物料新進新出管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司物料的新進新出管理，規(guī)范物料流轉(zhuǎn)流程，確保物料的安全、準確、高效管理，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有物料的新進（包括采購入庫、外協(xié)加工入庫、自制入庫等）及新出（包括生產(chǎn)領(lǐng)用、銷售發(fā)貨、報廢處理等）業(yè)務(wù)的管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保物料管理活動合法合規(guī)。2.準確性原則：保證物料數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等信息準確無誤，避免因信息錯誤導致的管理混亂和損失。3.高效性原則：優(yōu)化物料流轉(zhuǎn)流程，提高工作效率，減少不必要的中間環(huán)節(jié)和等待時間。4.安全性原則：確保物料在存儲、搬運、使用等過程中的安全，防止物料損壞、變質(zhì)以及安全事故的發(fā)生。二、職責分工（一）采購部門1.負責根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和庫存情況，編制物料采購計劃。2.選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，并跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況。3.負責與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)物料的到貨時間、數(shù)量、質(zhì)量等問題，確保物料按時、按質(zhì)、按量到貨。（二）倉庫管理部門1.負責物料的驗收入庫工作，對入庫物料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行核對，確保入庫物料符合要求。2.負責物料的存儲管理，按照規(guī)定的存儲條件和方式存放物料，確保物料的安全和完好。3.負責物料的發(fā)放工作，根據(jù)生產(chǎn)計劃、領(lǐng)料單等準確發(fā)放物料，并做好發(fā)放記錄。4.定期對倉庫物料進行盤點，確保賬實相符，并及時上報盤點結(jié)果。（三）生產(chǎn)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計劃，合理安排生產(chǎn)任務(wù)，準確核算物料需求，并提交領(lǐng)料申請。2.負責物料在生產(chǎn)過程中的使用管理，確保物料的合理利用，避免浪費和損失。3.配合倉庫管理部門做好物料的盤點工作，提供相關(guān)生產(chǎn)數(shù)據(jù)和信息。（四）質(zhì)量檢驗部門1.負責對新進物料進行質(zhì)量檢驗，確保入庫物料符合質(zhì)量標準。2.在生產(chǎn)過程中對物料的質(zhì)量進行抽檢，及時發(fā)現(xiàn)和處理質(zhì)量問題。3.對不合格物料進行判定，并監(jiān)督不合格物料的處理情況。（五）銷售部門1.根據(jù)銷售訂單，安排發(fā)貨計劃，并提交發(fā)貨申請。2.負責與客戶溝通協(xié)調(diào)發(fā)貨事宜，確保貨物按時、準確發(fā)出，并及時反饋發(fā)貨信息。（六）財務(wù)部門1.負責審核物料采購發(fā)票、入庫單、領(lǐng)料單等相關(guān)單據(jù)，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性。2.按照財務(wù)制度對物料采購、庫存、成本等進行核算和管理，提供財務(wù)分析報告。3.監(jiān)督物料管理流程中的資金流動情況，確保資金安全和合理使用。三、物料新進管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、銷售訂單、庫存情況等，提前向采購部門提交物料采購申請。采購申請應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等詳細信息。2.采購部門對各部門提交的采購申請進行匯總、審核，結(jié)合庫存情況和采購周期，編制物料采購計劃。采購計劃應(yīng)報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審批后執(zhí)行。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等進行評估和審核。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)優(yōu)先選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、交貨及時的供應(yīng)商。2.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式等條款。采購合同應(yīng)報經(jīng)公司法律部門審核后生效。3.定期對供應(yīng)商進行評估和考核，根據(jù)供應(yīng)商的交貨情況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面進行評分。對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施進行整改或淘汰。（三）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)審核后的采購計劃，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物料的詳細信息、交貨時間、交貨地點等要求。2.在采購訂單執(zhí)行過程中，采購部門應(yīng)及時跟蹤訂單進度，與供應(yīng)商保持溝通，確保物料按時、按質(zhì)、按量到貨。如遇特殊情況需要變更訂單，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并辦理相關(guān)變更手續(xù)。（四）物料驗收1.物料到貨前，倉庫管理部門應(yīng)做好驗收準備工作，包括安排驗收場地、準備驗收工具、組織驗收人員等。2.物料到貨時，倉庫管理部門應(yīng)會同質(zhì)量檢驗部門按照采購合同和相關(guān)標準對物料進行驗收。驗收內(nèi)容包括物料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號、外觀等。3.對于驗收合格的物料，倉庫管理部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，并將入庫信息錄入庫存管理系統(tǒng)。對于驗收不合格的物料，質(zhì)量檢驗部門應(yīng)出具不合格報告，采購部門負責與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。四、物料新出管理（一）生產(chǎn)領(lǐng)用1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃，提前向倉庫管理部門提交領(lǐng)料申請。領(lǐng)料申請應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)相關(guān)負責人審批。2.倉庫管理部門根據(jù)領(lǐng)料申請，核對庫存情況，如庫存充足，應(yīng)及時發(fā)放物料，并填寫領(lǐng)料單。領(lǐng)料單應(yīng)一式三聯(lián)，倉庫管理部門、生產(chǎn)部門、財務(wù)部門各執(zhí)一聯(lián)。3.生產(chǎn)部門在領(lǐng)用物料時，應(yīng)安排專人負責核對物料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等，確保領(lǐng)用物料符合要求。領(lǐng)用后，應(yīng)及時將物料搬運至生產(chǎn)現(xiàn)場，并做好物料的標識和管理。