從化合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)從化公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于從化公司及其所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則：合同雙方應(yīng)當(dāng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)當(dāng)公平合理，不得顯失公平，保障雙方的合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)當(dāng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或者解除合同。（四）職責(zé)分工1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的法律審查，對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性進(jìn)行審核，提出法律意見和建議。參與合同糾紛的處理，提供法律支持和服務(wù)。負(fù)責(zé)合同管理相關(guān)法律法規(guī)及政策的宣傳和培訓(xùn)。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的談判、起草、簽訂、履行等具體工作，對(duì)合同的真實(shí)性、可行性、效益性負(fù)責(zé)。及時(shí)向法務(wù)部門提交合同文本及相關(guān)資料，配合法務(wù)部門進(jìn)行合同審查。負(fù)責(zé)合同履行過程中的跟蹤、協(xié)調(diào)和管理，及時(shí)解決合同履行中出現(xiàn)的問題。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的財(cái)務(wù)審核，對(duì)合同的價(jià)款、支付方式、結(jié)算方式等進(jìn)行審核，提出財(cái)務(wù)意見和建議。負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，確保合同款項(xiàng)的及時(shí)、足額收付。參與合同糾紛的處理，提供財(cái)務(wù)支持和服務(wù)。4.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理的合規(guī)性和有效性。對(duì)合同糾紛的處理情況進(jìn)行審計(jì)，提出審計(jì)意見和建議。5.其他部門根據(jù)各自職責(zé)，配合做好合同管理的相關(guān)工作。二、合同的簽訂（一）合同主體資格審查1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)當(dāng)對(duì)合同對(duì)方的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、資信狀況、履約能力等進(jìn)行審查，確保合同對(duì)方具備簽訂合同的合法資格和履行合同的能力。2.審查合同對(duì)方主體資格時(shí)，應(yīng)當(dāng)要求對(duì)方提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等相關(guān)證明文件，并進(jìn)行核實(shí)。3.對(duì)于涉及重大合同或者風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，應(yīng)當(dāng)對(duì)合同對(duì)方的資信狀況進(jìn)行調(diào)查，包括但不限于財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、信用記錄等。（二）合同文本起草1.合同文本應(yīng)當(dāng)由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，合同條款應(yīng)當(dāng)符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免模糊不清或者歧義條款。2.合同文本應(yīng)當(dāng)包括以下主要條款：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息；合同標(biāo)的的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等；合同價(jià)款或者報(bào)酬及其支付方式、結(jié)算方式；合同履行的期限、地點(diǎn)和方式；合同的違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。3.對(duì)于格式合同，應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家或者行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文本，并結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行修改和完善。（三）合同審查1.業(yè)務(wù)部門起草的合同文本應(yīng)當(dāng)提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查，法務(wù)部門應(yīng)當(dāng)在收到合同文本后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見。2.法務(wù)部門審查合同文本時(shí)，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)審查合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)和漏洞，是否符合公司利益等。3.對(duì)于法務(wù)部門提出的審查意見，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究并進(jìn)行修改完善，如雙方存在分歧，應(yīng)當(dāng)及時(shí)溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見。4.合同文本經(jīng)法務(wù)部門審查通過后，應(yīng)當(dāng)提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)在收到合同文本后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。5.財(cái)務(wù)部門審查合同文本時(shí)，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)審查合同的價(jià)款、支付方式、結(jié)算方式等是否符合公司財(cái)務(wù)管理制度的要求，是否存在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。6.對(duì)于財(cái)務(wù)部門提出的審查意見，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究并進(jìn)行修改完善，如雙方存在分歧，應(yīng)當(dāng)及時(shí)溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見。（四）合同簽訂1.合同文本經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審查通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對(duì)方簽訂合同。2.簽訂合同應(yīng)當(dāng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章或者公章。3.合同簽訂應(yīng)當(dāng)由法定代表人或者其授權(quán)的代理人簽字，并注明簽字日期。4.對(duì)于多頁合同，應(yīng)當(dāng)加蓋騎縫章，確保合同的完整性和真實(shí)性。5.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)將合同副本送法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。三、合同的履行（一）合同履行計(jì)劃制定1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確合同履行的各個(gè)環(huán)節(jié)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等，確保合同能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。2.合同履行計(jì)劃應(yīng)當(dāng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并送法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。（二）合同履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)建立合同履行跟蹤制度，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。2.對(duì)于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或者風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取有效措施進(jìn)行處理。3.法務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在的法律問題，并提出法律意見和建議。4.財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同款項(xiàng)的收付情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同款項(xiàng)的及時(shí)、足額收付。（三）合同變更與解除1.合同履行過程中，如需要變更合同條款，應(yīng)當(dāng)由合同雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)當(dāng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。3.合同履行過程中，如需要解除合同，應(yīng)當(dāng)由合同雙方協(xié)商一致，并簽訂書面解除協(xié)議。4.解除協(xié)議應(yīng)當(dāng)明確解除合同的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等內(nèi)容。5.合同變更或者解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)將變更或者解除協(xié)議送法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。四、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。2.法務(wù)部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同管理中存在的問題，并提出改進(jìn)措施和建議。3.公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)員工的合同法律知識(shí)培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。（二）糾紛處理流程1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)材料，分析糾紛原因，提出處理意見和建議，并向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。2.分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)組織法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門對(duì)合同糾紛進(jìn)行研究分析，制定糾紛處理方案。3.糾紛處理方案應(yīng)當(dāng)明確糾紛處理的方式、步驟、責(zé)任人等內(nèi)容。4.根據(jù)糾紛處理方案，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對(duì)方進(jìn)行協(xié)商溝通，爭(zhēng)取通過協(xié)商解決糾紛。5.如協(xié)商不成，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并根據(jù)糾紛的性質(zhì)和情況，選擇合適的爭(zhēng)議解決方式，如仲裁、訴訟等。6.在糾紛處理過程中，法務(wù)部門應(yīng)當(dāng)提供法律支持和服務(wù)，參與糾紛的處理和調(diào)解工作。7.財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)提供財(cái)務(wù)支持和服務(wù)，協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好合同款項(xiàng)的收付管理和糾紛處理工作。（三）糾紛處理結(jié)果跟蹤1.合同糾紛處理完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)將糾紛處理結(jié)果向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并送法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。2.法務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同糾紛處理結(jié)果進(jìn)行跟蹤檢查，確保糾紛處理結(jié)果得到有效執(zhí)行。3.對(duì)于因合同糾紛給公司造成損失的，應(yīng)當(dāng)按照公司相關(guān)規(guī)定追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂、履行、變更、解除等過程中形成的相關(guān)文件、資料、記錄等，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集整理，并移交公司檔案管理部門。2.合同檔案應(yīng)當(dāng)包括合同文本、合同審批表、合同審查意見、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來函件、糾紛處理文件等相關(guān)資料。（二）檔案整理與歸檔1.公司檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.合同檔案應(yīng)當(dāng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行分類歸檔，并建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。3.合同檔案的保管期限應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定確定，一般分為永久保管、長(zhǎng)期保管和短期保管。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱合同檔案應(yīng)當(dāng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。3.公司外部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。4.借閱合同檔案應(yīng)當(dāng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。5.借閱合同檔案應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或者延長(zhǎng)借閱期限。（四）檔案保管與銷毀1.公司檔案管理部門應(yīng)當(dāng)妥善