軟件引入管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司軟件引入流程，確保引入的軟件符合公司業(yè)務(wù)需求，保障軟件使用的安全性、穩(wěn)定性和合規(guī)性，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門引入各類軟件（包括但不限于操作系統(tǒng)、辦公軟件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件、工具軟件等）的相關(guān)活動。（三）基本原則1.需求導(dǎo)向原則：軟件引入應(yīng)緊密圍繞公司業(yè)務(wù)需求，確保引入的軟件能夠有效支持業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和工作效率提升。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定，確保軟件來源合法、使用合規(guī)。3.安全性原則：優(yōu)先選擇具備良好安全性能的軟件，保障公司信息資產(chǎn)安全，防止軟件漏洞帶來的安全風(fēng)險。4.性價比原則：在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，綜合考慮軟件的價格、功能、維護(hù)成本等因素，實現(xiàn)性價比最優(yōu)。二、軟件引入需求評估（一）需求發(fā)起1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫《軟件引入需求申請表》，詳細(xì)說明引入軟件的名稱、功能需求、預(yù)計使用范圍、使用期限、預(yù)算等信息。2.需求發(fā)起部門應(yīng)組織相關(guān)人員對需求進(jìn)行充分討論和論證，確保需求的合理性和必要性。（二）需求審核1.申請表提交至公司信息化管理部門，由信息化管理部門對需求進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括需求的完整性、與公司整體信息化規(guī)劃的一致性、技術(shù)可行性等。2.對于涉及公司核心業(yè)務(wù)或重大投資的軟件引入需求，信息化管理部門應(yīng)組織跨部門評審會議，邀請公司領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)專家等共同參與評審。評審會議應(yīng)形成明確的評審意見，作為需求是否通過的依據(jù)。（三）需求變更管理1.在軟件引入過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展或其他原因需要對需求進(jìn)行變更，需求發(fā)起部門應(yīng)重新填寫《軟件引入需求變更申請表》，詳細(xì)說明變更的內(nèi)容、原因及對項目進(jìn)度、成本等方面的影響。2.需求變更申請表經(jīng)原審核流程審批通過后，方可實施變更。信息化管理部門應(yīng)及時跟蹤需求變更的執(zhí)行情況，確保軟件引入項目能夠按照變更后的需求順利進(jìn)行。三、軟件選型與采購（一）選型標(biāo)準(zhǔn)制定1.信息化管理部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和軟件引入需求評估結(jié)果，制定軟件選型標(biāo)準(zhǔn)。選型標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋軟件功能、性能、安全性、兼容性、易用性、售后服務(wù)、價格等多個方面。2.選型標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)定期進(jìn)行評估和更新，以適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步的需要。（二）選型調(diào)研與分析1.信息化管理部門根據(jù)選型標(biāo)準(zhǔn)，組織相關(guān)人員對市場上符合需求的軟件產(chǎn)品進(jìn)行調(diào)研和分析。調(diào)研方式包括查閱資料、咨詢行業(yè)專家、實地考察軟件供應(yīng)商、試用軟件產(chǎn)品等。2.調(diào)研人員應(yīng)詳細(xì)記錄各軟件產(chǎn)品的特點、優(yōu)勢、不足以及與選型標(biāo)準(zhǔn)的匹配情況，形成《軟件選型調(diào)研報告》。《軟件選型調(diào)研報告》應(yīng)包括軟件產(chǎn)品介紹、調(diào)研過程、調(diào)研結(jié)論等內(nèi)容，并附上相關(guān)的調(diào)研數(shù)據(jù)和證據(jù)。（三）采購決策1.信息化管理部門根據(jù)《軟件選型調(diào)研報告》，組織召開采購決策會議。采購決策會議應(yīng)邀請公司領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)專家、財務(wù)人員等共同參與，對各軟件產(chǎn)品進(jìn)行綜合評估和比較。2.采購決策會議應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求、選型標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算等因素，確定最終的軟件采購方案。軟件采購方案應(yīng)明確軟件產(chǎn)品名稱、版本、功能模塊、采購數(shù)量、采購價格、售后服務(wù)條款等內(nèi)容。3.采購決策會議形成的決策結(jié)果應(yīng)以會議紀(jì)要的形式記錄，并經(jīng)參會人員簽字確認(rèn)。會議紀(jì)要應(yīng)作為軟件采購合同簽訂的依據(jù)。