（二）銷售發(fā)貨1.銷售部門根據(jù)銷售訂單，安排發(fā)貨計劃，并向倉庫管理部門提交發(fā)貨申請。發(fā)貨申請應(yīng)明確客戶名稱、訂單號、發(fā)貨產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并經(jīng)相關(guān)負責人審批。2.倉庫管理部門根據(jù)發(fā)貨申請，核對庫存情況，如庫存充足，應(yīng)及時組織發(fā)貨。發(fā)貨前，應(yīng)對貨物進行再次核對，確保發(fā)貨產(chǎn)品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等與訂單一致。3.發(fā)貨時，應(yīng)按照客戶要求的包裝和運輸方式進行包裝和發(fā)運，并填寫發(fā)貨單。發(fā)貨單應(yīng)一式四聯(lián)，銷售部門、倉庫管理部門、運輸部門、客戶各執(zhí)一聯(lián)。運輸部門負責將貨物安全運輸至客戶指定地點，并及時反饋運輸信息。（三）報廢處理1.對于因質(zhì)量問題、損壞、過期等原因無法使用的物料，各部門應(yīng)填寫報廢申請單，注明物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、報廢原因等信息，并提交給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門對報廢申請單進行審核，核實物料情況后，報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審批。審批通過后，倉庫管理部門負責組織對報廢物料進行清理和處置。3.報廢物料的處置方式包括變賣、銷毀等。對于有價值的報廢物料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行變賣處理，并將變賣收入上繳公司財務(wù)。對于無價值的報廢物料，應(yīng)進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。五、庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理部門應(yīng)定期對庫存物料進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)公司實際情況確定，一般為每月、每季度或每年進行一次全面盤點。2.在盤點前，倉庫管理部門應(yīng)制定盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等。盤點人員應(yīng)認真核對物料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等信息，并做好記錄。3.盤點結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)編制盤點報告，對盤點結(jié)果進行分析和總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并進行調(diào)整。對于盤盈或盤虧的物料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。（二）庫存預警1.倉庫管理部門應(yīng)建立庫存預警機制，設(shè)定各類物料的安全庫存、最低庫存和最高庫存標準。當庫存數(shù)量低于最低庫存或高于最高庫存時，系統(tǒng)應(yīng)自動發(fā)出預警信息。2.采購部門根據(jù)庫存預警信息，及時調(diào)整采購計劃，確保物料庫存保持在合理水平。生產(chǎn)部門應(yīng)合理安排生產(chǎn)，避免因庫存積壓或短缺影響生產(chǎn)進度。（三）庫存保管1.倉庫管理部門應(yīng)按照物料的特性和要求，合理安排存儲區(qū)域和存儲方式，確保物料的安全和完好。對于易燃易爆、有毒有害等危險物料，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護措施。2.定期對庫存物料進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理物料的損壞、變質(zhì)等問題。對于易受潮、易生銹的物料，應(yīng)采取防潮、防銹等措施。3.做好庫存物料的標識和管理工作，確保物料標識清晰、準確，便于識別和查找。同時，應(yīng)建立庫存物料臺賬，詳細記錄物料的出入庫情況、庫存數(shù)量、存放位置等信息。六、信息化管理（一）物料管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立完善的物料管理系統(tǒng)，實現(xiàn)物料采購、入庫、存儲、發(fā)放、盤點、報廢等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。物料管理系統(tǒng)應(yīng)與公司的財務(wù)系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)等進行集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和協(xié)同。2.物料管理系統(tǒng)應(yīng)具備物料信息錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，能夠?qū)崟r反映物料的庫存情況、流轉(zhuǎn)情況等信息，為公司的決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）數(shù)據(jù)維護與管理1.各部門應(yīng)指定專人負責物料管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護和管理工作，確保數(shù)據(jù)的及時、準確、完整錄入。在錄入數(shù)據(jù)時，應(yīng)嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)范進行，避免因數(shù)據(jù)錯誤導致的管理問題。2.定期對物料管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，應(yīng)建立數(shù)據(jù)安全管理制度，加強對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全防護，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（三）系統(tǒng)操作培訓1.為確保物料管理系統(tǒng)的正常運行和有效使用，公司應(yīng)定期組織相關(guān)人員進行系統(tǒng)操作培訓。培訓內(nèi)容包括系統(tǒng)功能介紹、操作流程、數(shù)據(jù)錄入方法等。2.新入職員工應(yīng)在入職后及時參加物料管理系統(tǒng)操作培訓，熟悉系統(tǒng)操作流程和要求。對于系統(tǒng)操作不熟練的員工，應(yīng)進行針對性的培訓和指導，確保其能夠熟練使用系統(tǒng)開展工作。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對物料管理流程進行審計，檢查物料采購、驗收、存儲、發(fā)放、報廢等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.審計人員應(yīng)通過查閱文件、賬目、記錄，實地觀察，詢問相關(guān)人員等方式進行審計，并出具審計報告。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）績效考核1.建立物料管理績效考核制度，對采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量檢驗部門、銷售部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門在物料管理工作中的表現(xiàn)進行考核。2.績效考核指標應(yīng)包括物料采購及時率、物料驗收合格率、庫存準確率、