檔案工作管理辦法一、總則（一）目的為加強公司檔案工作管理，有效保護和利用檔案資源，提高公司管理水平和工作效率，依據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、分支機構的檔案工作管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則按照檔案的形成領域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，便于檔案的整理、保管和利用。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失，嚴格遵守保密規(guī)定。4.服務利用原則充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項工作提供及時、有效的檔案信息服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、指導監(jiān)督和具體實施。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計等工作。2.建立健全檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.對檔案進行分類編目，編制檢索工具，方便檔案的查找利用。4.定期對檔案進行檢查、鑒定，對破損、變質(zhì)的檔案及時進行修復和處理。5.負責檔案信息的開發(fā)利用，為公司提供檔案咨詢服務。6.嚴格遵守檔案安全保密制度，確保檔案信息安全。（三）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，提供必要的協(xié)助。3.按照檔案管理規(guī)定，正確使用和保管本部門的檔案，不得擅自銷毀或轉移。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、報表等文件。3.公司內(nèi)部的會議文件、工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等。4.公司人員的任免、獎懲、考核等文件材料。5.公司資產(chǎn)產(chǎn)權、財務審計、工程建設、科研項目等方面的文件。6.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.對收集到的文件材料，應及時進行整理，剔除重復、無用的材料。3.收集的文件材料應字跡清晰、簽署完備，載體應符合檔案保管要求。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，如行政管理類、黨群工作類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術類、財務審計類等。2.編號對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，保持檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.當年形成的文件材料，一般應在次年上半年歸檔。2.對于一些特殊的文件材料，應根據(jù)實際情況及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應符合整理要求，手續(xù)完備。2.歸檔的文件材料應編制移交清單，雙方簽字確認。（三）移交程序1.各部門將整理好的檔案移交清單報檔案管理部門審核。2.檔案管理部門對移交的檔案進行檢查驗收，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.經(jīng)檢查驗收合格的檔案，辦理正式移交手續(xù)，由檔案管理部門統(tǒng)一保管。五、檔案的保管（一）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要文件、合同協(xié)議、財務審計報告等。3.長期保管的檔案期限為16年至50年，主要包括公司的一般性文件、業(yè)務資料等。4.短期保管的檔案期限為5年以下，主要包括公司的臨時性文件、一般性報表等。（二）保管條件1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對磁性載體檔案，應定期進行檢查、復制，防止信息丟失。（三）檔案的清點與統(tǒng)計1.檔案管理部門應定期對檔案進行清點，確保檔案的數(shù)量準確、完整。2.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司外部有關單位因工作需要查閱檔案。3.公司員工因個人需要查閱與本人有關的檔案。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.公司外部人員查閱檔案，需持有單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領導簽字同意后，到檔案管理部門查閱。3.公司員工查閱本人檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人簽字同意后，方可查閱。（三）利用方式1.檔案管理部門應根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件或復印件。2.查閱檔案時，應在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。3.如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。（四）檔案的借閱1.因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關業(yè)務部門和公司領導組成，負責檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，可予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見。2.經(jīng)公司領導批準后，編制《檔案銷毀清冊》。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司提供更加便捷、高效的檔案信息服務。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司現(xiàn)有的檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.安全保密體系建設建立健全檔案信息安全保密制度，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復等技術措施，確保檔案信息安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應配備必要的信息化設備和專業(yè)技術人員，負責檔案信息化管理工作。2.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息化管理工作的正常開展。3.加強對檔案電子數(shù)據(jù)的管理，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司檔案管理部門負責對公司各部門的檔案工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化管理工作情況。4.檔案安全保密制度