信息資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司信息資料的管理，確保信息資料的準(zhǔn)確性、完整性、安全性和有效性，提高公司運(yùn)營效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在信息資料的收集、整理、存儲、使用、共享、銷毀等過程中的管理活動。（三）定義1.信息資料：指公司在經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)活動、技術(shù)研發(fā)、客戶服務(wù)等過程中產(chǎn)生或獲取的各類文件、數(shù)據(jù)、記錄、報告、圖表、圖像等資料，包括紙質(zhì)和電子形式。2.內(nèi)部信息資料：由公司內(nèi)部各部門自行產(chǎn)生或在部門間流轉(zhuǎn)的信息資料。3.外部信息資料：從公司外部獲取的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的信息資料，如供應(yīng)商資料、客戶資料、行業(yè)動態(tài)、法律法規(guī)文件等。（四）管理原則1.合法性原則：信息資料的管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保信息資料的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類信息資料，避免遺漏重要信息。4.安全性原則：采取有效的安全措施，保護(hù)信息資料的機(jī)密性、完整性和可用性，防止信息泄露、篡改或丟失。5.及時性原則：及時更新和維護(hù)信息資料，保證其時效性和有效性。6.便利性原則：信息資料的管理應(yīng)便于查詢、使用和共享，提高工作效率。二、信息資料的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照業(yè)務(wù)領(lǐng)域分類市場營銷類：包括市場調(diào)研資料、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶信息等。人力資源類：員工檔案、招聘信息、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。財務(wù)會計類：財務(wù)報表、會計憑證、稅務(wù)資料、預(yù)算計劃等。行政管理類：公司文件、會議紀(jì)要、辦公用品采購記錄、固定資產(chǎn)清單等。生產(chǎn)運(yùn)營類：生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量控制文件、設(shè)備維護(hù)記錄等。技術(shù)研發(fā)類：研發(fā)項(xiàng)目文檔、技術(shù)報告、專利資料、產(chǎn)品設(shè)計圖紙等。客戶服務(wù)類：客戶投訴記錄、售后服務(wù)報告、客戶滿意度調(diào)查資料等。2.按照信息資料的形式分類紙質(zhì)資料：以紙張為載體的各類文件、報告、合同等。電子資料：存儲在計算機(jī)硬盤、服務(wù)器、光盤、U盤等電子設(shè)備中的數(shù)據(jù)文件、文檔、表格、圖像等。（二）編號規(guī)則1.編號結(jié)構(gòu)：信息資料編號采用“部門代碼+年份+流水號”的結(jié)構(gòu)。2.部門代碼：根據(jù)公司各部門的名稱和職責(zé)，制定相應(yīng)的兩位字母代碼。例如，市場營銷部代碼為“SM”，人力資源部代碼為“HR”等。3.年份：采用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字表示，如“23”代表2023年。4.流水號：按照信息資料產(chǎn)生的先后順序，從001開始依次編號，位數(shù)根據(jù)實(shí)際情況確定。例如，市場營銷部在2023年產(chǎn)生的第10份市場調(diào)研資料的編號為“SM23010”。三、信息資料的收集與整理（一）收集渠道1.內(nèi)部產(chǎn)生：各部門按照工作職責(zé)和業(yè)務(wù)流程，定期或不定期地產(chǎn)生各類信息資料，并及時提交至公司指定的信息資料管理部門。2.外部獲取采購：通過與供應(yīng)商簽訂合同，獲取與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的信息資料，如產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格清單等。合作：與合作伙伴簽訂合作協(xié)議，獲取合作項(xiàng)目相關(guān)的信息資料，如合作方案、項(xiàng)目進(jìn)度報告等。網(wǎng)絡(luò)收集：利用互聯(lián)網(wǎng)搜索引擎、行業(yè)網(wǎng)站、政府部門網(wǎng)站等渠道，收集與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的行業(yè)動態(tài)、法律法規(guī)、市場信息等。會議交流：參加行業(yè)研討會、學(xué)術(shù)會議、商務(wù)洽談會等活動，獲取相關(guān)的會議資料、交流信息等。（二）收集要求1.明確責(zé)任人：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)信息資料的收集工作，確保收集工作的順利進(jìn)行。2.及時準(zhǔn)確：收集人員應(yīng)及時、準(zhǔn)確地收集各類信息資料，避免遺漏或延誤重要信息。對于涉及多個部門的信息資料，應(yīng)加強(qiáng)部門間的溝通與協(xié)作，確保信息的完整性。3.注明來源：收集的信息資料應(yīng)注明來源，包括來源部門、獲取時間、獲取方式等，以便于追溯和管理。（三）整理方法1.分類整理：收集到的信息資料應(yīng)按照本辦法規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，確保同類信息資料集中存放。2.