印章管理辦法責(zé)任總則目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，明確印章管理責(zé)任，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)、全資及控股子公司的印章管理。印章種類(lèi)1.公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的正式印章，用于各類(lèi)重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。2.法定代表人章：代表公司法定代表人行使職權(quán)的印章，主要用于特定的財(cái)務(wù)、稅務(wù)等業(yè)務(wù)場(chǎng)景。3.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的印章。4.合同專(zhuān)用章：專(zhuān)門(mén)用于簽訂各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同的印章。5.部門(mén)章：各部門(mén)為履行職責(zé)，在公司內(nèi)部使用的印章，用于部門(mén)內(nèi)部文件、通知等的發(fā)布。6.分支機(jī)構(gòu)章：公司所屬分支機(jī)構(gòu)使用的印章，用于分支機(jī)構(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)的處理。管理原則1.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：公司印章實(shí)行分級(jí)管理，明確各級(jí)管理人員的職責(zé)權(quán)限，確保印章管理責(zé)任落實(shí)到人。2.規(guī)范使用原則：印章的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和審批權(quán)限進(jìn)行，確保使用的合法性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。3.安全保密原則：加強(qiáng)印章的安全保管，防止印章被盜用、冒用或遺失，確保公司印章信息的安全保密。印章的刻制與啟用印章刻制1.刻制申請(qǐng)：因工作需要刻制印章的部門(mén)或機(jī)構(gòu)，應(yīng)填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱(chēng)、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)行政管理部門(mén)統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。2.刻制審批：行政管理部門(mén)對(duì)《印章刻制申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，指定具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。3.印章備案：印章刻制完成后，行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將印章式樣、規(guī)格等信息報(bào)公安機(jī)關(guān)備案，并留存印章印模。印章啟用1.啟用通知：印章刻制完成并備案后，行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章啟用日期、使用范圍、保管責(zé)任人等信息。2.交接手續(xù)：印章保管責(zé)任人應(yīng)在收到《印章啟用通知》后，及時(shí)與印章制作單位辦理印章交接手續(xù)，并在《印章交接登記表》上簽字確認(rèn)。3.啟用登記：行政管理部門(mén)應(yīng)對(duì)印章啟用情況進(jìn)行登記，建立印章管理檔案，記錄印章的刻制、啟用、變更、廢止等信息。印章的保管保管責(zé)任人1.公司公章：由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人保管。2.法定代表人章：由法定代表人或其授權(quán)人保管。3.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人保管。4.合同專(zhuān)用章：由合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人保管。5.部門(mén)章：由各部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人保管。6.分支機(jī)構(gòu)章：由分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人保管。保管要求1.專(zhuān)人專(zhuān)管：印章保管責(zé)任人必須為公司正式員工，且應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，不得隨意更換。2.專(zhuān)柜存放：印章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT(mén)的印章保管柜中，確保印章存放安全。3.雙人保管：對(duì)于重要印章，如公司公章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章等，應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，即由兩名保管責(zé)任人分別保管印章的不同部分或鑰匙，使用時(shí)必須兩人同時(shí)在場(chǎng)。4.離崗交接：印章保管責(zé)任人因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因離崗時(shí)，必須辦理印章交接手續(xù)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定的交接人對(duì)印章進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，并在《印章交接登記表》上簽字確認(rèn)。印章的使用使用范圍1.公司公章：用于公司對(duì)外簽訂合同、協(xié)議、文件，出具證明，報(bào)送報(bào)表等重要事項(xiàng)。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)的特定財(cái)務(wù)、稅務(wù)等業(yè)務(wù)場(chǎng)景。3.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付、開(kāi)具發(fā)票等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。4.合同專(zhuān)用章：用于公司簽訂各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同。5.部門(mén)章：用于部門(mén)內(nèi)部文件、通知、報(bào)告等的發(fā)布，不得對(duì)外使用。6.