電子發(fā)票憑證管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司電子發(fā)票憑證的管理，加強財務內部控制，保障公司合法權益，提高財務管理效率，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門在經濟業(yè)務活動中涉及的電子發(fā)票憑證的開具、取得、存儲、使用、報銷及歸檔等管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)和財務制度，確保電子發(fā)票憑證的管理合法合規(guī)。2.真實性原則：電子發(fā)票憑證必須如實反映經濟業(yè)務的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：電子發(fā)票憑證應具備完整的要素信息，包括發(fā)票代碼、號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項目名稱、金額、稅額等，確保憑證內容完整、準確。4.及時性原則：及時處理電子發(fā)票憑證的各項業(yè)務，確保發(fā)票開具、取得、報銷等環(huán)節(jié)不延誤，保證財務數(shù)據的時效性。5.保密性原則：對電子發(fā)票憑證涉及的商業(yè)秘密和個人隱私予以嚴格保密，防止信息泄露。二、電子發(fā)票憑證的開具（一）開具要求1.公司銷售商品、提供服務以及從事其他經營活動對外發(fā)生經營業(yè)務收取款項，應向付款方開具電子發(fā)票。2.電子發(fā)票應按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章電子簽章。3.開具電子發(fā)票時，應確保發(fā)票信息與實際交易相符，不得虛開發(fā)票。（二）開具流程1.業(yè)務部門在與客戶簽訂合同或達成交易意向后，應及時將相關業(yè)務信息傳遞給財務部門。2.財務部門根據業(yè)務信息，在電子發(fā)票開具系統(tǒng)中錄入發(fā)票內容，包括發(fā)票抬頭、項目名稱、金額、稅額等。3.系統(tǒng)自動生成電子發(fā)票，并加蓋發(fā)票專用章電子簽章。4.財務部門將開具好的電子發(fā)票發(fā)送給客戶，可通過電子郵件、短信或客戶指定的其他方式送達。（三）發(fā)票信息變更1.如發(fā)生開票有誤、銷貨退回、服務中止等情形，需要開具紅字電子發(fā)票的，應按照國家稅務總局的相關規(guī)定進行操作。2.開具紅字電子發(fā)票時，應先取得原發(fā)票聯(lián)次，并在系統(tǒng)中進行紅字發(fā)票信息表的填開、上傳等操作。經稅務機關審核通過后，方可開具紅字電子發(fā)票。3.因客戶信息變更等原因需要重新開具電子發(fā)票的，業(yè)務部門應及時通知財務部門，財務部門核實情況后，按照開具流程重新開具發(fā)票。三、電子發(fā)票憑證的取得（一）取得要求1.公司在購買商品、接受服務以及從事其他經營活動支付款項時，應向收款方取得電子發(fā)票。2.取得的電子發(fā)票應是符合國家規(guī)定的有效憑證，發(fā)票信息應清晰、完整，能夠準確反映經濟業(yè)務內容。3.不得取得與實際交易不符的電子發(fā)票，不得要求變更品名和金額。（二）取得流程1.業(yè)務部門在采購商品或接受服務時，應主動向收款方索取電子發(fā)票。2.收款方開具電子發(fā)票后，業(yè)務部門應及時將電子發(fā)票傳遞給財務部門。傳遞方式可采用郵件、共享文件夾等方式，確保電子發(fā)票的完整性和準確性。3.財務部門收到電子發(fā)票后，應進行認真審核，檢查發(fā)票信息是否齊全、真實、合規(guī)。審核無誤后，方可進行后續(xù)的報銷等處理。（三）發(fā)票查驗1.財務部門應通過國家稅務總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺等官方渠道，對取得的電子發(fā)票進行查驗。2.查驗內容包括發(fā)票代碼、號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、金額、稅額等，確保發(fā)票的真實性和有效性。3.如發(fā)現(xiàn)電子發(fā)票存在問題，如信息不符、已被作廢等，應及時與開票方聯(lián)系，要求其重新開具正確的發(fā)票。四、電子發(fā)票憑證的存儲（一）存儲方式1.公司應建立電子發(fā)票憑證的存儲系統(tǒng)，采用電子存儲和紙質備份相結合的方式進行存儲。2.電子存儲可采用磁盤陣列、云存儲等方式，確保數(shù)據的安全性和可靠性。存儲系統(tǒng)應具備數(shù)據備份、恢復、加密等功能，防止數(shù)據丟失、損壞或泄露。3.紙質備份應按照會計檔案管理的要求，定期將電子發(fā)票憑證打印成冊，并進行編號、裝訂、歸檔。紙質檔案應妥善保管，存放地點應具備防火、防潮、防蟲等條件。（二）存儲期限1.電子發(fā)票憑證的電子存儲期限應按照國家法律法規(guī)和公司財務制度的規(guī)定執(zhí)行，一般為10年。2.紙質備份的存儲期限應與電子存儲期限一致，期滿后按照規(guī)定進行銷毀。（三）存儲安全管理1.加強對電子發(fā)票憑證存儲系統(tǒng)的安全管理，設置不同級別的用戶權限，確保只有授權人員能夠訪問和操作相關數(shù)據。2.定期對存儲系統(tǒng)進行維護和檢查，及時更新系統(tǒng)軟件和安全補丁，防止病毒、黑客等攻擊。3.對存儲的電子發(fā)票憑證數(shù)據進行加密處理，確保數(shù)據在傳輸和存儲過程中的安全性。4.制定數(shù)據備份計劃，定期對電子發(fā)票憑證數(shù)據進行備份，并將備份數(shù)據存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據丟失。五、電子發(fā)票憑證的使用（一）報銷規(guī)定1.員工報銷費用時，應提供合法有效的電子發(fā)票憑證。