協(xié)會(huì)存貨管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本協(xié)會(huì)存貨管理，規(guī)范存貨采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、領(lǐng)用、盤(pán)點(diǎn)等行為，保障協(xié)會(huì)資產(chǎn)安全完整，提高資產(chǎn)使用效益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本協(xié)會(huì)實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本協(xié)會(huì)在日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的各類(lèi)存貨管理，包括但不限于辦公用品、活動(dòng)物資、固定資產(chǎn)配套耗材等。（三）基本原則1.合法性原則：存貨管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：對(duì)存貨的數(shù)量、價(jià)值等信息記錄準(zhǔn)確無(wú)誤，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。3.安全性原則：采取有效措施保障存貨的安全，防止存貨被盜、毀損、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.效益性原則：在保證存貨滿(mǎn)足業(yè)務(wù)需求的前提下，合理控制存貨庫(kù)存水平，降低存貨成本，提高資金使用效益。二、存貨采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)業(yè)務(wù)需求和實(shí)際庫(kù)存情況，定期編制存貨采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確存貨的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)協(xié)會(huì)管理層審批。管理層應(yīng)綜合考慮協(xié)會(huì)資金狀況、業(yè)務(wù)發(fā)展需求等因素，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行合理性審查，并做出審批決定。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.建立合格供應(yīng)商名錄，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估，選擇符合要求的供應(yīng)商納入名錄。2.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名錄，淘汰不合格供應(yīng)商，確保供應(yīng)商隊(duì)伍的穩(wěn)定性和可靠性。（三）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)簽訂書(shū)面合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括存貨的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.采購(gòu)合同簽訂前，需經(jīng)協(xié)會(huì)法務(wù)人員或法律顧問(wèn)審核，確保合同條款合法合規(guī)，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。（四）采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照采購(gòu)合同要求，及時(shí)組織存貨采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，要嚴(yán)格控制采購(gòu)進(jìn)度，確保按時(shí)到貨。2.存貨到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知驗(yàn)收部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收部門(mén)應(yīng)依據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)。3.驗(yàn)收合格的存貨，驗(yàn)收人員應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；驗(yàn)收不合格的存貨，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，辦理退貨、換貨等手續(xù)。三、存貨保管管理（一）倉(cāng)庫(kù)設(shè)置與布局1.根據(jù)協(xié)會(huì)實(shí)際情況，合理設(shè)置倉(cāng)庫(kù)，確保倉(cāng)庫(kù)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件。2.對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行科學(xué)布局，劃分不同的存貨存放區(qū)域，如辦公用品區(qū)、活動(dòng)物資區(qū)、固定資產(chǎn)配套耗材區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。（二）存貨入庫(kù)1.存貨入庫(kù)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)依據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，對(duì)存貨的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行再次核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理入庫(kù)手續(xù)。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照存貨的類(lèi)別、規(guī)格等進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立存貨臺(tái)賬，詳細(xì)記錄存貨的入庫(kù)日期、名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、存放位置等信息。（三）存貨保管1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)存貨進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，確保存貨的安全完整。如發(fā)現(xiàn)存貨有損壞、變質(zhì)、短缺等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.對(duì)貴重存貨、易燃易爆存貨等，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、專(zhuān)人保管、設(shè)置監(jiān)控設(shè)備等，確保其安全。3.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，通風(fēng)良好，防止存貨因環(huán)境因素受損。（四）存貨出庫(kù)1.各部門(mén)領(lǐng)用存貨時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)存貨領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用存貨的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)存貨領(lǐng)用申請(qǐng)表，對(duì)領(lǐng)用存貨進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后發(fā)放，并在存貨臺(tái)賬上記錄出庫(kù)日期、領(lǐng)用部門(mén)、名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.對(duì)于貴重存貨、限量存貨等的領(lǐng)用，應(yīng)實(shí)行嚴(yán)格的審批制度，確保領(lǐng)用合理合規(guī)。四、存貨盤(pán)點(diǎn)管理（一）盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃制定1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)會(huì)同倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)，定期制定存貨盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃。盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)明確盤(pán)點(diǎn)的范圍、時(shí)間、方法、人員分工等內(nèi)容。2.盤(pán)點(diǎn)時(shí)間應(yīng)選擇在業(yè)務(wù)相對(duì)清淡的時(shí)期進(jìn)行，以確保盤(pán)點(diǎn)工作的順利開(kāi)展。（二）盤(pán)點(diǎn)實(shí)施1.按照盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃組織人員進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)存貨的實(shí)際數(shù)量與存貨臺(tái)賬記錄是否一致。2.在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并編制存貨盤(pán)點(diǎn)差異表，詳細(xì)記錄差異的存貨名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、差異原因等信息。（三）盤(pán)點(diǎn)結(jié)果處理1.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果編制存貨盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，說(shuō)明盤(pán)點(diǎn)情況、賬實(shí)差異及處理建議等。2.對(duì)于盤(pán)盈的存貨，應(yīng)及時(shí)查明原因，經(jīng)審批后調(diào)整存貨臺(tái)賬和財(cái)務(wù)賬目；對(duì)于盤(pán)虧的存貨，應(yīng)分析原因，屬于正常損耗的，經(jīng)審批后核銷(xiāo)；屬于責(zé)任人原因造成的，應(yīng)追究責(zé)任人的責(zé)任，并要求其賠償損失。五、存貨核算管理（一）會(huì)計(jì)核算1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，對(duì)存貨進(jìn)行準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)核算。存貨應(yīng)按照實(shí)際成本計(jì)價(jià)，包括采購(gòu)成本、加工成本和其他成本。2.財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)記錄存貨的增減變動(dòng)情況，定期編制存貨報(bào)表，反映存貨的庫(kù)存狀況和成本情況。（二）成本核算1.對(duì)于能夠直接歸屬某一存貨的成本，應(yīng)直接計(jì)入該存貨成本；對(duì)于不能直接歸屬的共同成本，應(yīng)按照合理的方法進(jìn)行分配。2.定期對(duì)存貨成本進(jìn)行分析，評(píng)估成本控制效果，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行改進(jìn)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督協(xié)會(huì)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)存貨管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查存貨采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、領(lǐng)用、盤(pán)點(diǎn)等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）管理