組織在經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)活動、行政管理等過程中形成的各類具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等檔案信息。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司/組織的各項活動，確保檔案的完整性，不得擅自篡改、偽造檔案信息。3.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分考慮公司/組織內(nèi)部人員對檔案利用的需求，通過app提供便捷的檔案查詢、借閱等服務(wù)，提高檔案利用效率。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取有效的安全防護措施，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司/組織檔案管理制度，包括本app的使用規(guī)范和流程。2.組織開展檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作，并將相關(guān)信息錄入本app。3.負責檔案的數(shù)字化處理，確保檔案信息在app中的準確存儲和有效利用。4.對公司/組織內(nèi)部各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期對檔案管理情況進行評估和總結(jié)。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計。6.負責檔案安全保密工作，制定安全保密制度，采取必要的安全防護措施，確保檔案信息安全。（二）各部門檔案管理職責1.負責本部門檔案的收集、整理、初步分類工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案管理的日常工作，配合檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作。3.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門產(chǎn)生的各類檔案信息錄入本app，協(xié)助檔案管理部門做好檔案信息的更新和維護。4.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門檔案的安全保密工作，確保檔案信息不泄露。（三）員工檔案管理職責1.員工應(yīng)妥善保管個人在工作中形成的各類文件、資料，并按照公司/組織檔案管理要求及時移交至所在部門檔案管理人員。2.員工如需查閱、借閱公司/組織檔案，應(yīng)按照規(guī)定的流程在本app上提交申請，經(jīng)審批同意后方可進行操作。3.嚴格遵守檔案安全保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案信息。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司/組織的各類規(guī)章制度、會議文件、工作計劃與總結(jié)、行政公文、人事檔案、印章管理、證照管理等檔案。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋公司/組織在經(jīng)營業(yè)務(wù)活動中形成的各類合同協(xié)議、市場調(diào)研資料、銷售數(shù)據(jù)、采購記錄、生產(chǎn)計劃與報表、質(zhì)量控制文件等檔案。3.財務(wù)管理類：包含財務(wù)預(yù)算、決算報告、會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告等檔案。4.項目管理類：涉及公司/組織各類項目的立項文件、項目計劃、項目進度報告、項目驗收文件等檔案。5.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項目文檔、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、專利申請文件、技術(shù)標準等檔案。6.客戶關(guān)系管理類：如客戶信息、客戶溝通記錄、客戶投訴處理文件等檔案。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：1.采用層次編碼法，由一級分類代碼、二級分類代碼、順序號組成。2.一級分類代碼用大寫字母表示，對應(yīng)上述檔案分類中的各類別，如“A”代表行政管理類，“B”代表業(yè)務(wù)管理類等。3.二級分類代碼用兩位數(shù)字表示，根據(jù)一級分類下的具體類別進一步細分，如“A01”表示規(guī)章制度，“A02”表示會議文件等。4.順序號用四位數(shù)字表示，按照檔案形成的時間順序或歸檔順序依次編號。例如，一份行政管理類的規(guī)章制度文件，編號為“A010001”；一份業(yè)務(wù)管理類的銷售合同，編號為“B050002”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集的范圍、內(nèi)容和要求，定期對本部門產(chǎn)生的檔案進行收集整理。2.檔案管理人員應(yīng)主動關(guān)注公司/組織各項活動，及時收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的完整性。3.對于重要會議、重大活動等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集，確保檔案信息的及時記錄。4.員工應(yīng)按照公司/組織檔案管理規(guī)定，主動將個人工作中形成的具有保存價值的文件、資料移交至所在部門檔案管理人員。（二）檔案整理1.檔案管理人員收到檔案后，應(yīng)按照檔案分類標準進行整理。對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.對檔案進行分類裝訂，同一類別的檔案應(yīng)按照一定的順序排列，如時間順序、重要程度等。3.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并建立電子檔案索引，便于查詢。4.在整理過程中，對破損、褪色的檔案應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。五、檔案的保管（一）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)分類存放在檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要規(guī)章制度、年度財務(wù)報告、重大合同協(xié)議、營業(yè)執(zhí)照等具有長遠歷史價值和法律依據(jù)的文件。3.長期保管的檔案保管期限一般為10年至50年，如一般性業(yè)務(wù)合同、中期財務(wù)報表、重要項目文件等。4.短期保管的檔案保管期限一般為1年至10年，如一般性行政文件、臨時性項目資料等。5.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實際價值，及時調(diào)整檔案的保管期限或進行銷毀處理。（三）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全管理。檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。2.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作。定期檢查檔案保管設(shè)備的運行情況，確保設(shè)備正常運行。3.對檔案管理人員進行安全保密教育，提高安全意識，嚴格遵守檔案安全保密規(guī)定。嚴禁在非工作時間私自查閱、復(fù)制檔案信息。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時采取措施，保護檔案安全，并按照規(guī)定向上級報告。六、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員根據(jù)工作需要，可在本app上申請查閱檔案。查閱權(quán)限根據(jù)人員職務(wù)和工作需求進行設(shè)定。2.一般員工查閱與其工作相關(guān)的檔案；部門負責人可查閱本部門及相關(guān)業(yè)務(wù)的檔案；檔案管理部門負責人可查閱公司/組織所有檔案，但涉及機密的檔案需經(jīng)授權(quán)。3.對于涉及公司/組織機密的檔案，如商業(yè)秘密、財務(wù)機密、人事機密等，應(yīng)嚴格限制查閱權(quán)限，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準方可查閱。（二）查閱流程1.申請人在本app上提交檔案查閱申請，填寫查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、預(yù)計查閱時間等信息。2.申請?zhí)峤缓?，系統(tǒng)自動將申請發(fā)送至檔案管理部門進行審批。檔案管理部門根據(jù)申請人的查閱權(quán)限進行審核，如申請權(quán)限不足，應(yīng)駁回申請并說明原因。3.審批通過后，檔案管理部門根據(jù)申請?zhí)峁n案查閱服務(wù)。對于紙質(zhì)檔案，檔案管理人員應(yīng)在指定地點提供查閱，并做好查閱登記；對于電子檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限提供在線查閱或下載服務(wù)。4.申請人查閱檔案時，應(yīng)嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案。（三）借閱管理1.因工作需要借閱檔案的，申請人應(yīng)在本app上提交借閱申請，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息。2.借閱申請經(jīng)審批同意后，檔案管理部門按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔相應(yīng)的賠償責任。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如無問題，辦理歸還手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、實際價值等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。3.對于已過保管期限且無保存價值的檔案，鑒定小組應(yīng)填寫檔案鑒定意見書，提出銷毀意見。（二）銷毀流程1.檔案鑒定意見書經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序進行檔案銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀清冊歸檔保存。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。八、附則（一）解釋權(quán)本檔案管理辦法app由公司/組織檔案管理部門負責解釋。在執(zhí)行過程中，如遇問題或需要進一步明確相關(guān)規(guī)定，由檔案管理部門進行研究并提出解決方案，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后實施。（二）修訂與完善隨著公司/組織業(yè)務(wù)的發(fā)展和檔案管理工作的