檔案質(zhì)量管理辦法一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，提高檔案質(zhì)量，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的質(zhì)量管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各部門及所屬單位負責(zé)本部門檔案的具體管理，接受公司檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)安全原則。檔案管理應(yīng)確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確反映公司各項工作活動，保持檔案之間的有機聯(lián)系，同時保障檔案的實體安全和信息安全。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的檢索、查詢和利用，以滿足公司各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理規(guī)章制度并組織實施。2.負責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，對各部門及所屬單位檔案管理工作進行考核評價。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，負責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，建立和完善公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和共享。5.負責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配置、維護和更新，確保檔案保管條件符合要求。6.組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）各部門及所屬單位職責(zé)1.貫徹執(zhí)行公司檔案管理規(guī)章制度，負責(zé)本部門檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和日常管理。2.明確本部門檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確。3.按照公司檔案管理部門的要求，定期向公司檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案，并辦理交接手續(xù)。4.負責(zé)本部門檔案的安全保管和保密工作，提供檔案利用服務(wù)，積極配合公司檔案管理部門開展檔案相關(guān)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)章制度，熱愛檔案工作，遵守職業(yè)道德。2.負責(zé)本部門或本崗位檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期對檔案進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的實體安全和信息安全。4.積極開展檔案編研工作，編制各類檔案檢索工具和參考資料，為檔案利用提供便利條件。5.熱情接待檔案利用者，按照規(guī)定及時、準(zhǔn)確地提供檔案資料，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作。6.參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，積極參與公司檔案管理的各項工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料，均屬收集范圍。具體包括：行政管理類：公司制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、會議紀要、請示報告、批復(fù)、通知、通報、合同協(xié)議、人事檔案、財務(wù)檔案等。生產(chǎn)經(jīng)營類：產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量檢驗記錄、設(shè)備檔案、物資采購與銷售檔案、市場調(diào)研資料等?；窘ㄔO(shè)類：工程項目規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗收資料等?？蒲许椖款悾嚎蒲许椖苛㈨棃蟾?、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、研究成果、鑒定材料等。聲像檔案類：公司重大活動、會議、工程建設(shè)、產(chǎn)品生產(chǎn)等方面的照片、錄像、錄音等資料。電子檔案類：公司在信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁信息等。2.各部門及所屬單位應(yīng)根據(jù)上述收集范圍，結(jié)合本部門工作實際，制定具體的檔案收集清單，并報公司檔案管理部門備案。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負責(zé)本部門檔案的及時收集工作，確保檔案資料不遺漏、不丟失。2.檔案收集應(yīng)遵循及時、完整、準(zhǔn)確的原則。各項工作活動結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將形成的檔案資料收集齊全，并進行初步整理。3.對于重要文件、資料和特殊載體檔案，應(yīng)采取特殊的收集措施，確保其安全、完整。如涉及國家機密的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行收集和管理。4.檔案收集過程中，應(yīng)注意對檔案資料的真實性、完整性進行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。對于不符合要求的檔案資料，應(yīng)退回相關(guān)部門進行補充或修正。（三）收集時間1.行政管理類檔案應(yīng)在文件辦理完畢后一周內(nèi)收集整理完畢，并移交本部門檔案管理人員。2.生產(chǎn)經(jīng)營類、基本建設(shè)類、科研項目類等檔案應(yīng)根據(jù)項目進度和工作實際，按照公司檔案管理部門的要求及時收集。一般情況下，項目完成后一個月內(nèi)完成檔案的收集整理和移交工作。3.聲像檔案應(yīng)在活動結(jié)束后一周內(nèi)將拍攝的原始素材收集整理，并及時移交公司檔案管理部門進行后期制作和歸檔。4.電子檔案應(yīng)在文件形成或業(yè)務(wù)辦理完畢后，按照公司電子檔案管理規(guī)定及時進行收集和備份，并上傳至公司檔案管理信息系統(tǒng)。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照公司檔案分類方案進行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理、統(tǒng)一。3.整理后的檔案應(yīng)符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求，便于檔案的數(shù)字化處理和信息檢索。（二）分類方法1.公司檔案采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法。年度：按照文件形成的年度進行分類，不同年度的檔案分別整理。機構(gòu)（問題）：根據(jù)公司內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能，將檔案分為若干類別，如行政管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類、基本建設(shè)類等，每類下再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容細分若干小類。保管期限：根據(jù)檔案的保存價值，將檔案劃分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種保管期限。2.具體分類方案由公司檔案管理部門根據(jù)公司實際情況制定并公布實施。各部門及所屬單位應(yīng)按照公司統(tǒng)一的分類方案進行檔案整理。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)按照檔案裝訂、編目、裝盒等步驟進行。裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂時，應(yīng)拆除金屬物，采用線裝或縫紉機軋邊裝訂，保持文件整齊、牢固。編目：編制檔案目錄，包括檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項目。檔號應(yīng)按照公司檔案編號規(guī)則編制，確保唯一性和系統(tǒng)性。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，包括全宗號、年度、機構(gòu)（問題）、保管期限、起止件號等。2.電子檔案整理應(yīng)按照電子文件歸檔與管理的相關(guān)規(guī)定進行，確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和可追溯性。電子檔案應(yīng)進行分類存儲，并建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。3.整理過程中，應(yīng)認真核對檔案資料的內(nèi)容，確保檔案信息準(zhǔn)確無誤。對于字跡模糊、破損或褪色的檔案，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的質(zhì)量。