編號標(biāo)注：對整理好的信息資料進(jìn)行編號標(biāo)注，使其具有唯一的標(biāo)識，便于查詢和管理。3.建立索引：對于紙質(zhì)資料，應(yīng)建立紙質(zhì)索引目錄；對于電子資料，應(yīng)建立電子索引數(shù)據(jù)庫，方便快速檢索和查找所需信息資料。4.文檔清理：對收集到的信息資料進(jìn)行清理，去除重復(fù)、無效或過期的信息，確保信息資料的質(zhì)量。四、信息資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)資料存儲檔案柜存儲：設(shè)立專門的檔案柜，按照分類存放紙質(zhì)信息資料，并建立檔案柜索引目錄，便于查找。檔案室存儲：對于重要的、長期保存的紙質(zhì)信息資料，應(yīng)存放在公司設(shè)立的檔案室。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保紙質(zhì)資料的安全存儲。2.電子資料存儲服務(wù)器存儲：公司應(yīng)配備專業(yè)的服務(wù)器，用于存儲各類電子信息資料。服務(wù)器應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、安全防護(hù)等功能，確保電子數(shù)據(jù)的安全存儲。磁盤陣列存儲：采用磁盤陣列技術(shù)，對重要的電子信息資料進(jìn)行冗余存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。云存儲：對于部分非敏感的電子信息資料，可以采用云存儲方式進(jìn)行存儲，以提高數(shù)據(jù)存儲的靈活性和可擴(kuò)展性。（二）保管責(zé)任1.部門保管：各部門負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生和收集的信息資料的保管工作，指定專人負(fù)責(zé)信息資料的日常管理，確保信息資料的安全存放。2.檔案室保管：檔案室負(fù)責(zé)公司重要信息資料的集中保管工作，制定檔案室管理制度，配備專業(yè)的檔案管理人員，定期對檔案進(jìn)行檢查、整理和維護(hù)。3.信息中心保管：公司信息中心負(fù)責(zé)電子信息資料的存儲、維護(hù)和管理工作，制定電子信息資料管理制度，確保電子數(shù)據(jù)的安全可靠。（三）存儲期限1.短期存儲：對于一些臨時性的、時效性較強(qiáng)的信息資料，存儲期限一般為13年。2.中期存儲：對于一般性的、有一定參考價值的信息資料，存儲期限一般為310年。3.長期存儲：對于重要的、具有長期保存價值的信息資料，如公司歷史檔案、核心技術(shù)資料、法律法規(guī)文件等，應(yīng)長期保存。（四）安全防護(hù)1.物理安全：加強(qiáng)對存儲場所的安全管理，安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入存儲區(qū)域。2.網(wǎng)絡(luò)安全：采取防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)安全措施，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.數(shù)據(jù)備份：定期對信息資料進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份周期根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和變化頻率確定，一般為每天、每周或每月備份一次。4.災(zāi)難恢復(fù)：制定災(zāi)難恢復(fù)計劃，定期進(jìn)行災(zāi)難恢復(fù)演練，確保在發(fā)生自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等意外事件時，能夠及時恢復(fù)信息資料，保證公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。五、信息資料的使用與共享（一）使用權(quán)限1.內(nèi)部使用：公司員工根據(jù)工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以使用本部門及相關(guān)部門的信息資料。2.特殊使用：對于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息資料，員工如需使用，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定，經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，并簽署保密協(xié)議。3.外部提供：未經(jīng)公司授權(quán)，任何員工不得將公司信息資料提供給外部單位或個人。如因業(yè)務(wù)需要必須提供的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并確保外部單位或個人遵守保密義務(wù)。（二）共享原則1.按需共享：信息資料的共享應(yīng)根據(jù)工作需要進(jìn)行，確保共享的信息資料與共享目的相關(guān)且必要。2.授權(quán)共享：信息資料的共享應(yīng)經(jīng)過授權(quán)審批，明確共享的范圍、期限和使用要求。3.安全共享：在信息資料共享過程中，應(yīng)采取安全措施，確保共享信息的安全，防止信息泄露。（三）共享方式1.內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享：通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，建立信息資料共享文件夾或數(shù)據(jù)庫，供員工按照授權(quán)權(quán)限進(jìn)行訪問和下載。2.文件傳輸：對于需要共享的大型文件或特殊格式的文件，可以通過公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)或?qū)ｉT的文件傳輸工具進(jìn)行傳輸。