檔案加密管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，特制定本檔案加密管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門、人員以及相關(guān)的檔案資源，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.合法性原則：檔案加密管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保加密措施的合法性和合規(guī)性。2.保密性原則：采取有效措施對檔案信息進行加密保護，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問、使用、披露、更改或銷毀。3.完整性原則：保證檔案在存儲和傳輸過程中的信息完整，不因加密操作而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.可用性原則：在需要使用檔案時，能夠及時、準(zhǔn)確地解密并提供使用，確保業(yè)務(wù)工作的正常開展。5.可控性原則：對檔案加密的全過程進行有效控制，包括加密策略制定、密鑰管理、加密和解密操作等，確保加密措施的有效性和可管理性。二、檔案加密范圍（一）重要業(yè)務(wù)檔案1.涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)流程、商業(yè)機密、技術(shù)秘密等方面的檔案，如合同協(xié)議、財務(wù)報表、研發(fā)資料、客戶信息等。2.對公司/組織運營具有重大影響的決策文件、會議紀(jì)要等。（二）敏感信息檔案1.包含個人隱私信息、敏感數(shù)據(jù)的檔案，如員工人事檔案、醫(yī)療記錄、金融信息等。2.涉及國家安全、公共安全等特殊領(lǐng)域的相關(guān)檔案（如有）。（三）特定時期需保密的檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)需求和安全形勢，在特定時間段內(nèi)需要嚴(yán)格保密的檔案，如重大項目籌備期間的相關(guān)資料等。三、加密方式及要求（一）紙質(zhì)檔案加密1.物理隔離：對于高度敏感的紙質(zhì)檔案，應(yīng)存放在專門的保密檔案室或文件柜中，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。2.加密標(biāo)識：在紙質(zhì)檔案上加蓋“機密”“絕密”等保密標(biāo)識，并注明保密期限和使用范圍。3.存儲加密：對于重要紙質(zhì)檔案，可采用加密存儲設(shè)備（如加密硬盤、加密文件柜等）進行存放，確保存儲過程的安全性。（二）電子檔案加密1.文件加密軟件：使用專業(yè)的文件加密軟件對電子檔案進行加密處理。加密軟件應(yīng)具備高強度的加密算法，如AES（高級加密標(biāo)準(zhǔn)）等，并支持多種文件格式的加密。2.加密級別設(shè)置：根據(jù)檔案的敏感程度，設(shè)置不同級別的加密密鑰。對于絕密級檔案，應(yīng)采用最高強度的加密密鑰；對于機密級檔案，加密密鑰強度應(yīng)適中；對于秘密級檔案，可采用相對較低強度的加密密鑰，但仍需保證一定的安全性。3.加密存儲：將加密后的電子檔案存儲在安全的存儲介質(zhì)上，如加密磁盤陣列、磁帶庫等。存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行備份，并異地存放，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.網(wǎng)絡(luò)傳輸加密：在電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)進行傳輸時，應(yīng)采用加密協(xié)議（如SSL/TLS等）進行加密傳輸，確保傳輸過程中的數(shù)據(jù)安全。四、密鑰管理（一）密鑰生成1.密鑰應(yīng)采用隨機數(shù)生成器生成，確保密鑰的隨機性和不可預(yù)測性。2.生成的密鑰長度應(yīng)符合所采用加密算法的要求，一般來說，AES算法推薦使用128位、192位或256位的密鑰。（二）密鑰存儲1.密鑰應(yīng)存儲在安全的密鑰管理系統(tǒng)（KMS）中，KMS應(yīng)具備嚴(yán)格的訪問控制機制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問密鑰。2.對于存儲在KMS中的密鑰，應(yīng)進行加密存儲，加密密鑰應(yīng)與主密鑰分開存儲，并采用更高級別的加密保護。