外包風(fēng)險管理辦法一、總則（一）目的為有效管理公司外包業(yè)務(wù)過程中的風(fēng)險，規(guī)范外包活動，保障公司業(yè)務(wù)的穩(wěn)定運營，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及外包業(yè)務(wù)的活動，包括但不限于信息技術(shù)外包、業(yè)務(wù)流程外包、人力資源外包等各類外包項目。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外包活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準，確保各項業(yè)務(wù)操作合法合規(guī)。2.風(fēng)險可控原則：對可能出現(xiàn)的風(fēng)險進行全面識別、評估和監(jiān)控，采取有效措施加以控制，將風(fēng)險降低到可接受水平。3.合作共贏原則：與外包商建立良好的合作關(guān)系，實現(xiàn)優(yōu)勢互補，共同促進業(yè)務(wù)發(fā)展，達到合作共贏的目標。4.職責(zé)明確原則：明確公司各部門在外包業(yè)務(wù)中的職責(zé)和權(quán)限，避免職責(zé)不清導(dǎo)致的管理混亂和風(fēng)險隱患。（四）定義1.外包：指公司將部分業(yè)務(wù)或職能委托給外部專業(yè)機構(gòu)或個人進行處理的經(jīng)營行為。2.外包商：承接公司外包業(yè)務(wù)的外部專業(yè)機構(gòu)或個人。3.外包風(fēng)險：在公司外包業(yè)務(wù)過程中，由于各種不確定因素導(dǎo)致業(yè)務(wù)目標無法實現(xiàn)、公司利益受損等潛在風(fēng)險。二、外包業(yè)務(wù)流程管理（一）外包需求評估1.業(yè)務(wù)部門提出需求：業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，明確提出外包業(yè)務(wù)的具體需求，包括業(yè)務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標準、時間要求等。2.需求審核：由公司相關(guān)職能部門（如戰(zhàn)略規(guī)劃部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等）對業(yè)務(wù)部門提出的外包需求進行審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、必要性、對公司業(yè)務(wù)的影響、成本效益分析等。3.需求確定：經(jīng)過審核通過的外包需求，由業(yè)務(wù)部門與相關(guān)職能部門共同確定，并形成明確的需求文檔。需求文檔應(yīng)作為后續(xù)外包項目開展的重要依據(jù)。（二）外包商選擇1.制定選擇標準：根據(jù)外包業(yè)務(wù)的特點和需求，制定外包商選擇標準。選擇標準應(yīng)包括但不限于外包商的資質(zhì)、信譽、專業(yè)能力、服務(wù)質(zhì)量、價格水平、管理能力等方面。2.發(fā)布招標信息：通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、行業(yè)媒體、專業(yè)招標平臺等渠道發(fā)布外包項目招標信息，吸引符合條件的外包商參與投標。3.資格預(yù)審：對參與投標的外包商進行資格預(yù)審，審查其是否符合基本的選擇標準。資格預(yù)審合格的外包商進入正式投標環(huán)節(jié)。4.投標與評標：外包商按照招標要求提交投標文件，公司組織相關(guān)人員組成評標小組進行評標。評標過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，綜合考慮外包商的各項因素，評選出最優(yōu)的外包商候選人。5.合同談判與簽訂：與評選出的外包商候選人進行合同談判，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標準、價格、付款方式、保密條款、違約責(zé)任等條款。談判達成一致后，簽訂正式的外包合同。（三）外包合同管理1.合同審核：外包合同簽訂前，由公司法務(wù)部門對合同條款進行審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)，明確雙方權(quán)利義務(wù)，避免潛在法律風(fēng)險。2.合同簽訂：經(jīng)法務(wù)部門審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與外包商簽訂。合同簽訂后，應(yīng)及時進行編號、歸檔，并分發(fā)至相關(guān)部門。3.