中轉(zhuǎn)庫訂貨管理辦法總則目的為加強中轉(zhuǎn)庫訂貨管理，規(guī)范訂貨流程，確保中轉(zhuǎn)庫物資供應的及時性、準確性和合理性，降低庫存成本，提高公司運營效率，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司所有中轉(zhuǎn)庫的訂貨管理工作，包括但不限于原材料、零部件、成品等物資的訂貨業(yè)務。相關(guān)定義1.中轉(zhuǎn)庫：是指公司為滿足生產(chǎn)、銷售等業(yè)務需求，在不同地區(qū)設(shè)立的用于物資臨時存儲和周轉(zhuǎn)的倉庫。2.訂貨：是指根據(jù)公司生產(chǎn)計劃、銷售預測、庫存狀況等因素，向供應商發(fā)出采購物資的指令。3.安全庫存：是指為了防止不確定性因素（如大量突發(fā)性訂貨、交貨期突然延期等）而準備的緩沖庫存。管理原則1.以需定購原則：訂貨應根據(jù)公司的實際需求進行，避免盲目采購導致庫存積壓。2.經(jīng)濟合理原則：在保證物資質(zhì)量和供應及時性的前提下，選擇最優(yōu)的訂貨方案，降低采購成本。3.流程規(guī)范原則：嚴格按照規(guī)定的訂貨流程進行操作，確保訂貨業(yè)務的規(guī)范化和標準化。4.信息共享原則：加強各部門之間的信息溝通與共享，及時掌握物資需求、庫存狀況等信息，提高訂貨決策的準確性。訂貨管理職責分工采購部門1.負責制定訂貨計劃，根據(jù)各部門的需求和庫存狀況，確定訂貨的品種、數(shù)量、時間等。2.選擇合格的供應商，進行采購談判，簽訂采購合同。3.跟蹤訂貨進度，及時協(xié)調(diào)解決訂貨過程中出現(xiàn)的問題。4.辦理物資入庫手續(xù)，與倉庫部門進行交接。需求部門1.準確預測本部門的物資需求，及時向采購部門提出訂貨申請。2.提供物資的詳細規(guī)格、型號、質(zhì)量要求等信息，確保采購的物資符合使用要求。3.參與物資的驗收工作，對物資的質(zhì)量和數(shù)量進行確認。倉庫部門1.負責中轉(zhuǎn)庫的庫存管理，定期盤點庫存，及時向采購部門提供庫存信息。2.對入庫物資進行驗收、保管和發(fā)放，確保物資的安全和完整。3.協(xié)助采購部門處理退貨、換貨等事宜。財務部門1.負責審核采購合同和付款申請，確保采購資金的合理使用。2.進行采購成本的核算和分析，為公司的成本控制提供支持。訂貨流程需求預測與申請1.需求部門應根據(jù)生產(chǎn)計劃、銷售預測等因素，定期對本部門的物資需求進行預測。2.需求部門根據(jù)預測結(jié)果，填寫《訂貨申請表》，詳細注明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預計使用時間等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。訂貨計劃制定1.采購部門收到需求部門的《訂貨申請表》后，結(jié)合中轉(zhuǎn)庫的庫存狀況和安全庫存標準，制定訂貨計劃。2.訂貨計劃應包括訂貨的品種、數(shù)量、供應商、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容，并經(jīng)采購部門負責人審核簽字后，報公司領(lǐng)導審批。供應商選擇與采購談判1.采購部門根據(jù)訂貨計劃，從合格供應商名單中選擇合適的供應商。2.采購部門與供應商進行采購談判，就物資的價格、質(zhì)量、交貨期、付款方式等條款進行協(xié)商，達成一致意見后，簽訂采購合同。訂貨合同簽訂1.采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等內(nèi)容。2.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本發(fā)送給需求部門、倉庫部門和財務部門。訂貨跟蹤與催貨1.采購部門應定期跟蹤訂貨進度，及時了解供應商的生產(chǎn)和發(fā)貨情況。2.如發(fā)現(xiàn)供應商未能按照合同約定的時間交貨，采購部門應及時與供應商溝通，催促其盡快發(fā)貨，并采取相應的措施，確保物資的按時供應。物資驗收與入庫1.物資到貨后，倉庫部門應按照合同要求和相關(guān)標準對物資進行驗收，檢查物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合要求。2.驗收合格的物資，倉庫部門應及時辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，并將物資存入中轉(zhuǎn)庫。3.驗收不合格的物資，倉庫部門應及時通知采購部門，采購部門應與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)物資的入庫情況，填寫《付款申請單》，并附上采購合同、發(fā)票、入庫單等相關(guān)憑證，經(jīng)采購部門負責人審核簽字后，報財務部門審批。2.財務部門審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間進行付款結(jié)算。庫存管理安全庫存設(shè)定1.采購部門應根據(jù)公司的生產(chǎn)計劃、銷售預測、供應商的交貨期等因素，合理設(shè)定中轉(zhuǎn)庫的安全庫存標準。2.安全庫存標準應定期進行評估和調(diào)整，以適應公司業(yè)務的變化。庫存盤點1.倉庫部門應定期對中轉(zhuǎn)庫的庫存進行盤點，確保賬實相符。2.盤點周期一般為每月一次，盤點結(jié)果應及時上報給采購部門和財務部門。3.如發(fā)現(xiàn)庫存差異，倉庫部門應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。庫存預警1.倉庫部門應建立庫存預警機制，當庫存數(shù)量低于安全庫存標準時，及時向采購部門發(fā)出預警信號。2.采購部門收到庫存預警信號后，應及時調(diào)整訂貨計劃，確保物資的及時供應。訂貨風險管理供應商風險1.采購部門應定期對供應商進行評估和考核，了解供應商的信譽、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制等情況。2.對于信譽不佳、生產(chǎn)能力不足、質(zhì)量控制不穩(wěn)定的供應商，應及時采取措施，如更換供應商、減少采購量等。市場風險1.采購部門應密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解物資的價格波動情況。2.當市場價格出現(xiàn)大幅波動時，采購部門應根據(jù)公司的實際情況，采取相應的措施，如調(diào)整訂貨計劃、與供應商協(xié)商價格等。合同風險1.采購部門在簽訂采購合同前，應仔細審查合同條款，確保合同的合法性、有效性和完整性。2.如發(fā)現(xiàn)合同條款存在問題，采購部門應及時與供應商協(xié)商修改，避免合同風險的發(fā)生。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司應建立健全訂貨管理監(jiān)督檢查機制，定期對中轉(zhuǎn)庫的訂貨管理工作進行檢查。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括訂貨流程的執(zhí)行情況、庫存管理情況、供應商管理情況等。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時責令相關(guān)部門進行整改，并跟蹤整改情況。考核評價1.公司應建立訂貨管理考核評價體系，對采購部門、需求部門、倉庫部門和財務部門的訂貨管理工作進行考核評價。2.考核評價的指標包括訂貨計劃的準確性、物資的供應及時性、庫存周轉(zhuǎn)率、采購成本控制等。3.考核評價結(jié)果應與部門和個人的績效掛鉤，