檔案管理辦法基建基建檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司基建項(xiàng)目檔案管理，確?；n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司基建項(xiàng)目的規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)及維護(hù)提供可靠依據(jù)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有基建項(xiàng)目，包括新建、改建、擴(kuò)建工程以及與之相關(guān)的設(shè)備購(gòu)置、安裝調(diào)試等項(xiàng)目。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則基建檔案由公司指定的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.同步管理原則基建檔案管理工作應(yīng)與基建項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步，做到工程進(jìn)度與檔案形成進(jìn)度相一致。3.真實(shí)性原則基建檔案應(yīng)如實(shí)反映基建項(xiàng)目的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。4.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則基建檔案管理應(yīng)遵循國(guó)家和行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案的質(zhì)量和規(guī)范性。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司基建檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查基建項(xiàng)目各參建單位的檔案管理工作。3.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔基建項(xiàng)目各階段形成的檔案資料，建立基建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.負(fù)責(zé)基建檔案的保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，確保檔案的安全和有效利用。（二）基建項(xiàng)目管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)基建項(xiàng)目檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理和移交。2.督促和指導(dǎo)基建項(xiàng)目各參建單位做好檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)形成和完整收集。3.負(fù)責(zé)審核基建項(xiàng)目各參建單位提交的檔案資料，對(duì)不符合要求的及時(shí)提出整改意見(jiàn)。4.參與基建項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，確保檔案資料符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。（三）基建項(xiàng)目各參建單位職責(zé)1.建立健全本單位基建項(xiàng)目檔案管理制度，明確檔案管理責(zé)任人，確保檔案管理工作的有效開(kāi)展。2.按照檔案管理要求，負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在基建項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案資料，并向建設(shè)單位及時(shí)移交。3.對(duì)本單位形成的基建檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，接受建設(shè)單位和檔案管理部門(mén)的監(jiān)督檢查。三、檔案的形成與收集（一）項(xiàng)目前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目選址意見(jiàn)書(shū)等文件。2.項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知等。3.項(xiàng)目招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書(shū)等。（二）項(xiàng)目建設(shè)管理文件1.項(xiàng)目建設(shè)管理機(jī)構(gòu)成立文件、人員任命文件等。2.項(xiàng)目建設(shè)管理規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)等。3.項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工程月報(bào)等。（三）工程施工文件1.工程開(kāi)工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案等。2.工程施工技術(shù)交底記錄、圖紙會(huì)審記錄、工程洽商記錄等。3.工程原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等。4.工程施工記錄，包括地基與基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、建筑裝飾裝修、建筑屋面、建筑給水排水及采暖、建筑電氣、智能建筑、通風(fēng)與空調(diào)、電梯等分部工程的施工記錄。5.工程質(zhì)量驗(yàn)收文件，包括檢驗(yàn)批、分項(xiàng)工程、分部工程、單位工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。6.工程安全與功能檢驗(yàn)資料核查及主要功能抽查記錄。7.工程竣工報(bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)等。（四）工程監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則等。2.監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理周報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要等。3.工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、工程質(zhì)量監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量整改通知等。4.工程安全監(jiān)理記錄、安全隱患整改通知等。5.工程進(jìn)度監(jiān)理記錄、工程進(jìn)度協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要等。（五）設(shè)備文件1.設(shè)備采購(gòu)合同、技術(shù)協(xié)議等。2.設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備試運(yùn)行記錄等。3.設(shè)備質(zhì)量證明文件、設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等。4.設(shè)備操作手冊(cè)、維護(hù)手冊(cè)等。（六）竣工圖1.工程竣工圖應(yīng)與工程實(shí)際相符，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等專(zhuān)業(yè)圖紙。2.竣工圖編制應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，加蓋竣工圖章，并由編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（七）其他文件1.工程竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收備案表等。2.工程結(jié)算文件、工程決算文件等。3.與基建項(xiàng)目有關(guān)的其他文件資料，如聲像資料、電子文件等。各參建單位應(yīng)按照上述要求，及時(shí)收集、整理本單位形成的基建檔案資料，并在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中定期向建設(shè)單位移交。建設(shè)單位應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)接收各參建單位移交的檔案資料，并進(jìn)行登記造冊(cè)。四、檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.