合同執(zhí)行跟蹤：業(yè)務(wù)部門負責(zé)對外包合同的執(zhí)行情況進行跟蹤，及時掌握外包商的工作進度、質(zhì)量等情況。發(fā)現(xiàn)問題及時與外包商溝通協(xié)調(diào)，督促其整改。4.合同變更管理：如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要或其他原因需對外包合同進行變更，應(yīng)按照合同約定的程序進行。變更申請由業(yè)務(wù)部門提出，經(jīng)相關(guān)部門審核通過后，與外包商協(xié)商簽訂變更協(xié)議。5.合同終止管理：外包合同期滿或因其他原因需要終止時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前通知外包商，并按照合同約定進行清算和交接。合同終止后，應(yīng)對相關(guān)資料進行整理歸檔。（四）外包業(yè)務(wù)監(jiān)控1.建立監(jiān)控機制：公司建立外包業(yè)務(wù)監(jiān)控機制，定期對外包業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況進行檢查和評估。監(jiān)控內(nèi)容包括外包商的工作進度、質(zhì)量、成本控制、服務(wù)態(tài)度等方面。2.數(shù)據(jù)收集與分析：業(yè)務(wù)部門負責(zé)收集外包業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)，如工作成果報告、質(zhì)量檢測報告、成本核算報表等，并定期進行分析。通過數(shù)據(jù)分析及時發(fā)現(xiàn)問題，為決策提供依據(jù)。3.定期溝通與協(xié)調(diào)：業(yè)務(wù)部門與外包商定期召開溝通會議，及時了解外包業(yè)務(wù)進展情況，協(xié)調(diào)解決存在的問題。同時，建立有效的溝通渠道，確保雙方信息傳遞暢通。4.績效評估：根據(jù)外包合同約定的服務(wù)標準和目標，定期對外包商的績效進行評估?？冃гu估結(jié)果作為支付外包費用、續(xù)簽合同等的重要依據(jù)。（五）外包業(yè)務(wù)驗收1.驗收準備：外包業(yè)務(wù)完成后，外包商應(yīng)提交驗收申請，并提供相關(guān)工作成果報告、質(zhì)量檢測報告等資料。業(yè)務(wù)部門組織相關(guān)人員組成驗收小組，制定驗收方案。2.驗收實施：驗收小組按照驗收方案對外包業(yè)務(wù)進行實地檢查、測試、評估等工作，確保外包業(yè)務(wù)達到合同約定的標準和要求。3.驗收報告：驗收完成后，驗收小組應(yīng)出具驗收報告。驗收報告應(yīng)明確外包業(yè)務(wù)是否通過驗收，如未通過驗收，應(yīng)指出存在的問題及整改要求。4.整改與復(fù)查：如外包業(yè)務(wù)未通過驗收，外包商應(yīng)按照驗收報告要求進行整改。整改完成后，提交整改報告，由驗收小組進行復(fù)查。復(fù)查通過后，外包業(yè)務(wù)方可正式驗收合格。三、外包風(fēng)險管理措施（一）風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別方法：采用問卷調(diào)查、訪談、頭腦風(fēng)暴、流程圖分析等方法，全面識別外包業(yè)務(wù)過程中可能存在的風(fēng)險。2.風(fēng)險分類：將識別出的風(fēng)險按照風(fēng)險來源、風(fēng)險性質(zhì)、風(fēng)險影響程度等進行分類，如市場風(fēng)險、信用風(fēng)險、操作風(fēng)險、法律風(fēng)險等。3.風(fēng)險評估：運用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風(fēng)險進行評估。評估內(nèi)容包括風(fēng)險發(fā)生的可能性、影響程度、風(fēng)險等級等。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險的優(yōu)先順序，為后續(xù)風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對策略1.風(fēng)險規(guī)避：對于風(fēng)險發(fā)生可能性高且影響程度大的風(fēng)險，如可能導(dǎo)致公司重大損失或法律糾紛的風(fēng)險，應(yīng)采取風(fēng)險規(guī)避策略，避免開展相關(guān)外包業(yè)務(wù)。2.風(fēng)險降低：對于風(fēng)險發(fā)生可能性較高但影響程度中等的風(fēng)險，可采取風(fēng)險降低策略。通過加強管理、完善制度、優(yōu)化流程、增加監(jiān)督等措施，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性或減輕風(fēng)險影響程度。