餐飲公司會(huì)議記錄管理規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在規(guī)范餐飲公司會(huì)議記錄的管理，確保會(huì)議信息的準(zhǔn)確、完整記錄與有效傳遞，為公司決策、工作推進(jìn)及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)提供可靠依據(jù)。以公司“客戶至上，品質(zhì)為本，創(chuàng)新求變，團(tuán)隊(duì)共贏”的企業(yè)文化為引領(lǐng)，秉持高效、務(wù)實(shí)、透明的經(jīng)營(yíng)理念，遵循扁平化管理原則，促進(jìn)各層級(jí)間的信息暢通與協(xié)作。通過規(guī)范會(huì)議記錄管理，提升公司整體運(yùn)營(yíng)效率，兼顧社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)公司的可持續(xù)發(fā)展。二、適用范圍本規(guī)定適用于餐飲公司全體員工。涵蓋公司組織的各類會(huì)議，包括但不限于管理層會(huì)議、部門會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)議等。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政部門：作為會(huì)議記錄管理的統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)制定和完善會(huì)議記錄管理規(guī)定；對(duì)各部門會(huì)議記錄工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查；負(fù)責(zé)重要會(huì)議記錄的歸檔、保管與查閱管理。2.會(huì)議召集人：明確會(huì)議目的、議程及參與人員；在會(huì)議前通知相關(guān)人員做好準(zhǔn)備；負(fù)責(zé)把控會(huì)議節(jié)奏與討論方向；確保會(huì)議記錄的內(nèi)容與會(huì)議決策一致。3.會(huì)議記錄人：負(fù)責(zé)會(huì)議過程中的信息記錄，包括參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、討論內(nèi)容、決議等；及時(shí)整理會(huì)議記錄，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；按照規(guī)定的格式和流程提交會(huì)議記錄。四、管理內(nèi)容與流程1.會(huì)前準(zhǔn)備-會(huì)議召集人：提前確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及議程安排，并以書面或電子形式通知參會(huì)人員。對(duì)于重要會(huì)議，需提供相關(guān)資料和背景信息，以便參會(huì)人員做好準(zhǔn)備。-會(huì)議記錄人：熟悉會(huì)議議程和相關(guān)資料，準(zhǔn)備好記錄工具，如筆記本電腦、錄音設(shè)備等（需提前告知參會(huì)人員錄音情況）。了解會(huì)議重點(diǎn)關(guān)注的問題和期望達(dá)成的目標(biāo)，為準(zhǔn)確記錄做好準(zhǔn)備。2.會(huì)中記錄-記錄方式：會(huì)議記錄人可采用手工記錄或電子記錄方式。記錄過程中應(yīng)保持專注，確保記錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。重點(diǎn)記錄會(huì)議討論的要點(diǎn)、決策事項(xiàng)、行動(dòng)任務(wù)、責(zé)任人及時(shí)限要求等關(guān)鍵信息。-記錄要求：使用規(guī)范、簡(jiǎn)潔的語言，避免模糊不清或容易引起歧義的表述。對(duì)于重要觀點(diǎn)和發(fā)言，盡量記錄原話。如有疑問，可在會(huì)議間隙向發(fā)言人核實(shí)。同時(shí)，注意記錄會(huì)議中的重要數(shù)據(jù)、案例等信息。3.會(huì)后整理-初稿整理：會(huì)議結(jié)束后，記錄人應(yīng)盡快整理會(huì)議記錄初稿，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰。對(duì)記錄中不明確的地方，及時(shí)與相關(guān)人員溝通確認(rèn)。-審核校對(duì)：初稿完成后，提交會(huì)議召集人進(jìn)行審核校對(duì)。召集人應(yīng)仔細(xì)核對(duì)會(huì)議記錄與會(huì)議實(shí)際情況是否一致，對(duì)存在的問題及時(shí)提出修改意見。記錄人根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善，形成正式的會(huì)議記錄。4.發(fā)布與共享-發(fā)布范圍：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和涉及內(nèi)容，確定會(huì)議記錄的發(fā)布范圍。