基建檔案應(yīng)按照項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目建設(shè)管理文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工圖、其他文件等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理。2.每類(lèi)文件應(yīng)按照文件形成時(shí)間順序排列，同一文件應(yīng)按照正件在前、附件在后，批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，定稿在前、草稿在后的順序排列。3.基建檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行整理，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)和保管。（二）歸檔要求1.基建項(xiàng)目各參建單位應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的基建檔案資料向建設(shè)單位歸檔。2.歸檔的基建檔案資料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理要求，并編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.建設(shè)單位收到各參建單位移交的基建檔案資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案資料應(yīng)退回原單位進(jìn)行整改，直至符合要求為止。4.建設(shè)單位應(yīng)將審核合格的基建檔案資料按照檔案管理要求進(jìn)行整理、裝訂、編目，并移交公司檔案管理部門(mén)進(jìn)行集中統(tǒng)一保管。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管要求1.公司檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的基建檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確?；n案的安全保管。2.基建檔案應(yīng)按照檔案類(lèi)別、項(xiàng)目名稱(chēng)、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立檔案索引目錄，便于查找和利用。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)基建檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。（二）保護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)基建檔案應(yīng)采取防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等保護(hù)措施，定期進(jìn)行消毒和修復(fù)，確保檔案的完好無(wú)損。2.對(duì)電子基建檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)、防病毒、防黑客等保護(hù)措施，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，確保電子檔案的安全可靠。3.對(duì)聲像基建檔案應(yīng)采取防磁、防潮、防火、防盜等保護(hù)措施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保聲像檔案的質(zhì)量和完整性。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則基建檔案的鑒定應(yīng)遵循“全面審查、突出重點(diǎn)、準(zhǔn)確判定、便于利用”的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司檔案管理部門(mén)應(yīng)成立基建檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、基建項(xiàng)目管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員等組成，負(fù)責(zé)基建檔案的鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.基建檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.基建檔案與基建項(xiàng)目的相關(guān)性和重要性。3.基建檔案的保管期限。（四）保管期限劃分基建檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的基建檔案主要包括：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目選址意見(jiàn)書(shū)、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知、項(xiàng)目招投標(biāo)文件、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)、工程結(jié)算文件、工程決算文件等。2.長(zhǎng)期保管的基建檔案主要包括：工程施工技術(shù)交底記錄、圖紙會(huì)審記錄、工程洽商記錄、工程原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、工程施工記錄、工程質(zhì)量驗(yàn)收文件、工程安全與功能檢驗(yàn)資料核查及主要功能抽查記錄、工程監(jiān)理文件、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備試運(yùn)行記錄、設(shè)備質(zhì)量證明文件、設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、竣工圖等。3.短期保管的基建檔案主要包括：項(xiàng)目建設(shè)管理機(jī)構(gòu)成立文件、人員任命文件、項(xiàng)目建設(shè)管理規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)、工程建設(shè)進(jìn)度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工程月報(bào)、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理周報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、工程質(zhì)量監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量整改通知、工程安全監(jiān)理記錄、安全隱患整改通知、工程進(jìn)度監(jiān)理記錄、工程進(jìn)度協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要等。（五）鑒定程序1.檔案管理人員對(duì)基建檔案進(jìn)行初步審查，提出保管期限建議。2.基建檔案鑒定小組對(duì)檔案管理人員提出的保管期限建議進(jìn)行審核，形成鑒定意見(jiàn)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)鑒定小組的鑒定意見(jiàn)，對(duì)基建檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，并標(biāo)注保管期限。（六）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的基建檔案，由檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀工作，并在銷(xiāo)毀前進(jìn)行登記造冊(cè)，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。3.銷(xiāo)毀基建檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷(xiāo)毀，并由銷(xiāo)毀人員和監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要，可查閱、借閱基建檔案資料。外單位因工作需要查閱、借閱基建檔案資料的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的基建檔案資料，并做好查閱記錄。2.借閱：借閱人員應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)后，借閱人員應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，并辦理歸還手續(xù)。（三）服務(wù)措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全基建檔案利用服務(wù)制度，提高服務(wù)質(zhì)量和效率，為公司內(nèi)部各部