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移：對于一些風(fēng)險發(fā)生可能性較低但影響程度較大的風(fēng)險，可通過購買保險、簽訂免責(zé)條款等方式將風(fēng)險轉(zhuǎn)移給第三方。4.風(fēng)險接受：對于風(fēng)險發(fā)生可能性低且影響程度小的風(fēng)險，可采取風(fēng)險接受策略。在對風(fēng)險進行充分評估和監(jiān)控的前提下，不采取額外的風(fēng)險應(yīng)對措施，由公司自行承擔(dān)風(fēng)險后果。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.風(fēng)險監(jiān)控指標設(shè)定：根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，設(shè)定關(guān)鍵風(fēng)險監(jiān)控指標，如外包商違約率、服務(wù)質(zhì)量合格率、成本超支率等。通過對這些指標的實時監(jiān)控，及時掌握風(fēng)險變化情況。2.風(fēng)險預(yù)警機制：建立風(fēng)險預(yù)警機制，設(shè)定風(fēng)險預(yù)警閾值。當(dāng)風(fēng)險監(jiān)控指標達到或超過預(yù)警閾值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取應(yīng)對措施。3.風(fēng)險監(jiān)控報告：定期編制風(fēng)險監(jiān)控報告，向上級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報外包業(yè)務(wù)風(fēng)險狀況、風(fēng)險應(yīng)對措施執(zhí)行情況、風(fēng)險變化趨勢等內(nèi)容。風(fēng)險監(jiān)控報告應(yīng)作為公司決策的重要參考依據(jù)。四、信息安全管理（一）信息安全責(zé)任界定1.公司責(zé)任：公司負責(zé)制定信息安全政策和制度，明確信息安全管理要求，對外包商的信息安全工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.外包商責(zé)任：外包商應(yīng)嚴格遵守公司信息安全政策和制度，采取有效的信息安全措施，保護公司信息資產(chǎn)的安全。外包商應(yīng)建立健全信息安全管理體系，明確信息安全責(zé)任，加強員工信息安全培訓(xùn)，確保信息安全工作落實到位。（二）信息安全措施要求1.物理安全：外包商應(yīng)確保辦公場所、服務(wù)器機房等物理環(huán)境的安全，采取門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防火防盜等措施，防止信息資產(chǎn)受到物理損壞或被盜取。2.網(wǎng)絡(luò)安全：外包商應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)安全防護體系，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。3.數(shù)據(jù)安全：外包商應(yīng)加強對公司數(shù)據(jù)的保護，采取數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等措施，確保數(shù)據(jù)的完整性、保密性和可用性。4.人員安全：外包商應(yīng)加強員工信息安全培訓(xùn)，提高員工信息安全意識，規(guī)范員工信息安全行為。對外包商員工進行背景審查，簽訂保密協(xié)議，防止內(nèi)部人員泄露公司信息。（三）信息安全審計與監(jiān)督1.定期審計：公司定期對外包商的信息安全工作進行審計，檢查其信息安全措施的執(zhí)行情況、信息安全管理體系的運行情況等。審計可采用內(nèi)部審計、外部審計等方式進行。2.實時監(jiān)督：公司通過技術(shù)手段對外包商的信息系統(tǒng)進行實時監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和處理信息安全問題。如發(fā)現(xiàn)外包商存在信息安全違規(guī)行為，應(yīng)責(zé)令其立即整改，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。五、保密管理（一）保密責(zé)任界定1.公司責(zé)任：公司負責(zé)制定保密制度，明確保密范圍、保密措施、保密責(zé)任等內(nèi)容。對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等重要信息的外包業(yè)務(wù)，加強保密管理。2.