報關單證管理辦法一、總則（一）目的為加強公司報關單證管理，規(guī)范報關行為，提高報關工作效率和質(zhì)量，確保公司進出口業(yè)務的順利進行，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及報關業(yè)務的部門及人員，包括但不限于業(yè)務部門、物流部門、財務部門等在報關單證的制作、審核、傳遞、存檔等環(huán)節(jié)的工作。（三）基本原則1.合法性原則：報關單證的制作、使用和管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及海關的各項規(guī)定。2.準確性原則：確保報關單證所填報的信息真實、準確、完整，不得虛假申報或遺漏重要信息。3.及時性原則：各部門應按照規(guī)定的時間節(jié)點完成報關單證的相關工作，避免延誤報關時間。4.完整性原則：報關單證應齊全、完整，單證之間的邏輯關系應清晰、一致。二、報關單證的種類及內(nèi)容（一）報關單1.定義：報關單是指進出口貨物收發(fā)貨人或其代理人，按照海關規(guī)定的格式對進出口貨物的實際情況做出書面申明，以此要求海關對其貨物按適用的海關制度辦理通關手續(xù)的法律文書。2.內(nèi)容：包括進出口貨物的收發(fā)貨人、申報日期、運輸方式、運輸工具名稱、提運單號、收貨單位、發(fā)貨單位、貿(mào)易方式、征免性質(zhì)、許可證號、起運國（地區(qū)）、運抵國（地區(qū)）、境內(nèi)目的地、境內(nèi)貨源地、批準文號、成交方式、運費、保費、雜費、合同協(xié)議號、件數(shù)、包裝種類、毛重、凈重、集裝箱號、隨附單據(jù)、用途、標記嘜碼及備注、項號、商品編號、商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量及單位、原產(chǎn)國（地區(qū)）/最終目的國（地區(qū)）、單價、總價、幣制、征免等內(nèi)容。（二）商業(yè)發(fā)票1.定義：商業(yè)發(fā)票是出口商開立的憑以向進口商索取貨款的價目清單和裝運貨物的總說明。2.內(nèi)容：包括發(fā)票編號、開票日期、買賣雙方名稱及地址、商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價、包裝、嘜頭、運輸工具及航次、起運地和目的地等。（三）裝箱單1.定義：裝箱單是發(fā)票的補充單據(jù)，它列明了信用證（或合同）中買賣雙方約定的有關包裝事宜的細節(jié)，便于國外買方在貨物到達目的港時供海關檢查和核對貨物。2.內(nèi)容：包括裝箱單編號、日期、買賣雙方名稱及地址、嘜頭、貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、包裝種類及件數(shù)、毛重、凈重、體積等。（四）提單1.定義：提單是指用以證明海上貨物運輸合同和貨物已經(jīng)由承運人接收或者裝船，以及承運人保證據(jù)以交付貨物的單證。2.內(nèi)容：包括提單編號、托運人、收貨人、通知人、船名、航次、裝貨港、卸貨港、貨物名稱、標志、件數(shù)、包裝、毛重、體積、運費和費用、提單簽發(fā)日期、提單份數(shù)、承運人或其代理人簽字等。（五）其他單證根據(jù)不同的貿(mào)易方式、貨物性質(zhì)及海關監(jiān)管要求，可能還需要提供原產(chǎn)地證書、檢驗檢疫證書、許可證、報關委托書等其他相關單證。三、報關單證的制作（一）業(yè)務部門職責1.負責收集、整理與進出口業(yè)務相關的原始資料，包括合同、訂單、裝箱清單等，并確保資料的真實性和完整性。2.根據(jù)業(yè)務實際情況，準確填寫報關單證所需的各項信息，如貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、貿(mào)易方式等。對于復雜或特殊的業(yè)務，應及時與相關部門溝通協(xié)調(diào)，確保信息的準確無誤。3.在報關單證制作完成后，對單證進行初步審核，檢查單證內(nèi)容是否完整、準確，單證之間的邏輯關系是否一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時修改或補充相關信息。（二）制作要求1.