五、檔案鑒定（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。檔案鑒定小組負責(zé)對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀。（二）鑒定依據(jù)1.國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。2.公司檔案管理規(guī)章制度和分類方案。3.檔案的形成背景、內(nèi)容價值、歷史作用等因素。（三）鑒定內(nèi)容1.對已到保管期限的檔案進行鑒定，審查檔案是否仍具有保存價值。對于仍有重要參考價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。2.對新形成的檔案進行價值評估，確定其保管期限。檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，綜合判斷檔案的價值大小，合理確定保管期限。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對庫存檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單，并通知檔案鑒定小組成員。2.檔案鑒定小組成員對需鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定依據(jù)，提出檔案的存毀意見。3.檔案鑒定小組召開鑒定會議，對成員提出的存毀意見進行討論和審議，形成鑒定結(jié)論。4.檔案鑒定結(jié)論經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。對于需銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)批準(zhǔn)后進行銷毀；對于需延長保管期限的檔案，應(yīng)及時調(diào)整檔案保管期限，并做好相關(guān)記錄。六、檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材、防蟲藥品、防盜報警裝置等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列上架，存放在檔案密集架或檔案柜中。檔案密集架應(yīng)定期進行檢查和維護，確保其正常運行。2.電子檔案應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行備份，并異地存放。同時，應(yīng)建立電子檔案存儲目錄，便于查找和管理。3.聲像檔案應(yīng)根據(jù)載體形式分別進行保管，照片應(yīng)沖洗成照片冊或裝裱后存放，錄像帶、錄音帶等應(yīng)定期進行檢查和轉(zhuǎn)錄，確保其內(nèi)容的完整性和可讀性。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對檔案的借閱、歸還情況進行詳細登記，確保檔案的安全。檔案借閱應(yīng)嚴格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過規(guī)定時間，借閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容。3.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。檔案庫房鑰匙應(yīng)由專人保管，下班前應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源，確保庫房安全。4.定期對檔案保管情況進行統(tǒng)計，包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等，及時掌握檔案保管動態(tài)。七、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)章制度，確保檔案利用工作合法、合規(guī)。2.服務(wù)為本原則。檔案利用工作應(yīng)樹立服務(wù)意識，積極主動為公司各項工作提供檔案信息支持，滿足公司和員工對檔案的利用需求。3.安全保密原則。在檔案利用過程中，應(yīng)嚴格遵守檔案保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護公司的利益和安全。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到公司檔案管理部門查閱檔案原件。查閱時，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保查閱工作順利進行。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人和公司檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過規(guī)定時間，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案。3.復(fù)制：根據(jù)檔案利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并做好登記工作。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。4.咨詢：檔案利用者可就檔案相關(guān)問題向檔案管理人員進行咨詢，檔案管理人員應(yīng)認真解答，提供準(zhǔn)確的檔案信息。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括利用者姓名、所在部門、利用時間、利用目的、檔案名稱、檔號、查閱頁數(shù)、借閱期限、歸還時間等。2.檔案利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，每月末應(yīng)進行匯總統(tǒng)計，形成檔案利用情況統(tǒng)計報表，報公司檔案管理部門負責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門提供便捷的檔案信息查詢和利用服務(wù)，促進公司信息化建設(shè)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司紙質(zhì)檔案和電子檔案進行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)適合公司檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.系統(tǒng)安全與維護：建立檔案管理信息系統(tǒng)安全防護體系，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。定期對系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)功能的正常使用。（三）實施步驟1.規(guī)劃設(shè)計階段：公司檔案管理部門會同信息技術(shù)部門，根據(jù)公司檔案管理現(xiàn)狀和發(fā)展需求，制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和實施方案。2.數(shù)據(jù)采集與錄入階段：組織開展檔案數(shù)字化工作，按照檔案整理規(guī)范對檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等操作，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.系統(tǒng)開發(fā)與測試階段：根據(jù)檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和實施方案，進行檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)工作。系統(tǒng)開發(fā)完成后，進行全面的測試和調(diào)試，確保系統(tǒng)功能符合要求。4.系統(tǒng)上線與應(yīng)用階段：檔案管理信息系統(tǒng)經(jīng)過測試驗收合格后，正式上線運行。組織公司各部門檔案管理人員進行系統(tǒng)培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)操作流程，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的信息化。5.優(yōu)化完善階段：根據(jù)系統(tǒng)運行情況和用戶反饋，對檔案管理信息系統(tǒng)進行優(yōu)化完善，不斷提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和實用性。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門負責(zé)對各部門及所屬單位檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管安全狀況、檔案利用服務(wù)水平等。2.監(jiān)督檢查可采取現(xiàn)場檢查、查閱檔案、聽取匯報、問卷調(diào)查等方式進行。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。3.各部門及所屬單位應(yīng)積極配合公司檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供檔案管理相關(guān)資料和情況，對提出的整改意見應(yīng)認真落實。（二）考核評價1.公司建立檔案管理工作考核評價制度，對各部門及所屬單位檔案管理工作進行年度考核評價。考核評價結(jié)果作為部門和個人績效考核的重要依據(jù)。2.考核評價指標(biāo)包括檔案管理工作組織領(lǐng)導(dǎo)、制度建設(shè)、檔案質(zhì)量、信息化建設(shè)、利用服務(wù)、