檔案統(tǒng)籌管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案的統(tǒng)籌管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門及所屬單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責檔案的統(tǒng)籌管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實、完整、準確原則。檔案管理人員應嚴格把關(guān)，確保檔案內(nèi)容真實反映公司/組織的各項活動和工作情況，保證檔案的完整性和準確性。3.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織的各項工作提供便捷的檔案服務。4.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）檔案定義本辦法所稱檔案，是指公司/組織在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責檔案的統(tǒng)籌管理工作。各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范。2.負責接收、整理、保管公司/組織各部門及所屬單位移交的各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務水平。6.對各部門檔案管理工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。7.開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理、生產(chǎn)經(jīng)營等工作提供檔案信息支持。（三）各部門檔案管理人員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等日常工作，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。2.按照規(guī)定的時間和要求，將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負責本部門檔案的安全保管，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.接受檔案管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，積極參加檔案業(yè)務培訓，不斷提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的文件材料，包括上級文件、內(nèi)部文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、合同協(xié)議、財務報表、技術(shù)資料、人事檔案等。2.公司/組織所屬單位報送的各類文件材料、統(tǒng)計報表、工作總結(jié)等。3.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。4.公司/組織在基本建設(shè)、設(shè)備購置、科研項目等活動中形成的文件材料。5.公司/組織在宣傳、文化、教育等活動中形成的文件材料。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門的文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集責任人應定期對本部門的文件材料進行清理，將辦理完畢、具有保存價值的文件材料進行整理、分類，剔除無用的文件材料。3.對重要文件材料，應及時進行備份，防止因自然災害、意外事故等原因造成文件材料的損壞或丟失。4.檔案收集責任人應將收集到的文件材料按照規(guī)定的格式和要求進行整理，確保文件材料的規(guī)范、整齊。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，進行科學分類、排列和編號。3.便于檔案的保管、查閱和利用。（四）整理方法1.分類。檔案按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限進行分類。年度分類以文件形成的自然年度為依據(jù)；機構(gòu)（問題）分類根據(jù)公司/組織的內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置或業(yè)務職能進行分類；保管期限分類根據(jù)檔案的保存價值確定為永久、長期（[具體年限]年）、短期（[具體年限]年）。2.排列。在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按照文件材料的形成時間順序進行排列。3.編號。對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用全宗號年度保管期限件號的形式，例如：[全宗號][年度][保管期限][件號]。4.編目。編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等項目，確保目錄信息準確、完整。5.裝訂。對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案的牢固和整齊。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持庫房的清潔衛(wèi)生。（二）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量準確、完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應的措施。2.按照檔案的保管期限和類別，對檔案進行分類存放，便于查找和管理。3.對電子檔案應進行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，分別存放于不同的地點，防止因存儲介質(zhì)損壞等原因造成電子檔案的丟失。4.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、查閱、借閱等情況，做到賬物相符。（三）檔案的保護1.對紙質(zhì)檔案應采取防潮、防蟲、防火等措施，如在檔案庫房內(nèi)放置干燥劑、防蟲藥品等，配備消防器材等。2.對電子檔案應定期進行維護和更新，確保電子檔案的可讀性和可用性。同時，應采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制等安全措施，防止電子檔案的泄密。3.對重要檔案應采取特殊的保護措施，如進行縮微、數(shù)字化等處理，以延長檔案的保存壽命。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案的鑒定工作進行組織和指導。（二）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標準為依據(jù)，結(jié)合公司/組織的實際情況，確定檔案的鑒定標準和方法。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，準確判斷檔案的保存價值。3.堅持實事求是、科學嚴謹?shù)膽B(tài)度，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。對檔案逐件進行審查，分析檔案的內(nèi)容和價值，確定其是否具有保存價值。2.綜合評估法。結(jié)合檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實作用等因素，對檔案的保存價值進行綜合評估。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已滿保管期限的檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐件審查，提出鑒定意見。3.對鑒定為失去保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導審批后進行銷毀。（五）銷毀要求1.檔案銷毀應指定專人負責，嚴格按照審批后的銷毀清冊進行銷毀。2.檔案銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應永久保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案查閱利用應遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)章制度。2.服務至上原則。檔案管理部門應樹立服務意識，為公司/組織的各項工作提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案查閱利用服務。3.安全保密原則。在檔案查閱利用過程中，應嚴格遵守保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案泄密。（二）查閱利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定的程序進行查閱。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的審批程序辦理查閱手續(xù)。（三）查閱利用程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并提交所在部門負責人審批。2.所在部門負責人審批同意后，查閱申請表交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)查閱申請表，在檔案管理系統(tǒng)中查詢相關(guān)檔案信息，并確定查閱地點和查閱方式。4.查閱人憑有效證件到檔案管理部門指定的地點查閱檔案，檔案管理人員應在現(xiàn)場進行監(jiān)督和指導，確保查閱過程的規(guī)范、有序。5.查閱人如需復印、摘錄檔案內(nèi)容的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行辦理。6.查閱人查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認。（四）借閱利用程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并提交所在部門負責人審批。2.所在部門負責人審批同意后，借閱申請表交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)借閱申請表，對借閱檔案進行審核，如符合借閱條件，辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，并收取一定的押金。4.借閱人憑有效證件和檔案借閱登記表到檔案管理部門領(lǐng)取檔案，檔案管理人員應向借閱人詳細說明檔案的保管要求和注意事項。5.借閱人應按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并按照規(guī)定進行處理。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務水平，為公司/組織的信息化建設(shè)提供有力支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化。對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。建立檔案管理內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案管理部門與各部門之間的檔案信息共享和傳輸。4.安全保障體系建設(shè)。采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練