報關單證應使用中文填寫，如根據(jù)貿(mào)易慣例或其他特殊要求需要使用外文的，應同時提供中文譯本。2.各項內(nèi)容應填寫清晰、工整，不得涂改。如有修改，應在修改處加蓋修改章或由相關人員簽字確認。3.報關單上的商品編碼應準確無誤，符合海關商品歸類的規(guī)定。對于新商品或特殊商品，應提前向海關咨詢商品歸類事宜，確保編碼的準確性。4.貿(mào)易方式、征免性質(zhì)等欄目應根據(jù)實際業(yè)務情況準確填寫，不得混淆或錯誤填報。四、報關單證的審核（一）物流部門審核1.物流部門收到業(yè)務部門提交的報關單證后，應首先審核單證的完整性，檢查報關單及隨附單證是否齊全。2.核對報關單上填寫的運輸信息與實際運輸情況是否一致，包括運輸方式、運輸工具名稱、提運單號等。3.對裝箱單、提單等單證上的貨物信息進行核對，確保貨物的數(shù)量、重量、體積等與報關單一致，包裝及嘜頭信息準確無誤。（二）財務部門審核1.財務部門負責審核報關單證上的價格、費用、幣制等信息，確保與合同及財務核算一致。2.檢查報關單上的征免情況是否符合公司的財務政策和稅務規(guī)定，如有疑問，應及時與業(yè)務部門溝通核實。（三）報關部門審核1.報關部門作為報關單證審核的最終環(huán)節(jié)，應對經(jīng)過物流部門和財務部門審核后的單證進行全面審核。2.重點審核報關單內(nèi)容的準確性、規(guī)范性和邏輯性，確保報關單所填報的信息符合海關的要求。對報關單上涉及的商品編碼、貿(mào)易方式、監(jiān)管條件等關鍵信息進行再次核對，如有不確定的情況，應及時向海關咨詢或與業(yè)務部門溝通。3.審核隨附單證與報關單之間的關聯(lián)性和一致性，確保隨附單證能夠充分證明報關單所申報內(nèi)容的真實性和合法性。（四）審核記錄與反饋1.各審核部門在審核報關單證過程中，應做好審核記錄，記錄審核發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況。審核記錄應包括審核時間、審核人員、問題描述、處理結(jié)果等信息。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，審核部門應及時反饋給業(yè)務部門進行修改或補充。業(yè)務部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成修改，并將修改后的單證重新提交審核，直至審核通過。五、報關單證的傳遞（一）內(nèi)部傳遞流程1.業(yè)務部門完成報關單證的制作并初步審核后，應及時將單證傳遞給物流部門。傳遞方式可采用紙質(zhì)文檔交接或電子文檔傳輸，交接時應填寫單證交接清單，注明單證名稱、份數(shù)、交接時間等信息。2.物流部門審核后，將單證傳遞給財務部門進行審核。財務部門審核完成后，再將單證傳遞給報關部門。3.報關部門在收到經(jīng)各部門審核通過的報關單證后，應立即安排報關事宜。如遇緊急情況需要提前報關的，應與相關部門協(xié)調(diào)溝通，確保單證能夠及時傳遞和審核。（二）與報關行及海關的單證傳遞1.報關部門應按照與報關行簽訂的協(xié)議，及時將報關單證傳遞給報關行。傳遞方式可根據(jù)實際情況選擇快遞、專人送達或電子數(shù)據(jù)傳輸?shù)取Ｔ趥鬟f單證時，應確保報關行收到的單證完整、準確，同時要求報關行簽收確認。2.報關行在完成報關手續(xù)后，應及時將報關單及相關回執(zhí)傳遞給公司報關部門。報關部門收到報關回執(zhí)后，應及時核對報關結(jié)果，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與報關行溝通解決。3.對于海關要求提交的補充單證或需要進行現(xiàn)場查驗等情況，報關部門應及時與業(yè)務部門、物流部門等相關部門協(xié)調(diào)，確保能夠按照海關要求及時提供單證或配合查驗工作。六、報關單證的存檔（一）存檔范圍1.所有經(jīng)過審核并已完成報關手續(xù)的報關單證，包括報關單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、其他相關單證等。2.與報關單證相關的原始資料，如合同、訂單、裝箱清單、運輸文件等。（二）存檔方式1.報關單證應按照年度、月份、報關單號等順序進行分類整理，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行存檔。