3.密鑰存儲介質(zhì)應(yīng)采用安全可靠的設(shè)備，如硬件加密模塊（HSM）等，并具備防篡改、防丟失等功能。（三）密鑰分發(fā)1.密鑰分發(fā)應(yīng)采用安全的方式進行，如專人傳遞、安全的網(wǎng)絡(luò)通道等。2.在密鑰分發(fā)過程中，應(yīng)確保接收方的身份真實性和合法性，防止密鑰被非法獲取。3.對于需要多人協(xié)作使用的密鑰，應(yīng)采用密鑰共享機制，但共享密鑰的范圍應(yīng)嚴(yán)格控制，僅限于必要的人員。（四）密鑰更新1.定期對密鑰進行更新，以降低密鑰被破解的風(fēng)險。密鑰更新周期應(yīng)根據(jù)檔案的敏感程度和安全需求進行設(shè)定，一般建議每年或每兩年更新一次密鑰。2.在密鑰更新過程中，應(yīng)確保新密鑰能夠順利替代舊密鑰，且不影響檔案的正常使用。同時，應(yīng)對舊密鑰進行妥善處理，防止舊密鑰被非法利用。（五）密鑰備份1.對密鑰進行定期備份，備份數(shù)量應(yīng)根據(jù)實際情況確定，一般建議至少備份兩份。2.密鑰備份應(yīng)存儲在與主密鑰存儲不同的物理位置，并采用與主密鑰相同或更高強度的加密保護。3.在需要恢復(fù)密鑰時，應(yīng)按照嚴(yán)格的審批流程進行操作，確保密鑰恢復(fù)的安全性和合法性。（六）密鑰撤銷1.當(dāng)員工離職、崗位變動或不再需要訪問特定檔案時，應(yīng)及時撤銷其相關(guān)的密鑰權(quán)限。2.在密鑰撤銷后，應(yīng)對密鑰進行標(biāo)記和記錄，并按照規(guī)定的流程進行銷毀，防止密鑰被非法使用。五、加密操作流程（一）加密申請1.檔案形成部門或人員如需對檔案進行加密，應(yīng)填寫《檔案加密申請表》，詳細(xì)說明檔案名稱、內(nèi)容簡介、敏感程度、加密期限等信息。2.《檔案加密申請表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。（二）加密審批1.檔案管理部門收到《檔案加密申請表》后，應(yīng)進行嚴(yán)格的審批。審批內(nèi)容包括檔案的敏感程度、加密需求的合理性、加密措施的可行性等。2.對于絕密級檔案的加密申請，應(yīng)提交公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)進行審批；對于機密級檔案的加密申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對于秘密級檔案的加密申請，可由檔案管理部門指定專人進行審批。3.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)在申請表上簽署審批意見，并將申請表返回檔案形成部門或人員。（三）加密實施1.檔案形成部門或人員根據(jù)審批通過的《檔案加密申請表》，按照本辦法規(guī)定的加密方式和要求，對檔案進行加密操作。2.在加密過程中，應(yīng)確保加密操作的準(zhǔn)確性和完整性，記錄加密操作的過程和結(jié)果，如加密時間、加密軟件名稱、加密密鑰等信息。3.加密完成后，檔案形成部門或人員應(yīng)將加密后的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、加密狀態(tài)等信息的核對和簽字確認(rèn)。（四）解密申請1.需要使用加密檔案的部門或人員，應(yīng)填寫《檔案解密申請表》，詳細(xì)說明解密原因、檔案名稱、加密時間等信息。2.《檔案解密申請表》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。（五）解密審批1.檔案管理部門收到《檔案解密申請表》后，應(yīng)進行嚴(yán)格的審批。審批內(nèi)容包括解密原因的合理性、解密需求的必要性等。2.對于絕密級檔案的解密申請，應(yīng)提交公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)進行審批；對于機密級檔案的解密申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對于秘密級檔案的解密申請，可由檔案管理部門指定專人進行審批。3.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)在申請表上簽署審批意見，并將申請表返回申請部門或人員。（六）解密實施1.申請部門或人員根據(jù)審批通過的《檔案解密申請表》，按照本辦法規(guī)定的解密流程，向檔案管理部門申請解密。2.檔案管理部門在確認(rèn)解密申請符合要求后，使用相應(yīng)的密鑰對加密檔案進行解密操作。