外單業(yè)務(wù)管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司外單業(yè)務(wù)的管理流程，確保外單業(yè)務(wù)的順利開展，提高業(yè)務(wù)效率，降低經(jīng)營風(fēng)險，保障公司的合法權(quán)益，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的持續(xù)健康發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及外單業(yè)務(wù)的部門和人員，包括但不限于業(yè)務(wù)部門、采購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量控制部門、物流部門、財(cái)務(wù)部門等。（三）基本原則1.合法性原則外單業(yè)務(wù)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保業(yè)務(wù)活動的合法性和合規(guī)性。2.誠信原則在與國外客戶交往過程中，秉持誠信為本的原則，履行合同義務(wù)，維護(hù)公司良好形象。3.風(fēng)險防控原則加強(qiáng)對外單業(yè)務(wù)全過程的風(fēng)險識別、評估和控制，采取有效措施防范各類風(fēng)險，確保公司利益不受損失。4.效益原則在保證業(yè)務(wù)質(zhì)量和合規(guī)性的前提下，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，降低運(yùn)營成本，實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益最大化。二、業(yè)務(wù)流程管理（一）業(yè)務(wù)洽談與訂單獲取1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與國外客戶進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，了解客戶需求，介紹公司產(chǎn)品和服務(wù)優(yōu)勢，爭取訂單機(jī)會。2.在洽談過程中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)詳細(xì)記錄客戶需求、特殊要求、交貨期、價格條款等關(guān)鍵信息，并及時反饋給相關(guān)部門。3.對于意向訂單，業(yè)務(wù)人員應(yīng)起草銷售合同或訂單草本，明確雙方權(quán)利義務(wù)，并提交給法務(wù)部門進(jìn)行審核。4.法務(wù)部門對合同草本進(jìn)行合法性審查，重點(diǎn)關(guān)注合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在潛在法律風(fēng)險。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通并提出修改建議。5.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門審核意見修改合同草本，經(jīng)雙方確認(rèn)無誤后，簽訂正式銷售合同或訂單。（二）訂單評審1.銷售合同或訂單簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行訂單評審。評審內(nèi)容包括訂單要求、生產(chǎn)能力、原材料供應(yīng)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期等。2.采購部門評估原材料供應(yīng)的可行性和及時性，確保能夠按時采購到所需原材料。如發(fā)現(xiàn)原材料供應(yīng)存在問題，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，協(xié)商解決方案。3.生產(chǎn)部門根據(jù)訂單要求和生產(chǎn)能力，評估是否能夠按時完成生產(chǎn)任務(wù)。如生產(chǎn)任務(wù)較重或存在生產(chǎn)瓶頸，應(yīng)提出調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃或增加資源的建議。4.質(zhì)量控制部門明確訂單的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)要求，制定質(zhì)量控制計(jì)劃，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合客戶要求。5.物流部門根據(jù)訂單交貨期和客戶要求，規(guī)劃物流運(yùn)輸方案，確保貨物能夠按時、安全送達(dá)客戶指定地點(diǎn)。6.各部門在訂單評審過程中應(yīng)充分發(fā)表意見，形成評審結(jié)論。如評審?fù)ㄟ^，各部門應(yīng)按照職責(zé)分工組織實(shí)施；如評審不通過，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與客戶溝通，協(xié)商解決辦法，必要時調(diào)整訂單內(nèi)容或取消訂單。（三）生產(chǎn)安排1.生產(chǎn)部門根據(jù)訂單評審結(jié)果，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃，明確生產(chǎn)任務(wù)、生產(chǎn)進(jìn)度、責(zé)任人等信息。2.生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)合理安排生產(chǎn)資源，確保生產(chǎn)過程的順暢進(jìn)行。如需要加班或調(diào)整生產(chǎn)設(shè)備，應(yīng)提前做好安排，并通知相關(guān)部門。3.采購部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，及時采購所需原材料和零部件。采購過程中應(yīng)嚴(yán)格按照公司采購管理制度執(zhí)行，選擇合格供應(yīng)商，確保原材料質(zhì)量和供應(yīng)及時性。4.在生產(chǎn)過程中，生產(chǎn)部門應(yīng)加強(qiáng)生產(chǎn)管理，嚴(yán)格執(zhí)行生產(chǎn)工藝和操作規(guī)程，確保產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定。質(zhì)量控制部門應(yīng)加強(qiáng)對生產(chǎn)過程的質(zhì)量檢驗(yàn)，及時發(fā)現(xiàn)和解決質(zhì)量問題。5.對于生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的異常情況，如設(shè)備故障、原材料短缺、人員變動等，生產(chǎn)部門應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并向業(yè)務(wù)部門通報進(jìn)展情況。（四）質(zhì)量控制1.質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)制定外單業(yè)務(wù)的質(zhì)量控制計(jì)劃，明確質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)流程和檢驗(yàn)方法。2.