外協(xié)付款管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外協(xié)付款管理，規(guī)范付款流程，確保資金安全，提高資金使用效益，保障公司與外協(xié)單位的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及外協(xié)業(yè)務(wù)的付款管理，包括但不限于原材料采購、零部件加工、勞務(wù)外包、技術(shù)服務(wù)等外協(xié)項(xiàng)目。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保付款行為合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：付款信息準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的付款延誤或糾紛。3.及時(shí)性原則：按照合同約定及時(shí)付款，維護(hù)公司良好信譽(yù)，同時(shí)避免逾期付款產(chǎn)生的額外費(fèi)用。4.審批性原則：所有外協(xié)付款均需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保資金使用合理、透明。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)與外協(xié)單位簽訂采購合同或協(xié)議，明確付款方式、付款期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。2.跟蹤外協(xié)項(xiàng)目進(jìn)度，及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提供付款申請(qǐng)所需的相關(guān)資料，如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等。3.對(duì)采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，協(xié)調(diào)解決付款過程中出現(xiàn)的問題。（二）財(cái)務(wù)部門1.審核付款申請(qǐng)，檢查相關(guān)資料的完整性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.按照公司財(cái)務(wù)制度和資金安排，辦理外協(xié)付款手續(xù)，確保資金支付安全、準(zhǔn)確。3.定期對(duì)外協(xié)付款情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（三）質(zhì)量部門1.負(fù)責(zé)對(duì)外協(xié)產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。2.對(duì)質(zhì)量不合格的外協(xié)項(xiàng)目，及時(shí)通知采購部門與外協(xié)單位協(xié)商解決，避免不合格產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)入付款環(huán)節(jié)。（四）法務(wù)部門1.審查采購合同及相關(guān)協(xié)議，確保合同條款合法合規(guī)，保障公司權(quán)益。2.協(xié)助處理付款過程中涉及的法律問題，提供法律咨詢和支持。（五）審批部門根據(jù)公司授權(quán)，對(duì)不同金額的外協(xié)付款申請(qǐng)進(jìn)行審批，確保付款決策合理、合規(guī)。三、付款申請(qǐng)與審批（一）付款申請(qǐng)1.外協(xié)項(xiàng)目完成后，采購部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)資料，包括但不限于驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、合同執(zhí)行情況說明等，填寫付款申請(qǐng)表。2.付款申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)注明外協(xié)單位名稱、合同編號(hào)、付款金額、付款方式、付款期限、申請(qǐng)付款理由等信息，并附上相關(guān)證明材料。（二）審批流程1.采購部門負(fù)責(zé)人對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行初審，核實(shí)申請(qǐng)資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，簽署初審意見后提交財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門審核付款申請(qǐng)的合規(guī)性和資金安排情況，重點(diǎn)審查發(fā)票的真實(shí)性、合法性，付款金額與合同約定是否一致，是否存在逾期付款等問題。審核通過后，提交質(zhì)量部門進(jìn)行質(zhì)量確認(rèn)。3.質(zhì)量部門根據(jù)檢驗(yàn)情況，對(duì)質(zhì)量合格的項(xiàng)目出具質(zhì)量確認(rèn)意見，提交法務(wù)部門進(jìn)行合同審查。4.法務(wù)部門審查采購合同及相關(guān)協(xié)議，確保付款申請(qǐng)符合合同約定和法律法規(guī)要求。審查通過后，提交審批部門進(jìn)行最終審批。5.審批部門根據(jù)公司授權(quán)和審批權(quán)限，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過后，返回財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)；審批不通過的，注明原因并退回采購部門。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要提前付款或超合同金額付款的，采購部門應(yīng)提交書面申請(qǐng)，詳細(xì)說明原因和必要性，并按照公司特殊事項(xiàng)審批流程進(jìn)行審批。2.對(duì)于因不可抗力等原因?qū)е峦鈪f(xié)項(xiàng)目無法按時(shí)完成或質(zhì)量出現(xiàn)問題的，采購部門應(yīng)及時(shí)與外協(xié)單位協(xié)商解決方案，并根據(jù)協(xié)商結(jié)果調(diào)整付款申請(qǐng)和審批流程。四、付款方式與期限（一）付款方式1.支票支付：適用于同城結(jié)算，具有支付方便、安全的特點(diǎn)。2.銀行轉(zhuǎn)賬：包括網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬、柜臺(tái)轉(zhuǎn)賬等方式，適用于同城和異地結(jié)算，是公司常用的付款方式之一。3.商業(yè)匯票：包括銀行承兌匯票和商業(yè)承兌匯票，適用于具有真實(shí)交易關(guān)系的企業(yè)之間的結(jié)算，具有一定的融資功能。4.其他方式：如現(xiàn)金支付、電子支付等，根據(jù)實(shí)際情況和相關(guān)規(guī)定選擇使用。