灶務(wù)采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司灶務(wù)采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證灶務(wù)食材及相關(guān)用品的質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部灶務(wù)所需食材、調(diào)料、廚具、餐具及其他相關(guān)用品的采購管理活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購質(zhì)量可靠、符合食品安全標(biāo)準(zhǔn)的食材及用品，保障員工飲食安全與健康。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保采購信息對稱。4.成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，追求采購效益最大化。5.誠實守信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，嚴(yán)格履行采購合同。二、采購職責(zé)分工（一）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定灶務(wù)采購計劃，根據(jù)公司灶務(wù)需求和庫存情況，定期編制采購預(yù)算。2.收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行評估和選擇，確定合格供應(yīng)商名單。3.按照采購計劃和審批流程，組織實施灶務(wù)采購工作，與供應(yīng)商洽談采購合同條款，簽訂采購合同。4.負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟蹤和催貨，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.協(xié)調(diào)處理采購過程中的問題和糾紛，及時反饋采購工作進(jìn)展情況。6.定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)采購工作的建議和措施。（二）驗收部門職責(zé)1.制定灶務(wù)采購物資驗收標(biāo)準(zhǔn)和流程，明確驗收人員職責(zé)。2.負(fù)責(zé)采購物資的到貨驗收工作，對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行嚴(yán)格檢驗，確保符合采購合同要求。3.對驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，對驗收不合格的物資及時與采購部門溝通，按照合同約定進(jìn)行處理。4.建立驗收記錄檔案，詳細(xì)記錄驗收時間、地點、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況等信息，以備查詢。（三）財務(wù)部門職責(zé)1.審核采購預(yù)算和采購合同，確保采購資金的合理使用和支付安全。2.負(fù)責(zé)采購款項的支付審核和結(jié)算工作，按照合同約定及時支付采購貨款。3.對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供采購成本數(shù)據(jù)支持，協(xié)助采購部門控制采購成本。4.定期與采購部門核對采購賬目，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。（四）使用部門職責(zé)1.根據(jù)實際需求，及時向采購部門提出灶務(wù)采購申請，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購物資的驗收工作，對物資的適用性和質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)。3.配合采購部門做好供應(yīng)商評價和選擇工作，提供相關(guān)意見和建議。4.對采購物資的使用情況進(jìn)行反饋，協(xié)助采購部門改進(jìn)采購工作。三、采購流程（一）采購申請1.使用部門根據(jù)灶務(wù)實際需求，填寫《灶務(wù)采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對采購申請的必要性和合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實際情況和預(yù)算安排，對采購申請進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后交采購部門辦理采購事宜。（二）采購計劃制定1.采購部門收到經(jīng)審批的采購申請后，結(jié)合庫存情況，制定詳細(xì)的采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。2.采購計劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)備案。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。2.對供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，從供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評估，確定潛在供應(yīng)商名單。3.采購部門組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、物流配送能力等情況，形成考察報告。4.根據(jù)考察結(jié)果，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行打分評價，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并與其簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。5.采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面表現(xiàn)，調(diào)整供應(yīng)商等級，對不合格供應(yīng)商及時淘汰。（四）采購實施1.根據(jù)采購計劃，采購部門選擇合適的采購方式進(jìn)行采購。采購方式包括招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等，具體采購方式應(yīng)根據(jù)采購物資的特點和金額大小按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.對于招標(biāo)采購項目，采購部門應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作，確定中標(biāo)供應(yīng)商。3.對于詢價采購項目，采購部門向至少三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價，比較各供應(yīng)商報價后，選擇價格合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商簽訂采購合同。4.對于競爭性談判采購項目，采購部門與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，根據(jù)談判結(jié)果確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。5.對于單一來源采購項目，采購部門應(yīng)提供充分的理由和依據(jù)，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批后，與唯一供應(yīng)商簽訂采購合同。6.采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整。（五）采購驗收1.采購物資到貨前，采購部門應(yīng)提前通知驗收部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.驗收部門按照制定的驗收標(biāo)準(zhǔn)和流程，對采購物資進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號、外觀等方面。3.對于食材類物資，驗收人員應(yīng)檢查其新鮮度、色澤、氣味、有無變質(zhì)等情況，并索取相關(guān)的質(zhì)量證明文件，如檢驗報告、檢疫證明等。4.對于廚具、餐具等用品，驗收人員應(yīng)檢查其規(guī)格、型號是否符合采購要求，外觀是否有損壞、瑕疵等問題。5.驗收合格的物資，驗收人員在《采購物資驗收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，驗收人員應(yīng)及時填寫《采購物資不合格報告》，注明不合格原因，通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。（六）采購付款1.采購部門將采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)資料提交財務(wù)部門進(jìn)行審核。2.財務(wù)部門按照合同約定和公司財務(wù)制度，對采購資料進(jìn)行審核，審核無誤后辦理付款手續(xù)。3.對于符合付款條件的采購款項，財務(wù)部門通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式及時支付給供應(yīng)商。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)公司灶務(wù)需求預(yù)測和歷史采購數(shù)據(jù)，結(jié)合市場價格變化趨勢，編制年度灶務(wù)采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)明確各項采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購金額等內(nèi)容，并按照公司預(yù)算管理要求進(jìn)行分類匯總。3.采購預(yù)算經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報財務(wù)部門進(jìn)行綜合平衡。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算組織采購活動，確保采購支出控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及對預(yù)算執(zhí)行的影響，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報公司預(yù)算管理部門備案。3.財務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中的問題，并向采購部門反饋，協(xié)助采購部門采取措施進(jìn)行調(diào)整和糾正。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門定期對灶務(wù)采購過程中可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.對于市場風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)研，及時掌握市場價格波動情況，合理安排采購時機(jī)，采取套期保值等措施降低價格風(fēng)險。2.對于質(zhì)量風(fēng)險，采購部門應(yīng)嚴(yán)格把控供應(yīng)商選擇和驗收環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對采購物資的質(zhì)量檢驗，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，對不合格物資及時處理。3.對于供應(yīng)商風(fēng)險，采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估和考核機(jī)制，加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，定期與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。4.對于合同風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)合同執(zhí)行過程中的跟蹤和監(jiān)督，及時處理合同糾紛。5.對于法律風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，提高法律意識，確保采購活動符合法律法規(guī)要求，在采購合同簽訂、履行等過程中，咨詢法律顧問意見，避免法律糾紛。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對灶務(wù)采購管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理、采購物資質(zhì)量是否合格等。2.審計部門根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議