（四）采購合同簽訂1.信息化管理部門根據(jù)采購決策結(jié)果，與軟件供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括軟件產(chǎn)品的交付時間、交付方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)內(nèi)容、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)提交公司法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門應(yīng)對合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，確保合同符合法律法規(guī)要求。3.采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本提交至公司財務(wù)部門和信息化管理部門備案。四、軟件引入實施（一）項目計劃制定1.信息化管理部門根據(jù)軟件采購合同和公司實際情況，制定軟件引入項目計劃。項目計劃應(yīng)明確項目的各個階段、工作任務(wù)、責(zé)任人、時間節(jié)點等內(nèi)容。2.項目計劃應(yīng)包括項目啟動階段、軟件安裝部署階段、系統(tǒng)測試階段、用戶培訓(xùn)階段、上線試運行階段、驗收交付階段等主要階段。每個階段應(yīng)制定詳細(xì)的工作計劃和質(zhì)量控制措施，確保項目順利進(jìn)行。（二）項目實施團(tuán)隊組建1.信息化管理部門根據(jù)項目計劃，組建軟件引入項目實施團(tuán)隊。項目實施團(tuán)隊?wèi)?yīng)包括項目經(jīng)理、技術(shù)人員、業(yè)務(wù)人員、測試人員、培訓(xùn)人員等相關(guān)人員。2.項目經(jīng)理負(fù)責(zé)項目的整體規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、進(jìn)度控制和質(zhì)量保證等工作。技術(shù)人員負(fù)責(zé)軟件的安裝部署、系統(tǒng)配置、技術(shù)支持等工作。業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)與軟件供應(yīng)商溝通業(yè)務(wù)需求、參與系統(tǒng)測試和驗收等工作。測試人員負(fù)責(zé)對軟件進(jìn)行功能測試、性能測試、安全測試等工作。培訓(xùn)人員負(fù)責(zé)對用戶進(jìn)行軟件操作培訓(xùn)等工作。（三）軟件安裝部署1.技術(shù)人員按照軟件供應(yīng)商提供的安裝部署指南，在公司指定的服務(wù)器或終端設(shè)備上進(jìn)行軟件的安裝和部署。安裝部署過程中應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)范進(jìn)行，確保軟件安裝成功、系統(tǒng)配置正確。2.在軟件安裝部署過程中，如遇到技術(shù)問題或其他異常情況，技術(shù)人員應(yīng)及時與軟件供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，尋求解決方案。同時，應(yīng)做好問題記錄和處理情況跟蹤，確保問題得到及時解決。（四）系統(tǒng)測試1.測試人員根據(jù)軟件需求規(guī)格說明書和測試計劃，對軟件進(jìn)行全面的測試。測試內(nèi)容包括功能測試、性能測試、安全測試、兼容性測試、易用性測試等。2.測試人員應(yīng)及時記錄測試過程中發(fā)現(xiàn)的問題，并提交給軟件供應(yīng)商進(jìn)行修復(fù)。軟件供應(yīng)商修復(fù)問題后，測試人員應(yīng)進(jìn)行回歸測試，確保問題得到徹底解決。3.系統(tǒng)測試完成后，測試人員應(yīng)編寫《系統(tǒng)測試報告》，詳細(xì)說明測試情況、測試結(jié)果、存在的問題及改進(jìn)建議等內(nèi)容?！断到y(tǒng)測試報告》應(yīng)作為軟件驗收的重要依據(jù)。（五）用戶培訓(xùn)1.培訓(xùn)人員根據(jù)軟件操作手冊和用戶需求，制定用戶培訓(xùn)計劃。用戶培訓(xùn)計劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點等內(nèi)容。2.培訓(xùn)人員應(yīng)采用多種培訓(xùn)方式，如集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)等，確保用戶能夠熟練掌握軟件的操作方法和技巧。3.在用戶培訓(xùn)過程中，培訓(xùn)人員應(yīng)及時收集用戶的反饋意見和問題，并進(jìn)行解答和處理。用戶培訓(xùn)完成后，培訓(xùn)人員應(yīng)編寫《用戶培訓(xùn)報告》，總結(jié)培訓(xùn)情況和用戶反饋意見。（六）上線試運行1.在系統(tǒng)測試和用戶培訓(xùn)完成后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，軟件進(jìn)入上線試運行階段。上線試運行時間一般為[X]個月，具體時間根據(jù)軟件的復(fù)雜程度和業(yè)務(wù)需求確定。2.在上線試運行期間，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照正常業(yè)務(wù)流程使用軟件，及時發(fā)現(xiàn)和反饋軟件運行過程中出現(xiàn)的問題。信息化管理部門應(yīng)安排專人對軟件運行情況進(jìn)行監(jiān)控和維護(hù)，及時處理用戶反饋的問題。3.