在解密過程中，應(yīng)記錄解密操作的過程和結(jié)果，如解密時間、解密軟件名稱、解密密鑰等信息。3.解密完成后，檔案管理部門應(yīng)將解密后的檔案提供給申請部門或人員，并辦理借閱或使用手續(xù)。借閱或使用手續(xù)應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、使用期限等信息的登記和簽字確認(rèn)。六、人員管理（一）培訓(xùn)與教育1.對涉及檔案管理的人員進行定期的加密知識培訓(xùn)，包括加密技術(shù)、密鑰管理、安全意識等方面的內(nèi)容。培訓(xùn)應(yīng)根據(jù)不同崗位的需求進行有針對性的設(shè)計，確保培訓(xùn)效果。2.新員工入職時，應(yīng)進行檔案加密管理相關(guān)的入職培訓(xùn)，使其了解公司/組織的檔案加密政策和流程，掌握基本的加密操作技能。3.通過組織安全意識教育活動，提高員工對檔案加密重要性的認(rèn)識，增強員工的保密意識和安全防范意識。（二）權(quán)限管理1.根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，設(shè)定不同的檔案訪問權(quán)限。對于涉及加密檔案管理的人員，應(yīng)嚴(yán)格限制其訪問權(quán)限，僅授予其工作所需的最低限度的權(quán)限。2.定期對員工的檔案訪問權(quán)限進行審查和調(diào)整，確保權(quán)限的合理性和有效性。當(dāng)員工崗位變動或離職時，應(yīng)及時撤銷其相關(guān)的檔案訪問權(quán)限。3.建立員工檔案訪問權(quán)限審計機制，記錄和監(jiān)控員工對加密檔案的訪問行為，發(fā)現(xiàn)異常情況及時進行調(diào)查和處理。（三）保密協(xié)議1.與涉及檔案管理的人員簽訂保密協(xié)議，明確其在檔案加密管理方面的權(quán)利和義務(wù)，以及違反保密協(xié)議應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任。2.保密協(xié)議應(yīng)涵蓋檔案信息的保密范圍、保密期限、保密措施、違約責(zé)任等內(nèi)容，并要求員工嚴(yán)格遵守。3.在員工離職時，應(yīng)提醒其履行保密協(xié)議規(guī)定的義務(wù)，如有必要，可進行離職審計，確保員工離職后不泄露公司/組織的檔案信息。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.定期開展檔案加密管理內(nèi)部審計工作，檢查檔案加密措施的執(zhí)行情況、密鑰管理的規(guī)范性、人員權(quán)限管理的有效性等方面的內(nèi)容。2.內(nèi)部審計應(yīng)制定詳細(xì)的審計計劃和審計方案，明確審計范圍、審計方法、審計時間等要求。審計過程中應(yīng)收集充分的審計證據(jù)，確保審計結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。3.對于內(nèi)部審計發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門或人員限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）安全評估1.委托專業(yè)的安全評估機構(gòu)對公司/組織的檔案加密管理體系進行定期的安全評估，評估內(nèi)容包括加密技術(shù)的安全性、密鑰管理的可靠性、人員安全意識的高低等方面。2.安全評估應(yīng)根據(jù)行業(yè)最佳實踐和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行，評估報告應(yīng)詳細(xì)指出存在的問題和風(fēng)險，并提出針對性的改進建議。3.根據(jù)安全評估結(jié)果，及時調(diào)整和完善檔案加密管理措施，不斷提高公司/組織的檔案安全防護水平。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案加密管理應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生檔案信息泄露、加密系統(tǒng)故障等突發(fā)事件時的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期對應(yīng)急預(yù)案進行演練，確保相關(guān)人員熟悉應(yīng)急處置流程，能夠在突發(fā)事件發(fā)生時迅速、有效地采取措施，減少損失