3.會議共享：在會議過程中，可以通過投影儀、電子白板等設(shè)備，共享相關(guān)的信息資料，以便參會人員進(jìn)行討論和決策。六、信息資料的保密管理（一）保密范圍1.商業(yè)秘密：包括公司的技術(shù)秘密、產(chǎn)品配方、生產(chǎn)工藝、營銷策略、客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等，這些信息一旦泄露，可能會給公司帶來經(jīng)濟(jì)損失或競爭優(yōu)勢。2.公司機(jī)密：如公司的發(fā)展戰(zhàn)略、重大決策、內(nèi)部管理文件、未公開的業(yè)務(wù)信息等，屬于公司機(jī)密信息范疇。3.法律法規(guī)規(guī)定的保密信息：如涉及國家秘密、個人隱私等信息，公司應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行保密管理。（二）保密措施1.制度建設(shè)：制定公司保密制度，明確保密責(zé)任、保密范圍、保密措施、保密監(jiān)督等內(nèi)容，確保保密工作有章可循。2.人員培訓(xùn)：對涉及信息資料保密的員工進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高員工的保密意識和保密技能，使其熟悉保密制度和操作規(guī)程。3.標(biāo)識管理：對涉及保密的信息資料進(jìn)行標(biāo)識，注明“機(jī)密”、“秘密”等字樣，并采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲、限制訪問等。4.訪問控制：建立嚴(yán)格的訪問控制機(jī)制，對不同級別的保密信息資料設(shè)置不同的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的信息資料。5.保密協(xié)議：與涉及保密信息資料的員工、合作伙伴、供應(yīng)商等簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密義務(wù)和違約責(zé)任。6.監(jiān)督檢查：定期對公司的保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，確保保密制度的有效執(zhí)行。七、信息資料的銷毀（一）銷毀條件1.存儲期限屆滿：對于已達(dá)到存儲期限的信息資料，經(jīng)鑒定確認(rèn)無保存價值后，可以進(jìn)行銷毀。2.信息變更或失效：由于公司業(yè)務(wù)調(diào)整、信息更新等原因，導(dǎo)致原信息資料已不再適用或失去效力的，可以進(jìn)行銷毀。3.法律法規(guī)要求銷毀：根據(jù)國家法律法規(guī)的規(guī)定，需要對某些信息資料進(jìn)行銷毀的，應(yīng)按照相關(guān)要求執(zhí)行。（二）銷毀流程1.申請審批：由信息資料的保管部門或使用部門提出銷毀申請，填寫《信息資料銷毀申請表》，注明銷毀信息資料的名稱、編號、數(shù)量、存儲位置、銷毀原因等內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.鑒定確認(rèn)：公司應(yīng)組織相關(guān)部門和人員對申請銷毀的信息資料進(jìn)行鑒定，確認(rèn)其是否符合銷毀條件。對于涉及重要業(yè)務(wù)、機(jī)密信息等的資料，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審查和評估。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)審批同意銷毀的信息資料，由保管部門或指定的專業(yè)銷毀機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)實(shí)施銷毀。銷毀方式應(yīng)根據(jù)信息資料的形式和性質(zhì)選擇，如紙質(zhì)資料可以采用粉碎、焚燒等方式銷毀，電子資料可以采用格式化、刪除等方式銷毀，并確保銷毀徹底，無法恢復(fù)。4.記錄備案：對信息資料的銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并將記錄備案保存。備案記錄應(yīng)至少保存[X]年，以備查詢。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計：公司內(nèi)部審計部門定期對信息資料管理工作進(jìn)行審計，檢查信息資料的收集、整理、存儲、使用、共享、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.部門自查：各部門應(yīng)定期對本部門的信息資料管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報告公司信息資料管理部門。3.專項(xiàng)檢查：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需要，不定期開展信息資料管理專項(xiàng)檢查，對重點(diǎn)部門、重點(diǎn)信息資料進(jìn)行深入檢查，確保信息資料管理工作的規(guī)范運(yùn)行。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)：制定信息資料管理工作考核指標(biāo)體系，包括信息資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性、及時性、便利性等方面的指標(biāo)，以及信息資料管理工作的制度執(zhí)行情況、人員培訓(xùn)情況等指標(biāo)。2.考核方式：考核采用定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式，定期考核每年進(jìn)行一次，不定期考核根據(jù)實(shí)際情況隨時開展?？己私Y(jié)果