新購申購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司新購申購流程，加強對采購活動的管理與監(jiān)督，確保采購工作的合規(guī)性、合理性和高效性，滿足公司正常運營和發(fā)展的需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各部門因業(yè)務(wù)開展需要進(jìn)行的各類物資、設(shè)備、服務(wù)等新購申購活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部的各項規(guī)章制度，確保采購活動合法合規(guī)。2.合理性原則：申購需求應(yīng)基于實際業(yè)務(wù)需要，進(jìn)行充分的論證和評估，確保采購資源的合理配置。3.高效性原則：優(yōu)化申購流程，提高審批效率，減少不必要的環(huán)節(jié)，確保采購活動能夠及時滿足公司業(yè)務(wù)需求。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)保持公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保采購信息的透明化。二、申購流程（一）申購申請1.需求部門填寫申購單：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，由專人負(fù)責(zé)填寫《新購申購單》，詳細(xì)注明申購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)計到貨時間等信息。如有特殊要求，需在申購單中明確說明。2.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對申購內(nèi)容的真實性、必要性和合理性進(jìn)行審核。審核通過后，在申購單上簽字確認(rèn)。（二）歸口管理部門初審1.明確歸口管理部門：根據(jù)公司業(yè)務(wù)分工，確定各類申購事項的歸口管理部門。例如，辦公用品申購歸口行政部門，設(shè)備采購歸口設(shè)備管理部門等。2.初審內(nèi)容：歸口管理部門收到申購單后，對申購物資或服務(wù)的規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)等進(jìn)行初審。檢查申購內(nèi)容是否符合公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和實際業(yè)務(wù)需求，是否存在可替代的產(chǎn)品或服務(wù)。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與需求部門溝通并提出修改意見。初審?fù)ㄟ^后，歸口管理部門在申購單上簽字。（三）財務(wù)部門審核1.預(yù)算審核：財務(wù)部門根據(jù)公司預(yù)算安排，對申購項目的資金預(yù)算進(jìn)行審核。檢查申購金額是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，是否有足夠的資金支持本次采購活動。2.成本效益分析：財務(wù)部門可根據(jù)實際情況，對申購項目進(jìn)行成本效益分析，評估采購項目的必要性和經(jīng)濟(jì)性。如發(fā)現(xiàn)預(yù)算不合理或成本效益不高的情況，可提出調(diào)整建議或不予通過審核。審核通過后，財務(wù)部門在申購單上簽字。（四）分管領(lǐng)導(dǎo)審批1.審批權(quán)限：根據(jù)申購金額大小，設(shè)定不同的分管領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限。一般情況下，申購金額在[X]元以下的，由分管該部門的領(lǐng)導(dǎo)審批；申購金額在[X]元至[X]元之間的，由公司副總經(jīng)理審批；申購金額在[X]元以上的，由公司總經(jīng)理審批。2.審批內(nèi)容：分管領(lǐng)導(dǎo)對申購事項進(jìn)行全面審批，重點關(guān)注申購的必要性、資金來源、采購方式等。審批通過后，在申購單上簽字確認(rèn)。（五）采購執(zhí)行1.采購部門選擇：經(jīng)過上述審批流程后，申購單流轉(zhuǎn)至采購部門。采購部門根據(jù)公司采購管理制度，選擇合適的采購方式進(jìn)行采購。采購方式包括但不限于招標(biāo)采購、詢價采購、競爭性談判、單一來源采購等。2.采購實施：采購人員按照選定的采購方式，開展采購活動。在采購過程中，要嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，與供應(yīng)商進(jìn)行溝通、談判、簽訂合同等操作。確保采購物資或服務(wù)的質(zhì)量、價格、交貨期等符合公司要求。（六）驗收與入庫1.驗收標(biāo)準(zhǔn)：采購物資到貨后，由需求部門、歸口管理部門等相關(guān)人員按照合同要求和公司驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、性能等方面。2.驗收流程：驗收人員填寫《新購物資驗收單》，詳細(xì)記錄驗收情況。如驗收合格，驗收人員簽字確認(rèn)；如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并在驗收單上注明問題情況。驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，由倉庫管理人員根據(jù)驗收單進(jìn)行入庫登記。（七）報銷與付款1.報銷憑證：采購?fù)瓿珊?，采購人員應(yīng)及時收集整理相關(guān)報銷憑證，包括申購單、采購合同、發(fā)票、驗收單等。確保報銷憑證真實、完整、合規(guī)。2.報銷流程：采購人員按照公司財務(wù)報銷制度，填寫報銷申請，附上相關(guān)報銷憑證，提交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，按照公司付款流程進(jìn)行付款。三、采購方式（一）招標(biāo)采購1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有多家潛在供應(yīng)商可供選擇的項目。如大型設(shè)備采購、工程建設(shè)項目等。2.招標(biāo)流程：編制招標(biāo)文件：采購部門根據(jù)采購需求，編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告：通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、行業(yè)媒體等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商報名參加投標(biāo)。資格預(yù)審：對報名參加投標(biāo)的供應(yīng)商進(jìn)行資格預(yù)審，審查其資質(zhì)、業(yè)績、信譽等方面是否符合要求。開標(biāo)與評標(biāo)：按照招標(biāo)文件規(guī)定的時間和地點進(jìn)行開標(biāo)，公開唱標(biāo)。評標(biāo)委員會根據(jù)評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，推薦中標(biāo)候選人。定標(biāo)與簽訂合同：公司根據(jù)評標(biāo)委員會的推薦意見，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。（二）詢價采購1.