外包商責(zé)任：外包商應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，與公司簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。對外包業(yè)務(wù)過程中知悉的公司秘密信息，應(yīng)采取嚴格的保密措施，不得泄露給任何第三方。（二）保密措施要求1.人員管理：外包商應(yīng)對參與外包業(yè)務(wù)的員工進行保密培訓(xùn)，簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任。對外包商員工的工作權(quán)限進行嚴格控制，限制其對公司秘密信息的訪問范圍。2.文件管理：外包商在處理公司秘密信息時，應(yīng)按照公司規(guī)定進行文件的登記、編號、存儲、傳輸、銷毀等管理。對涉及公司秘密信息的文件，應(yīng)進行加密處理，并采取專人保管、專柜存放等措施。3.信息系統(tǒng)管理：外包商應(yīng)確保其信息系統(tǒng)的安全，采取訪問控制、數(shù)據(jù)加密、審計跟蹤等措施，防止公司秘密信息在信息系統(tǒng)中泄露。（三）保密監(jiān)督與檢查1.定期檢查：公司定期對外包商的保密工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括保密制度執(zhí)行情況、保密措施落實情況、員工保密意識等方面。通過檢查及時發(fā)現(xiàn)和糾正外包商存在的保密問題。2.違規(guī)處理：如發(fā)現(xiàn)外包商存在保密違規(guī)行為，公司應(yīng)責(zé)令其立即整改，并按照保密協(xié)議和合同約定追究其違約責(zé)任。情節(jié)嚴重的，公司有權(quán)解除外包合同，并依法追究其法律責(zé)任。六、應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.應(yīng)急組織機構(gòu)：成立外包業(yè)務(wù)應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確小組成員的職責(zé)和分工。應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)外包業(yè)務(wù)應(yīng)急管理工作，制定應(yīng)急預(yù)案，指揮應(yīng)急處置行動等。2.應(yīng)急響應(yīng)流程：制定外包業(yè)務(wù)應(yīng)急響應(yīng)流程，明確應(yīng)急事件發(fā)生時的報告程序、處置措施、責(zé)任分工等內(nèi)容。應(yīng)急響應(yīng)流程應(yīng)確保在最短時間內(nèi)做出響應(yīng)，有效控制應(yīng)急事件的發(fā)展。3.應(yīng)急資源保障：建立應(yīng)急資源保障體系，儲備必要的應(yīng)急物資和設(shè)備，如應(yīng)急通信設(shè)備、防護用品、備用服務(wù)器等。同時，與相關(guān)供應(yīng)商建立應(yīng)急物資供應(yīng)合作關(guān)系，確保在應(yīng)急情況下能夠及時獲取所需物資。（二）應(yīng)急演練1.演練計劃制定：定期制定應(yīng)急演練計劃，明確演練的內(nèi)容、方式、時間、參與人員等。應(yīng)急演練計劃應(yīng)根據(jù)外包業(yè)務(wù)的特點和風(fēng)險狀況進行制定，確保演練具有針對性和實效性。2.演練實施：按照應(yīng)急演練計劃組織開展應(yīng)急演練活動。演練過程中，模擬應(yīng)急事件場景，檢驗應(yīng)急組織機構(gòu)的響應(yīng)能力、應(yīng)急處置措施的有效性、應(yīng)急資源的保障情況等。3.演練總結(jié)與改進：演練結(jié)束后，對應(yīng)急演練進行總結(jié)評估，分析演練過程中存在的問題和不足，提出改進措施和建議。根據(jù)演練總結(jié)結(jié)果，對應(yīng)急預(yù)案進行修訂完善，提高應(yīng)急預(yù)案的科學(xué)性和實用性。（三）應(yīng)急處置1.事件報告：外包業(yè)務(wù)過程中發(fā)生應(yīng)急事件時，外包商應(yīng)立即向公司報告。報告內(nèi)容應(yīng)包括事件發(fā)生的時間、地點、原因、影響范圍、已采取的措施等。公司接到報告后，應(yīng)及時啟動應(yīng)急預(yù)案。2.應(yīng)急處置行動：應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)應(yīng)急預(yù)案，組織相關(guān)人員開展應(yīng)急處置行動。采取有效措施控制應(yīng)急事件的發(fā)展，減少損失和影響。如涉及外部救援，應(yīng)及時與相關(guān)部