分支機(jī)構(gòu)章：用于分支機(jī)構(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)的處理，不得超越分支機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)范圍使用。使用流程1.用印申請(qǐng)：需要使用印章的部門(mén)或個(gè)人，應(yīng)填寫(xiě)《用印申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、文件名稱(chēng)、文號(hào)、用印份數(shù)等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交給印章保管責(zé)任人。2.用印審核：印章保管責(zé)任人應(yīng)對(duì)《用印申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)用印事項(xiàng)是否符合規(guī)定、審批手續(xù)是否齊全。對(duì)于不符合規(guī)定或?qū)徟掷m(xù)不全的，印章保管責(zé)任人有權(quán)拒絕用印。3.用印登記：經(jīng)審核同意用印的，印章保管責(zé)任人應(yīng)在《印章使用登記表》上詳細(xì)記錄用印時(shí)間、用印事項(xiàng)、文件名稱(chēng)、文號(hào)、用印份數(shù)、用印人等信息。4.用印蓋章：印章保管責(zé)任人應(yīng)按照《用印申請(qǐng)表》的要求，在文件或材料上加蓋相應(yīng)的印章，并確保印章加蓋清晰、端正。5.用印歸還：用印完畢后，用印人應(yīng)及時(shí)將文件或材料歸還印章保管責(zé)任人，并在《印章使用登記表》上簽字確認(rèn)。印章保管責(zé)任人應(yīng)對(duì)歸還的文件或材料進(jìn)行核對(duì)，確保用印后的文件或材料完整無(wú)缺。特殊情況用印1.緊急用印：因工作緊急需要使用印章，但無(wú)法按照正常流程辦理審批手續(xù)的，用印人應(yīng)電話(huà)請(qǐng)示公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，先進(jìn)行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地用?。阂驑I(yè)務(wù)需要在異地使用印章的，用印人應(yīng)提前向公司行政管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政管理部門(mén)通過(guò)郵寄、專(zhuān)人送達(dá)等方式將印章送至異地指定地點(diǎn)，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督用印過(guò)程。印章的變更與廢止印章變更1.變更申請(qǐng)：因公司名稱(chēng)、法定代表人、經(jīng)營(yíng)范圍等變更需要變更印章的，由行政管理部門(mén)填寫(xiě)《印章變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容等信息，并經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)公安機(jī)關(guān)辦理印章變更手續(xù)。2.變更手續(xù)：印章變更手續(xù)辦理完成后，行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)布《印章變更通知》，明確新印章的啟用日期、使用范圍、保管責(zé)任人等信息，并按照印章啟用的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作。3.舊章廢止：新印章啟用后，原印章應(yīng)及時(shí)廢止，并交行政管理部門(mén)統(tǒng)一保管。行政管理部門(mén)應(yīng)對(duì)廢止的印章進(jìn)行登記，并按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。印章廢止1.廢止原因：印章因磨損、遺失、被盜用、冒用等原因需要廢止的，由印章保管責(zé)任人填寫(xiě)《印章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明廢止原因，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)行政管理部門(mén)備案。2.廢止手續(xù)：行政管理部門(mén)對(duì)《印章廢止申請(qǐng)表》進(jìn)行審核后，應(yīng)及時(shí)發(fā)布《印章廢止通知》，明確印章廢止日期，并按照規(guī)定對(duì)廢止的印章進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。3.銷(xiāo)毀記錄：印章銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《印章銷(xiāo)毀登記表》上記錄印章名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式等信息。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。印章管理的監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門(mén)公司行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)印章管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保印章管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。檢查內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章是否存放在安全可靠的地方，是否實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)管、專(zhuān)柜存放、雙人保管等制度。2.印章使用情況：檢查印章的使用是否符合規(guī)定的流程和審批權(quán)限，是否進(jìn)行用印登記，用印文件或材料是否完整無(wú)缺。3.印章變更與廢止情況：檢查印章的變更與廢止是否按照規(guī)定的程序辦理，是否及時(shí)發(fā)布通知，是否對(duì)廢止的印章進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。檢查方式1.定期檢查：公司行政管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)印章管理工作進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報(bào)告。2.不定期抽查：公司行政管理部門(mén)可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)印章管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。問(wèn)題處理對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門(mén)或責(zé)