適用范圍：適用于采購金額較小、規(guī)格型號較為簡單、市場貨源充足的物資采購項目。如辦公用品、通用設(shè)備等。2.詢價流程：選擇詢價供應(yīng)商：采購部門根據(jù)采購需求，選擇多家具有良好信譽和供應(yīng)能力的供應(yīng)商作為詢價對象。發(fā)出詢價函：向詢價供應(yīng)商發(fā)出詢價函，明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨期等要求，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。比較報價：采購部門對各供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較，綜合考慮價格、質(zhì)量、信譽等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。簽訂合同：與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。（三）競爭性談判1.適用范圍：適用于采購時間緊迫、采購需求不明確或需要與供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)交流的項目。如應(yīng)急物資采購、定制化設(shè)備采購等。2.談判流程：成立談判小組：由采購部門、需求部門、技術(shù)專家等相關(guān)人員組成談判小組。制定談判文件：談判小組根據(jù)采購需求，制定談判文件。談判文件應(yīng)明確談判的程序、內(nèi)容、要求等。邀請供應(yīng)商談判：向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出談判邀請，告知談判時間、地點和談判文件內(nèi)容。談判與報價：供應(yīng)商按照談判文件要求進(jìn)行報價，并與談判小組進(jìn)行談判。談判小組根據(jù)談判情況，要求供應(yīng)商進(jìn)行多次報價和澄清。確定成交供應(yīng)商：談判小組綜合考慮供應(yīng)商的報價、技術(shù)方案、服務(wù)承諾等因素，確定成交供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目。如專利技術(shù)產(chǎn)品、特定品牌設(shè)備、原廠配件等。2.采購流程：申請單一來源采購：需求部門或采購部門填寫《單一來源采購申請表》，詳細(xì)說明采購項目的唯一性理由、采購內(nèi)容、預(yù)算金額等信息。審核與審批：申請表經(jīng)歸口管理部門、財務(wù)部門審核后，按照規(guī)定的審批權(quán)限報分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。簽訂合同：審批通過后，與唯一供應(yīng)商簽訂采購合同。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)：資質(zhì)信譽：供應(yīng)商應(yīng)具有合法的經(jīng)營資質(zhì)，良好的商業(yè)信譽，無不良記錄。供應(yīng)能力：具備足夠的生產(chǎn)能力、倉儲能力和運輸能力，能夠按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)所需物資或服務(wù)。產(chǎn)品質(zhì)量：所提供的產(chǎn)品應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求，具有良好的質(zhì)量穩(wěn)定性。價格水平：在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，價格具有競爭力。售后服務(wù)：能夠提供及時、有效的售后服務(wù)，解決客戶在使用過程中遇到的問題。2.供應(yīng)商選擇流程：供應(yīng)商推薦：采購部門、需求部門、公司內(nèi)部員工等可推薦潛在供應(yīng)商。初步調(diào)查：采購部門對推薦的供應(yīng)商進(jìn)行初步調(diào)查，了解其基本情況、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量等方面的信息。實地考察：對于重要的供應(yīng)商，采購部門可組織實地考察，深入了解其生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等情況。評估與選擇：采購部門根據(jù)供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估打分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。（二）供應(yīng)商考核1.考核指標(biāo)：交貨期：考核供應(yīng)商是否能夠按時交貨，交貨延遲率是否在規(guī)定范圍內(nèi)。產(chǎn)品質(zhì)量：通過驗收合格率、退貨率等指標(biāo)考核供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量情況。價格水平：比較供應(yīng)商的報價與市場平均價格水平，考核其價格合理性。售后服務(wù)：根據(jù)客戶反饋，考核供應(yīng)商售后服務(wù)的及時性和有效性。合作態(tài)度：評估供應(yīng)商與公司的合作配合程度，是否積極響應(yīng)公司需求。2.考核周期：定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核周期一般為[X]個月或[X]季度。3.考核結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機會、增加采購份額等獎勵；對于考核不合格的供應(yīng)商，采取警告、減少采購份額、暫停合作等措施，直至取消其合格供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商動態(tài)管理1.信息更新：定期收集供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、產(chǎn)品信息、價格變動等情況，及時更新供應(yīng)商檔案。2.重新評估：當(dāng)供應(yīng)商發(fā)生重大變化（如經(jīng)營地址變更、股權(quán)結(jié)構(gòu)變動、產(chǎn)品質(zhì)量問題等）時，及時對其進(jìn)行重新評估，決定是否繼續(xù)合作。3.供應(yīng)商淘汰：對于不再符合公司要求或長期合作不佳的供應(yīng)商，及時淘汰出合格供應(yīng)商名單，并停止與其合作。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門監(jiān)督：公司審計部門定期對新購申購活動進(jìn)行審計，檢查申購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、資金使用情況等。發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.紀(jì)檢監(jiān)察部門監(jiān)督：紀(jì)檢監(jiān)察部門對采購活動中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅查處采購過程中的腐敗問題，確保采購活動廉潔公正。（二）外部監(jiān)督1.接受政府監(jiān)管部門監(jiān)督：積極配合政府相關(guān)監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，如實提供采購活動的相關(guān)資料