在原材料采購環(huán)節(jié)，質(zhì)量控制部門應(yīng)對采購的原材料進(jìn)行檢驗(yàn)，確保原材料質(zhì)量符合要求。未經(jīng)檢驗(yàn)或檢驗(yàn)不合格的原材料不得投入生產(chǎn)。3.在生產(chǎn)過程中，質(zhì)量控制部門應(yīng)按照質(zhì)量控制計(jì)劃進(jìn)行巡檢和抽檢，及時發(fā)現(xiàn)和糾正生產(chǎn)過程中的質(zhì)量問題。對關(guān)鍵工序和特殊過程，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控。4.產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，質(zhì)量控制部門應(yīng)按照檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行成品檢驗(yàn)。只有檢驗(yàn)合格的產(chǎn)品才能進(jìn)入包裝和發(fā)貨環(huán)節(jié)。5.對于客戶反饋的質(zhì)量問題，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時組織調(diào)查和分析，制定整改措施，并跟蹤整改效果。同時，應(yīng)將質(zhì)量問題及處理情況及時反饋給業(yè)務(wù)部門和相關(guān)部門。（五）包裝與發(fā)貨1.生產(chǎn)部門完成產(chǎn)品生產(chǎn)和檢驗(yàn)后，應(yīng)及時將產(chǎn)品交付給包裝部門進(jìn)行包裝。包裝部門應(yīng)按照客戶要求和公司包裝規(guī)范進(jìn)行包裝，確保產(chǎn)品在運(yùn)輸過程中不受損壞。2.物流部門根據(jù)訂單交貨期和運(yùn)輸方式，安排貨物發(fā)運(yùn)。在發(fā)貨前，物流部門應(yīng)對貨物進(jìn)行核對和清點(diǎn)，確保發(fā)貨數(shù)量準(zhǔn)確無誤。3.對于需要出口的貨物，物流部門應(yīng)辦理相關(guān)報關(guān)、報檢手續(xù)，確保貨物順利通關(guān)。同時，應(yīng)選擇可靠的運(yùn)輸公司，簽訂運(yùn)輸合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，確保貨物安全運(yùn)輸。4.在貨物運(yùn)輸過程中，物流部門應(yīng)及時跟蹤貨物運(yùn)輸狀態(tài)，如出現(xiàn)運(yùn)輸延誤、貨物損壞等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并向業(yè)務(wù)部門通報情況。（六）售后服務(wù)1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與客戶保持溝通，及時了解客戶對產(chǎn)品的使用情況和滿意度。對于客戶反饋的問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行處理。2.如客戶提出產(chǎn)品維修、更換等售后服務(wù)要求，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知生產(chǎn)部門或售后服務(wù)部門安排處理。售后服務(wù)部門應(yīng)按照公司售后服務(wù)制度，為客戶提供優(yōu)質(zhì)、高效的售后服務(wù)。3.對于客戶投訴，業(yè)務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真對待，及時組織相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。在處理客戶投訴過程中，應(yīng)積極與客戶溝通，爭取客戶理解和滿意。同時，應(yīng)分析客戶投訴原因，采取有效措施進(jìn)行改進(jìn)，避免類似問題再次發(fā)生。三、客戶管理（一）客戶信息收集與整理1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集國外客戶的基本信息、業(yè)務(wù)需求、信用狀況等資料，并建立客戶檔案?？蛻魴n案應(yīng)包括客戶名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、聯(lián)系人、交易記錄、信用評級等內(nèi)容。2.定期對客戶檔案進(jìn)行更新和維護(hù)，確保客戶信息的準(zhǔn)確性和完整性。同時，應(yīng)根據(jù)客戶業(yè)務(wù)往來情況和信用狀況，對客戶進(jìn)行分類管理。（二）客戶信用評估1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對國外客戶的信用狀況進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括客戶的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營能力、信用記錄等方面。2.根據(jù)客戶信用評估結(jié)果，確定客戶的信用額度和信用期限。對于信用狀況良好的客戶，可以給予較高的信用額度和較長的信用期限；對于信用狀況較差的客戶，應(yīng)采取謹(jǐn)慎的信用政策，如降低信用額度、縮短信用期限或要求預(yù)付款等。3.定期對客戶信用狀況進(jìn)行重新評估，根據(jù)客戶經(jīng)營情況和市場環(huán)境變化，及時調(diào)整客戶信用額度和信用期限。（三）客戶關(guān)系維護(hù)1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)與客戶的溝通與交流，定期回訪客戶，了解客戶需求變化和對公司產(chǎn)品及服務(wù)的意見建議。2.積極參加國內(nèi)外行業(yè)展會、商務(wù)活動等，拓展客戶資源，提升公司品牌知名度和影響力。3.對于重要客戶，公司應(yīng)制定專門的客戶關(guān)系維護(hù)計(jì)劃，提供個性化的服務(wù)和支持，增強(qiáng)客戶忠誠度。四、合同管理（一）合同簽訂1.銷售合同或訂單必須由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽訂。簽訂前，應(yīng)確保合同內(nèi)容符合公司利益和法律法規(guī)要求。2.合同簽訂過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司合同審批流程進(jìn)行操作。業(yè)務(wù)部門起草合同草本后，提交法務(wù)部門審核，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可簽訂正式合同。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，確保各部門了解合同內(nèi)容和各自職責(zé)。（二）合同執(zhí)行與跟蹤1.各部門應(yīng)按照合同約定履行各自義務(wù)，確保合同順利執(zhí)行。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.如合同執(zhí)行過程中需要變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與客戶協(xié)商，并按照公司合同變更審批流程辦理相關(guān)手續(xù)。合同變更后，應(yīng)及時通知相關(guān)部門。3.