2.紙質(zhì)檔案應裝訂成冊，并在封面上注明檔案名稱、年度、月份、報關單號范圍等信息。檔案應存放在專門的檔案柜中，確保檔案的安全、完整和便于查閱。3.電子檔案應按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在公司指定的服務器或存儲設備上。電子檔案應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）存檔期限報關單證及相關原始資料的存檔期限應按照國家法律法規(guī)及海關要求執(zhí)行，一般情況下，存檔期限不少于[X]年。對于涉及重要業(yè)務或有特殊規(guī)定的單證，應適當延長存檔期限。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱報關單證檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱時應在檔案查閱登記表上記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。2.因特殊情況需要借閱報關單證檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人及檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應重新辦理審批手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自復印、轉(zhuǎn)借或涂改檔案內(nèi)容，借閱期滿后應及時歸還檔案。七、報關單證的風險管理（一）風險識別1.關注國家法律法規(guī)及海關政策的變化，及時評估因政策調(diào)整可能對報關單證管理帶來的風險。例如，新的貿(mào)易管制措施、稅收政策變化、海關監(jiān)管要求調(diào)整等。2.分析業(yè)務流程中可能存在的風險點，如單證制作錯誤、信息傳遞不及時、審核把關不嚴等。對于復雜業(yè)務或新開展的業(yè)務領域，應重點關注潛在的風險因素。3.關注市場動態(tài)和行業(yè)信息，了解同行業(yè)在報關單證管理方面出現(xiàn)的問題及風險案例，從中吸取經(jīng)驗教訓，識別公司可能面臨的類似風險。（二）風險評估1.根據(jù)風險識別的結(jié)果，對各類風險進行評估，確定風險的等級。風險等級可分為高、中、低三個級別，評估時應綜合考慮風險發(fā)生的可能性、影響程度等因素。2.對于高風險事項，應制定專門的應對措施，加強監(jiān)控和管理；對于中風險事項，應采取適當?shù)目刂拼胧档惋L險發(fā)生的可能性和影響程度；對于低風險事項，可進行定期監(jiān)測和關注。（三）風險應對1.建立風險預警機制，及時收集、分析與報關單證管理相關的風險信息。當發(fā)現(xiàn)風險指標異常時，應及時發(fā)出預警信號，通知相關部門采取應對措施。2.針對不同類型的風險，制定相應的應對策略。例如，對于因法律法規(guī)變化導致的風險，應加強對政策的學習和研究，及時調(diào)整報關單證的制作和管理要求；對于因人為因素導致的風險，應加強培訓和教育，提高員工的業(yè)務水平和風險意識，規(guī)范操作流程，加強內(nèi)部監(jiān)督和考核。3.定期對報關單證風險管理工作進行總結(jié)和評估，根據(jù)實際情況調(diào)整和完善風險管理策略，不斷提高風險管理的有效性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部設立專門的監(jiān)督崗位或由相關部門負責對報關單證管理工作進行定期檢查和不定期抽查。監(jiān)督內(nèi)容包括報關單證的制作、審核、傳遞、存檔等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及相關規(guī)定。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。整改完成后，監(jiān)督部門應進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核制度1.建立報關單證管理工作考核制度，對涉及報關單證管理的部門及人員進行考核評價?？?/p>