保定契約管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司契約管理，規(guī)范契約簽訂、履行、變更、終止等行為，防范契約風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在保定地區(qū)開展業(yè)務(wù)過程中所涉及的各類契約，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則契約的簽訂、履行、變更、終止等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保契約合法有效。2.公平公正原則契約雙方應(yīng)遵循公平、公正的原則確定各自的權(quán)利和義務(wù)，不得損害對(duì)方合法權(quán)益。3.誠(chéng)實(shí)守信原則契約雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行契約約定的義務(wù)，不得隱瞞真實(shí)情況或故意欺詐。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則加強(qiáng)契約風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和防控，采取有效措施降低契約風(fēng)險(xiǎn)，保障公司利益。二、契約的簽訂（一）契約主體資格審查1.業(yè)務(wù)部門在簽訂契約前，應(yīng)對(duì)契約對(duì)方的主體資格進(jìn)行審查，包括但不限于營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等。2.核實(shí)契約對(duì)方是否具有簽訂契約的權(quán)利能力和行為能力，是否存在經(jīng)營(yíng)異常、涉訴等情況。3.對(duì)于重要契約或涉及較大金額的契約，必要時(shí)可委托律師或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行盡職調(diào)查。（二）契約條款擬定1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)需求擬定契約條款，確保條款內(nèi)容完整、明確、具體，符合公司利益和業(yè)務(wù)實(shí)際。2.契約條款應(yīng)包括但不限于雙方基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。3.對(duì)于涉及公司核心利益或特殊要求的條款，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查和明確約定。（三）契約審核1.契約擬定完成后，應(yīng)提交至公司相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核部門包括法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)等。2.法務(wù)部門主要從法律合規(guī)角度對(duì)契約條款進(jìn)行審查，確保契約不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。3.財(cái)務(wù)部門從財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和資金安排角度進(jìn)行審核，評(píng)估契約對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況的影響。4.業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)從業(yè)務(wù)合理性和可行性角度進(jìn)行審核，提出意見和建議。5.審核部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核，并出具審核意見。審核通過的契約方可提交至公司法定代表人或其授權(quán)代表簽署。（四）契約簽署1.契約經(jīng)審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽署。授權(quán)代表簽署契約時(shí)，應(yīng)出具授權(quán)委托書。2.契約簽署應(yīng)使用公司統(tǒng)一的印章，并按照公司印章管理規(guī)定進(jìn)行蓋章操作。3.簽署后的契約應(yīng)及時(shí)進(jìn)行編號(hào)、歸檔，并將副本分發(fā)給相關(guān)部門和人員。三、契約的履行（一）履行計(jì)劃制定1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)契約約定制定詳細(xì)的履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。2.履行計(jì)劃應(yīng)報(bào)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并抄送相關(guān)部門備案。（二）履行過程監(jiān)控1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)契約履行的具體實(shí)施，按照履行計(jì)劃推進(jìn)各項(xiàng)工作，并及時(shí)向相關(guān)部門和人員匯報(bào)履行情況。2.法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等應(yīng)定期對(duì)契約履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。3.對(duì)于重大契約或履行過程中出現(xiàn)異常情況的契約，應(yīng)成立專門的工作小組進(jìn)行跟蹤處理。（三）變更與解除1.契約履行過程中，如需變更或解除契約，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.變更或解除契約的申請(qǐng)應(yīng)由業(yè)務(wù)部門提出，說明變更或解除的原因、內(nèi)容及對(duì)公司的影響，并提交相關(guān)supporting材料。3.變更或解除契約的申請(qǐng)應(yīng)按照契約審核流程進(jìn)行審批，審批通過后方可實(shí)施。四、契約的變更（一）變更申請(qǐng)契約履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更契約內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出變更申請(qǐng)。變更申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說明變更的事項(xiàng)、原因及對(duì)契約履行的影響。（二）變更審核變更申請(qǐng)?zhí)峤缓螅凑掌跫s審核流程進(jìn)行審核。審核部門應(yīng)重點(diǎn)審查變更事項(xiàng)的合理性、合法性以及對(duì)公司利益的影響。（三）變更協(xié)議簽訂經(jīng)審核通過的變更申請(qǐng)，雙方應(yīng)簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原契約的補(bǔ)充文件，與原契約具有同等法律效力。五、契約的終止（一）正常終止契約履行完畢，雙方權(quán)利義務(wù)已全部實(shí)現(xiàn)，契約自然終止。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)，并將契約履行情況進(jìn)行總結(jié)匯報(bào)。（二）提前終止1.契約履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除事由，一方有權(quán)提前解除契約。提前解除契約的一方應(yīng)按照契約約定或法律規(guī)定通知對(duì)方，并承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。2.提前終止契約的申請(qǐng)應(yīng)由業(yè)務(wù)部門提出，說明提前終止的原因、依據(jù)及對(duì)公司的影響，并提交相關(guān)supporting材料。3.提前終止契約的申請(qǐng)應(yīng)按照契約審核流程進(jìn)行審批，審批通過后方可實(shí)施。（三）終止手續(xù)辦理契約終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)結(jié)算、交接等手續(xù)，清理契約檔案，并將契約終止情況向相關(guān)部門和人員通報(bào)。六、契約糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)契約管理培訓(xùn)，提高員工的契約意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。2.在契約簽訂和履行過程中，注重溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決出現(xiàn)的問題，避免糾紛的發(fā)生。（二）糾紛處理流程1.當(dāng)發(fā)生契約糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)材料，并向法務(wù)部門報(bào)告。2.法務(wù)部門會(huì)同業(yè)務(wù)部門對(duì)糾紛情況進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，可通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛。4.在糾紛處理過程中，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展情況，聽取領(lǐng)導(dǎo)意見和建議。（三）糾紛應(yīng)對(duì)措施1.對(duì)于協(xié)商解決的糾紛，應(yīng)積極與對(duì)方溝通協(xié)商，爭(zhēng)取達(dá)成雙方都能接受的解決方案。2.如需通過調(diào)解解決糾紛，可委托專業(yè)調(diào)解機(jī)構(gòu)或相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)解。3.對(duì)于仲裁或訴訟案件，應(yīng)委托律師或?qū)I(yè)法律機(jī)構(gòu)代理，確保公司合法權(quán)益得到有效維護(hù)。七、契約檔案管理（一）檔案收集契約簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件、資料，包括契約文本、審核意見、往來信函、補(bǔ)充協(xié)議、結(jié)算憑證等，均應(yīng)作為契約檔案進(jìn)行收集。（二）檔案整理業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)收集到的契約檔案進(jìn)行整理，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等工作。（三）檔案保管契約檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，并建立檔案借閱登記制度。檔案保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案查閱因工作需要查閱契約檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時(shí)應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀檔案。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)契約管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查契約簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和風(fēng)險(xiǎn)防控情況。2.監(jiān)督檢查可采取自查、抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立契約管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門契約管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)包括契約簽訂質(zhì)量、履行