（二）付款期限1.公司應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同約定的付款期限支付款項(xiàng)。一般情況下，付款期限分為預(yù)付款、進(jìn)度款和尾款。2.預(yù)付款比例應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)程度合理確定，原則上不超過合同總金額的[X]%。進(jìn)度款應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度分期支付，具體支付比例和時(shí)間節(jié)點(diǎn)在合同中明確約定。尾款應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收合格后[X]個(gè)工作日內(nèi)支付。3.如因公司原因逾期付款的，應(yīng)按照合同約定承擔(dān)逾期付款違約金；如因外協(xié)單位原因?qū)е掠馄诟犊畹模居袡?quán)暫停付款，并要求外協(xié)單位承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、付款執(zhí)行與監(jiān)控（一）付款執(zhí)行1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過的付款申請(qǐng)，及時(shí)辦理付款手續(xù)。付款前，應(yīng)對(duì)付款信息進(jìn)行再次核對(duì)，確保付款金額、收款單位、付款方式等準(zhǔn)確無誤。2.對(duì)于支票支付，應(yīng)確保支票填寫規(guī)范、清晰，并按照規(guī)定進(jìn)行背書轉(zhuǎn)讓；對(duì)于銀行轉(zhuǎn)賬支付，應(yīng)準(zhǔn)確錄入收款單位賬號(hào)、開戶行等信息，確保資金及時(shí)到賬。3.付款完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)登記付款臺(tái)賬，記錄付款日期、付款金額、收款單位、付款方式等信息，并將付款憑證等相關(guān)資料妥善保管。（二）付款監(jiān)控1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)外協(xié)付款情況進(jìn)行監(jiān)控，檢查付款是否按照合同約定執(zhí)行，是否存在逾期付款、重復(fù)付款等問題。2.采購部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門做好付款監(jiān)控工作，及時(shí)反饋外協(xié)項(xiàng)目進(jìn)展情況和付款異常信息。如發(fā)現(xiàn)付款異常情況，應(yīng)立即查明原因，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)外協(xié)付款進(jìn)行審計(jì)，檢查付款流程的合規(guī)性、資金使用的合理性等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。六、發(fā)票管理（一）發(fā)票要求1.外協(xié)單位應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)和公司要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地開具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與合同約定的業(yè)務(wù)內(nèi)容相符，包括貨物或服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等。2.發(fā)票必須是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票聯(lián)次應(yīng)齊全，字跡清晰，不得涂改、偽造。（二）發(fā)票審核1.財(cái)務(wù)部門在收到外協(xié)單位開具的發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性、準(zhǔn)確性等。2.審核發(fā)票的真實(shí)性可通過國家稅務(wù)總局發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)等方式進(jìn)行查詢；審核發(fā)票的合法性主要檢查發(fā)票是否由正規(guī)稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制，是否在有效期內(nèi)；審核發(fā)票的完整性包括發(fā)票聯(lián)次是否齊全、發(fā)票專用章是否加蓋等；審核發(fā)票的準(zhǔn)確性主要核對(duì)發(fā)票內(nèi)容與合同約定是否一致。3.如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與外協(xié)單位溝通，要求其重新開具或補(bǔ)充相關(guān)資料。如因發(fā)票問題導(dǎo)致付款延誤或無法付款的，責(zé)任由外協(xié)單位承擔(dān)。（三）發(fā)票保管1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)妥善保管發(fā)票，建立發(fā)票登記臺(tái)賬，記錄發(fā)票的取得日期、發(fā)票號(hào)碼、發(fā)票金額、開票單位等信息。2.發(fā)票保管期限按照國家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。七、檔案管理（一）檔案范圍外協(xié)付款管理過程中形成的各類文件、資料、合同、協(xié)議、付款申請(qǐng)、審批文件、付款憑證、發(fā)票等均屬于檔案管理范圍。（二）檔案整理1.采購部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理要求，定期對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行整理、分類、編號(hào)。2.檔案應(yīng)按照項(xiàng)目或合同進(jìn)行分類歸檔，同一項(xiàng)目或合同的資料應(yīng)集中存放，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，重要檔案應(yīng)長期保存。期滿后，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱外協(xié)付款檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案保管部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出保管場所。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。3.如因工作需要復(fù)印檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案保管部