定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，分析合同執(zhí)行過程中存在的問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)合同管理工作。（三）合同歸檔與保管1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同原件及相關(guān)資料整理歸檔，交由公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。2.合同檔案應(yīng)妥善保管，確保合同資料的完整性和安全性。檔案管理部門應(yīng)建立合同檔案查閱制度，嚴(yán)格控制合同檔案的查閱權(quán)限。五、財(cái)務(wù)管理（一）成本核算與報價1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對外單業(yè)務(wù)進(jìn)行成本核算，包括原材料成本、生產(chǎn)成本、包裝成本、運(yùn)輸成本、稅費(fèi)等。成本核算應(yīng)準(zhǔn)確、及時，為業(yè)務(wù)報價提供依據(jù)。2.業(yè)務(wù)部門在對外報價時，應(yīng)充分考慮成本因素和利潤目標(biāo)，確保報價合理、具有競爭力。同時，應(yīng)向客戶明確報價包含的內(nèi)容和價格條款。（二）收款與付款管理1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)制定外單業(yè)務(wù)的收款計(jì)劃，跟蹤客戶付款情況，及時催收貨款。對于逾期未付款的客戶，應(yīng)采取有效措施進(jìn)行催款，并按照公司規(guī)定收取逾期利息。2.根據(jù)合同約定和業(yè)務(wù)需要，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)安排對外付款。付款前，應(yīng)審核相關(guān)單據(jù)，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。（三）財(cái)務(wù)分析與監(jiān)控1.定期對外單業(yè)務(wù)進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，包括銷售收入、成本費(fèi)用、利潤、現(xiàn)金流等方面的分析。通過財(cái)務(wù)分析，評估業(yè)務(wù)經(jīng)營狀況，發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)建議。2.加強(qiáng)對外單業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)風(fēng)險的監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和預(yù)警潛在財(cái)務(wù)風(fēng)險。如發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行防范和化解，確保公司財(cái)務(wù)安全。六、風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.各部門應(yīng)定期對外單業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險識別，梳理業(yè)務(wù)流程中可能存在的風(fēng)險點(diǎn)，包括市場風(fēng)險、信用風(fēng)險、匯率風(fēng)險、法律風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、運(yùn)輸風(fēng)險等。2.采用科學(xué)的風(fēng)險評估方法，對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對風(fēng)險進(jìn)行排序，明確重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險領(lǐng)域。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對不同類型的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于市場風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時調(diào)整業(yè)務(wù)策略；對于信用風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)客戶信用管理，合理控制信用額度；對于匯率風(fēng)險，可采取套期保值等金融手段進(jìn)行規(guī)避；對于法律風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)合同管理和法務(wù)審查；對于質(zhì)量風(fēng)險，應(yīng)強(qiáng)化質(zhì)量控制體系；對于運(yùn)輸風(fēng)險，應(yīng)選擇可靠的運(yùn)輸公司并購買相應(yīng)保險。2.定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，確保風(fēng)險應(yīng)對措施的有效性。如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險應(yīng)對措施存在不足，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整和完善。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.建立風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，對業(yè)務(wù)風(fēng)險進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控。各部門應(yīng)及時收集、分析與風(fēng)險相關(guān)的信息，如市場動態(tài)、客戶信用變化、匯率波動等，并將信息及時反饋給風(fēng)險管理部門。2.風(fēng)險管理部門根據(jù)風(fēng)險監(jiān)控情況，及時發(fā)布風(fēng)險預(yù)警信息。當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達(dá)到預(yù)警閾值時，應(yīng)啟動相應(yīng)的風(fēng)險預(yù)警程序，通知相關(guān)部門采取應(yīng)對措施，防范風(fēng)險擴(kuò)大。七、信息管理（一）業(yè)務(wù)信息收集與共享1.各部門應(yīng)及時收集、整理與外單業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，包括客戶信息、訂單信息、生產(chǎn)進(jìn)度信息、質(zhì)量檢驗(yàn)信息、物流信息、財(cái)務(wù)信息等，并確保信息的準(zhǔn)確性和及時性。2.建立外單業(yè)務(wù)信息共享平臺，實(shí)現(xiàn)各部門之間信息的實(shí)時共享和交流。通過信息共享平臺，提高業(yè)務(wù)協(xié)同效率，減少信息傳遞不暢導(dǎo)致的問題。（二）數(shù)據(jù)分析與利用1.利用外單業(yè)務(wù)信息管理