上線試運行結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)編寫《上線試運行報告》，總結(jié)上線試運行情況、取得的成效、存在的問題及改進(jìn)建議等內(nèi)容。《上線試運行報告》應(yīng)作為軟件驗收的參考依據(jù)。五、軟件驗收（一）驗收申請1.軟件上線試運行期滿后，信息化管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對軟件進(jìn)行驗收。驗收前，信息化管理部門應(yīng)向軟件供應(yīng)商發(fā)出《軟件驗收申請函》，通知軟件供應(yīng)商準(zhǔn)備驗收相關(guān)資料。2.《軟件驗收申請函》應(yīng)明確驗收的時間、地點、驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收內(nèi)容等信息。軟件供應(yīng)商應(yīng)在收到《軟件驗收申請函》后的[X]個工作日內(nèi)，向信息化管理部門提交驗收相關(guān)資料，包括軟件產(chǎn)品說明書、用戶手冊、測試報告、培訓(xùn)記錄、售后服務(wù)承諾等。（二）驗收標(biāo)準(zhǔn)制定1.信息化管理部門根據(jù)軟件采購合同和需求規(guī)格說明書，制定軟件驗收標(biāo)準(zhǔn)。驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確軟件的功能、性能、安全性、兼容性、易用性等方面的具體要求。2.驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)具有可操作性和可衡量性，確保驗收過程能夠客觀、公正、準(zhǔn)確地評價軟件的質(zhì)量。（三）驗收實施1.信息化管理部門組織成立驗收小組，驗收小組由公司領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)專家、用戶代表等組成。驗收小組應(yīng)按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對軟件進(jìn)行全面的檢查和評估。2.驗收過程中，驗收小組應(yīng)聽取軟件供應(yīng)商的匯報，查閱驗收相關(guān)資料，對軟件進(jìn)行現(xiàn)場演示和測試，收集用戶的意見和建議。驗收小組應(yīng)根據(jù)驗收情況，填寫《軟件驗收報告》，詳細(xì)記錄驗收結(jié)果、存在的問題及整改要求等內(nèi)容。3.如軟件驗收不合格，驗收小組應(yīng)明確指出不合格的原因和整改要求。軟件供應(yīng)商應(yīng)按照整改要求及時進(jìn)行整改，并在規(guī)定的時間內(nèi)提交整改報告。整改完成后，驗收小組應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，直至軟件驗收合格。（四）驗收交付1.軟件驗收合格后，信息化管理部門應(yīng)與軟件供應(yīng)商辦理驗收交付手續(xù)。驗收交付手續(xù)包括簽署《軟件驗收報告》、移交軟件產(chǎn)品相關(guān)資料、支付軟件采購尾款等內(nèi)容。2.軟件供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定，為公司提供售后服務(wù)。售后服務(wù)內(nèi)容包括軟件升級、故障排除、技術(shù)支持等。信息化管理部門應(yīng)建立售后服務(wù)檔案，記錄軟件的使用情況和售后服務(wù)情況。六、軟件使用與維護(hù)（一）使用管理1.各部門應(yīng)按照公司規(guī)定的軟件使用范圍和使用方法，正確使用引入的軟件。未經(jīng)授權(quán)，不得擅自更改軟件的配置和使用方式。2.員工在使用軟件過程中，應(yīng)注意保護(hù)公司信息資產(chǎn)安全，不得泄露公司機密信息。如發(fā)現(xiàn)軟件存在安全漏洞或其他異常情況，應(yīng)及時向信息化管理部門報告。（二）維護(hù)管理1.信息化管理部門應(yīng)建立軟件維護(hù)管理制度，定期對引入的軟件進(jìn)行維護(hù)和檢查。維護(hù)內(nèi)容包括軟件升級、系統(tǒng)優(yōu)化、故障排除、數(shù)據(jù)備份等。2.信息化管理部門應(yīng)根據(jù)軟件供應(yīng)商提供的技術(shù)支持服務(wù)條款，及時獲取軟件升級補丁和技術(shù)支持。對于軟件出現(xiàn)的故障，應(yīng)及時組織技術(shù)人員進(jìn)行排查和修復(fù)，確保軟件系統(tǒng)的正常運行。3.信息化管理部門應(yīng)定期對軟件的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，評估軟件對公司業(yè)務(wù)的支持效果和使用效益。根據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果，提出軟件優(yōu)化和改進(jìn)建議，為公司軟件引入決策提供參考依據(jù)。七、軟件退出管理（一）退出原因1.軟件因技術(shù)過時、功能不再滿足業(yè)務(wù)需求、許可證到期、供應(yīng)商停止服務(wù)等原因，需要退出公司使用。2.公司業(yè)務(wù)調(diào)整或戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，導(dǎo)致原使用的軟件不再適用。（二）退出流程1.相關(guān)部門填寫《軟件退出申請表》，詳細(xì)說明軟件退出的原因、預(yù)計退出時間、對業(yè)務(wù)的影響等信息。2.《軟件退出申請表》經(jīng)原審核流程審批通過后，信息化管理部門組織相關(guān)人員對軟件進(jìn)行清理和數(shù)據(jù)備份。清理內(nèi)容包括刪除軟件安裝文件