公文附件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文附件的管理，確保公文附件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，提高公文處理效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門在公文處理過程中涉及的附件管理。（三）基本原則1.確保公文附件與正文緊密相關(guān)，能夠準(zhǔn)確、完整地反映公文的核心內(nèi)容。2.遵循法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，保證附件內(nèi)容合法合規(guī)。3.規(guī)范附件的格式、編號、存儲等管理，提高公文處理的效率和質(zhì)量。二、公文附件的定義與分類（一）定義公文附件是指附屬于公文正文的文字、圖表、數(shù)據(jù)等材料，用于補(bǔ)充說明公文正文的內(nèi)容，增強(qiáng)公文的說服力和可操作性。（二）分類1.政策法規(guī)類附件：包括國家法律法規(guī)、行業(yè)政策文件等，作為公文制定的依據(jù)和參考。2.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)類附件：如統(tǒng)計報表、財務(wù)數(shù)據(jù)、市場調(diào)研資料等，為公文決策提供數(shù)據(jù)支持。3.技術(shù)文檔類附件：涉及技術(shù)方案、操作規(guī)程、圖紙等，用于詳細(xì)說明業(yè)務(wù)流程和技術(shù)要求。4.其他類附件：如合同協(xié)議、證明材料、會議紀(jì)要等，根據(jù)公文具體內(nèi)容而定。三、公文附件的形成與收集（一）形成要求1.公文起草部門應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容需要，確定是否需要附件。如需附件，應(yīng)明確附件的內(nèi)容、格式和提供時間等要求。2.附件內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與公文正文主題相關(guān)，邏輯清晰。3.附件格式應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定或行業(yè)通用標(biāo)準(zhǔn)，確保易于閱讀和處理。（二）收集流程1.起草人負(fù)責(zé)將附件與公文正文一并提交給部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對附件的內(nèi)容和格式進(jìn)行審核，確保符合要求后，簽署審核意見。3.審核通過的公文及附件提交給公司辦公室進(jìn)行編號和登記。四、公文附件的編號與登記（一）編號規(guī)則1.公文附件應(yīng)與公文正文統(tǒng)一編號，編號格式為：[年份][序號]，如[2023]01。2.序號按照公文生成的先后順序依次編排，確保唯一性。（二）登記內(nèi)容公司辦公室對公文附件進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括：公文編號、附件名稱、附件格式、附件頁數(shù)、附件提供部門、提供時間等。五、公文附件的格式規(guī)范（一）文件格式1.附件文件格式應(yīng)優(yōu)先選用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式，如.docx、.xlsx、.pdf等。2.對于特殊格式要求的附件，應(yīng)在公文正文中注明，并確保接收方能夠正常打開和閱讀。（二）排版要求1.附件內(nèi)容應(yīng)排版整齊、規(guī)范，字體、字號、行距等應(yīng)符合公司公文排版標(biāo)準(zhǔn)。2.如有圖表，應(yīng)清晰準(zhǔn)確，標(biāo)注齊全，圖表編號應(yīng)與正文引用一致。六、公文附件的審核與簽發(fā)（一）審核要點(diǎn)1.公司辦公室對公文附件進(jìn)行形式審核，重點(diǎn)檢查附件編號、格式、排版等是否符合要求。2.涉及重要事項(xiàng)或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的附件，應(yīng)組織相關(guān)部門或?qū)＜疫M(jìn)行內(nèi)容審核，確保附件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。（二）簽發(fā)流程1.經(jīng)審核通過的公文及附件，按照公司公文審批流程進(jìn)行簽發(fā)。2.簽發(fā)人應(yīng)對公文及附件的整體內(nèi)容進(jìn)行審核，簽署同意或修改意見后，正式發(fā)布。七、公文附件的印發(fā)與分發(fā)（一）印發(fā)要求1.公司辦公室根據(jù)公文簽發(fā)意見，對公文及附件進(jìn)行排版印刷。2.印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)公文發(fā)送范圍確定，確保足夠數(shù)量的公文及附件能夠及時、準(zhǔn)確地送達(dá)收件人。（二）分發(fā)流程1.公文及附件印發(fā)后，由公司辦公室按照公文發(fā)送清單進(jìn)行分發(fā)。2.分發(fā)方式可采用紙質(zhì)文件郵寄、電子文件傳輸?shù)龋_保收件人能夠及時收到公文及附件。八、公文附件的歸檔與保管（一）歸檔范圍1.公司所有正式印發(fā)的公文及附件均應(yīng)進(jìn)行歸檔。2.歸檔的附件應(yīng)包括紙質(zhì)文件和電子文件，確保兩者內(nèi)容一致。（二）保管期限1.公文附件的保管期限根據(jù)公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管期限為15年，中期保管期限為510年，長期保管期限為10年以上。（三）保管方式1.紙質(zhì)公文附件應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類、裝訂、編目，存入檔案庫房。2.電子公文附件應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。九、公文附件的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱公文附件的，應(yīng)填寫《公文附件查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司辦公室查閱。2.涉及公司機(jī)密的公文附件，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播。（二）借閱流程1.因工作需要借閱公文附件的，借閱人應(yīng)填寫《公文附件借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還公文附件，如因特殊原因需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。十、公文附件的保密管理（一）保密責(zé)任1.公文附件涉及公司機(jī)密信息的，起草部門、提供部門及相關(guān)人員應(yīng)承擔(dān)保密責(zé)任。2.公司辦公室應(yīng)加強(qiáng)對公文附件保密工作的監(jiān)督和管理，確保機(jī)密信息不泄露。（二）保密措施1.對涉及機(jī)密的公文附件，應(yīng)在文件上標(biāo)注密級，并采取加密存儲、專人保管等措施。2.查閱和借閱機(jī)密公文附件的人員，應(yīng)簽署保密承諾書，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。十一、公文附件的清理與銷毀（一）清理要求1.公司辦公室定期對已超過保管期限的公文附件進(jìn)行清理，核實(shí)是否仍有留存價值。2.對于確無留存價值的公文附件，應(yīng)填寫《公文附件銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（二）銷毀方式1.公文附件的銷毀