一般情況下，應(yīng)將會(huì)議記錄及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員，對(duì)于涉及跨部門工作或重要決策的會(huì)議記錄，還需抄送給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。-共享方式：通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進(jìn)行發(fā)布與共享。確保所有有權(quán)限獲取會(huì)議記錄的人員能夠方便、及時(shí)地查閱。同時(shí)，鼓勵(lì)員工對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行反饋和交流，以促進(jìn)信息的有效傳播和理解。5.歸檔與保管-歸檔流程：行政部門負(fù)責(zé)將審核通過的會(huì)議記錄按照會(huì)議類型、時(shí)間順序等進(jìn)行分類歸檔。建立電子和紙質(zhì)檔案庫，確保檔案的完整性和可追溯性。對(duì)于重要會(huì)議的記錄，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。-保管期限：根據(jù)會(huì)議記錄的重要性和相關(guān)性，設(shè)定不同的保管期限。一般常規(guī)會(huì)議記錄保管期限為[X]年，重要決策會(huì)議記錄、涉及公司核心業(yè)務(wù)和關(guān)鍵信息的會(huì)議記錄保管期限為[X]年以上或長(zhǎng)期保存。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-有權(quán)獲取與自身工作相關(guān)的會(huì)議記錄，以便了解公司決策和工作安排，明確工作方向和任務(wù)要求。-對(duì)會(huì)議記錄內(nèi)容有疑問或認(rèn)為存在錯(cuò)誤時(shí)，有權(quán)向記錄人或會(huì)議召集人提出核實(shí)和修改請(qǐng)求。-員工在會(huì)議中提出的合理建議和意見應(yīng)在會(huì)議記錄中得到客觀、準(zhǔn)確的反映。2.員工義務(wù)-參會(huì)人員有義務(wù)認(rèn)真閱讀會(huì)議記錄，了解會(huì)議精神和工作要求，并按照會(huì)議決議積極履行工作職責(zé)。-對(duì)會(huì)議記錄中涉及的公司機(jī)密信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。如有違反保密規(guī)定的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。-會(huì)議記錄人有義務(wù)按照規(guī)定的格式、流程和時(shí)間要求完成會(huì)議記錄的整理、提交和歸檔工作，確保記錄內(nèi)容的質(zhì)量。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-行政部門定期對(duì)各部門的會(huì)議記錄工作進(jìn)行檢查，包括記錄的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性以及歸檔情況等。檢查結(jié)果以書面形式反饋給各部門，并督促存在問題的部門進(jìn)行整改。-鼓勵(lì)員工對(duì)會(huì)議記錄工作中的不規(guī)范行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)。對(duì)于提供有效信息的員工，公司將給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。2.考核機(jī)制-將會(huì)議記錄工作納入員工績(jī)效考核體系。對(duì)會(huì)議記錄工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，如記錄準(zhǔn)確、及時(shí)，為公司決策提供重要支持等，在績(jī)效考核中給予加分或其他形式的獎(jiǎng)勵(lì)。-對(duì)未能按照規(guī)定完成會(huì)議記錄工作的員工，如記錄不及時(shí)、內(nèi)容不準(zhǔn)確、未按要求歸檔等，根據(jù)情節(jié)輕重在績(jī)效考核中給予扣分處理，并視情況進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。對(duì)于因會(huì)議記錄失誤導(dǎo)致工作延誤或產(chǎn)生其他不良影響的，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事宜或與國(guó)家法律法規(guī)相沖突的條款，以國(guó)家法律法規(guī)為準(zhǔn)。2.本規(guī)定的解釋權(quán)歸餐飲公司行政部門所有。行政部門將根據(jù)公司發(fā)展和實(shí)際工作需要，適時(shí)對(duì)本規(guī)定進(jìn)行修訂和完善。3.各部門可根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合自身工作特點(diǎn)，制定具體的實(shí)施細(xì)則，但需報(bào)行政部門審