電子發(fā)票應與實際發(fā)生的經濟業(yè)務相符，且在規(guī)定的報銷期限內。2.報銷電子發(fā)票時，應在報銷系統(tǒng)中上傳電子發(fā)票原件，并確保發(fā)票信息清晰可辨。同時，應填寫報銷事由、金額等相關信息。3.財務部門應按照公司的報銷制度對電子發(fā)票進行審核，審核內容包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性以及報銷金額的合理性等。審核無誤后，方可進行報銷付款。（二）入賬處理1.財務部門根據審核通過的電子發(fā)票憑證，按照會計準則和財務制度的要求進行入賬處理。電子發(fā)票可作為記賬憑證的附件，與其他相關憑證一并裝訂成冊。2.對于電子發(fā)票憑證的入賬，應確保會計分錄準確無誤，反映經濟業(yè)務的實質。同時，應按照規(guī)定的會計科目進行核算，保證財務報表的真實性和準確性。（三）其他使用規(guī)定1.電子發(fā)票憑證不得重復使用，不得用于與實際經濟業(yè)務無關的其他用途。2.如因業(yè)務需要對電子發(fā)票憑證進行復印、掃描等操作，應確保復印件或掃描件清晰、完整，并注明用途。復印件或掃描件應與原件一同妥善保管。六、電子發(fā)票憑證的報銷（一）報銷流程1.員工填寫報銷申請單，將電子發(fā)票憑證及其他相關附件一并上傳至公司報銷系統(tǒng)。2.部門負責人對報銷申請進行審批，審核報銷事項的真實性、合理性和合規(guī)性。3.財務部門對報銷申請進行審核，重點審核電子發(fā)票憑證的真實性、合法性、完整性以及報銷金額是否符合公司規(guī)定。審核通過后，提交給財務負責人審批。4.財務負責人對報銷申請進行最終審批，審批通過后，由財務部門進行報銷付款。（二）報銷審核要點1.發(fā)票真實性：通過國家稅務總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺等官方渠道查驗發(fā)票真?zhèn)?，確保發(fā)票真實有效。2.發(fā)票合法性：檢查發(fā)票是否符合國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在違規(guī)開具的情況。3.發(fā)票完整性：審核發(fā)票信息是否齊全，包括發(fā)票代碼、號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項目名稱、金額、稅額等，是否加蓋發(fā)票專用章電子簽章。4.報銷金額合理性：審核報銷金額是否與實際發(fā)生的經濟業(yè)務相符，是否符合公司的費用報銷標準。（三）報銷異常處理1.如發(fā)現(xiàn)電子發(fā)票憑證存在報銷異常情況，如發(fā)票重復報銷、信息不符等，財務部門應及時與報銷人聯(lián)系，核實情況。2.對于報銷異常情況，應要求報銷人提供相關證明材料，如合同、交易記錄等，以證明業(yè)務的真實性。3.如報銷人無法提供合理的解釋或證明材料，財務部門有權拒絕報銷該筆費用，并按照公司規(guī)定進行相應處理。七、電子發(fā)票憑證的歸檔（一）歸檔要求1.電子發(fā)票憑證應按照會計檔案管理的要求進行歸檔。歸檔時，應確保電子發(fā)票憑證的完整性和準確性，與紙質備份一同歸檔。2.歸檔的電子發(fā)票憑證應按照年度、月份、憑證號等順序進行整理，建立電子檔案目錄，便于查詢和檢索。3.電子發(fā)票憑證的歸檔應采用電子存儲和紙質備份相結合的方式，確保檔案的長期保存和可追溯性。（二）歸檔流程1.財務部門在完成電子發(fā)票憑證的入賬和報銷等處理后，應及時將相關電子發(fā)票憑證進行歸檔。2.歸檔時，應將電子發(fā)票憑證按照規(guī)定的格式和存儲方式進行存儲，并建立相應的索引和目錄。同時，將紙質備份打印成冊，進行編號、裝訂，并與電子檔案一同存放。3.檔案管理部門應對歸檔的電子發(fā)票憑證進行定期檢查和維護，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應及時采取措施進行處理。（三）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱電子發(fā)票憑證檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可查閱。2.查閱電子發(fā)票憑證檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。3.公司外部單位或個人因工作需要借閱電子發(fā)票憑證檔案的，應按照公司的檔案借閱管理制度辦理相關手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，借閱期滿后應及時歸還。借閱期間，借閱人應妥善保管檔案，不得轉借他人或用于其他用途。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對電子發(fā)票憑證的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查電子發(fā)票憑證的開具、取得、存儲、使用、報銷及歸檔等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及相關法律法規(guī)的規(guī)定。2.審計部門應重點關注電子發(fā)票憑證的真實性、合法性、完整性，以及財務內部控制制度的執(zhí)行情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部檢查1.公司應積極配合稅務機關等外部部門對電子發(fā)票憑證的檢查工作，如實提供相關資料和信息。2.如因外部檢查發(fā)現(xiàn)公司電子發(fā)票憑證管理存在問題，應及時進行整改，并按照規(guī)定向稅務機關等部門報送整改情況報告。（三）責任追究1.對于違反本辦法及相關法律法規(guī)規(guī)定，在電子發(fā)票憑證管理中存在違規(guī)