環(huán)城公園文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)環(huán)城公園文件管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，促進(jìn)公園各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于環(huán)城公園管理部門及所屬各科室、班組在工作中形成的各類文件，包括但不限于規(guī)劃、計(jì)劃、通知、報(bào)告、合同、協(xié)議等。（三）文件管理原則1.集中統(tǒng)一原則：公園文件由專門的文件管理部門或指定人員進(jìn)行集中管理，確保文件的統(tǒng)一收集、整理、歸檔和保管。2.規(guī)范準(zhǔn)確原則：文件的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和格式進(jìn)行，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范。3.安全保密原則：加強(qiáng)文件的安全保密工作，防止文件的丟失、泄露和損壞，確保文件信息的安全。4.便于查閱原則：文件的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等應(yīng)便于查閱和使用，提高工作效率。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括公園管理部門發(fā)布的各類通知、決定、通報(bào)、報(bào)告等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公園規(guī)劃、建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、管理等業(yè)務(wù)方面的文件，如規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、養(yǎng)護(hù)計(jì)劃等。3.財(cái)務(wù)文件：有關(guān)公園財(cái)務(wù)收支、預(yù)算決算、審計(jì)等方面的文件。4.人事文件：公園員工的招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等人事管理方面的文件。5.合同協(xié)議文件：公園與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議，如工程承包合同、租賃合同、合作協(xié)議等。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則行政文件：采用“環(huán)公行[年份][序號(hào)]”的編號(hào)方式，其中“環(huán)公行”表示環(huán)城公園行政文件，“年份”為文件發(fā)布年份的后兩位數(shù)字，“序號(hào)”為文件的順序號(hào)。業(yè)務(wù)文件：根據(jù)業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類編號(hào)，如規(guī)劃文件編號(hào)為“環(huán)公規(guī)[年份][序號(hào)]”，建設(shè)文件編號(hào)為“環(huán)公建[年份][序號(hào)]”等。財(cái)務(wù)文件：編號(hào)為“環(huán)公財(cái)[年份][序號(hào)]”。人事文件：編號(hào)為“環(huán)公人[年份][序號(hào)]”。合同協(xié)議文件：編號(hào)為“環(huán)公合[年份][序號(hào)]”。2.編號(hào)示例行政文件：環(huán)公行[23][01]，表示環(huán)城公園2023年發(fā)布的第1號(hào)行政文件。業(yè)務(wù)文件：環(huán)公規(guī)[23][02]，表示環(huán)城公園2023年的第2號(hào)規(guī)劃文件。三、文件起草與審核（一）文件起草1.起草職責(zé)文件起草由相關(guān)業(yè)務(wù)科室或人員負(fù)責(zé)，根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)要求，準(zhǔn)確、清晰地表達(dá)文件內(nèi)容。起草人員應(yīng)深入調(diào)查研究，廣泛收集資料，確保文件內(nèi)容具有針對(duì)性和可操作性。2.起草要求文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了。文件正文應(yīng)結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，層次分明，語(yǔ)言通順，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用正確。涉及重要事項(xiàng)或重大決策的文件，應(yīng)進(jìn)行充分論證和征求意見。（二）文件審核1.審核職責(zé)文件起草完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門或人員進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容的合法性、準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提出審核意見。一般文件由科室負(fù)責(zé)人審核，重要文件由分管領(lǐng)導(dǎo)審核，涉及全局性的重大文件由公園主要領(lǐng)導(dǎo)審核。2.審核內(nèi)容合法性審核：文件內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)、政策規(guī)定和公園的相關(guān)制度。準(zhǔn)確性審核：文件表述是否準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠，邏輯是否嚴(yán)密。完整性審核：文件內(nèi)容是否完整，是否涵蓋了應(yīng)涉及的各個(gè)方面。規(guī)范性審核：文件格式、字體、排版等是否符合規(guī)定要求。四、文件簽發(fā)與印發(fā)（一）文件簽發(fā)1.簽發(fā)職責(zé)文件審核通過后，由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容負(fù)責(zé)，簽署明確的意見。一般文件由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要文件由公園主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)要求簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，對(duì)文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性進(jìn)行再次確認(rèn)。簽發(fā)人應(yīng)簽署明確的意見，如“同意印發(fā)”、“修改后印發(fā)”等，并注明簽發(fā)日期。（二）文件印發(fā)1.印發(fā)職責(zé)文件簽發(fā)后，由文件管理部門負(fù)責(zé)印發(fā)。印發(fā)人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印制，確保文件質(zhì)量。文件管理部門應(yīng)建立文件印發(fā)登記制度，記錄文件的印發(fā)日期、文號(hào)、標(biāo)題、印發(fā)份數(shù)、發(fā)放范圍等信息。2.印發(fā)要求文件印發(fā)應(yīng)使用統(tǒng)一的紙張和格式，確保文件的整齊、美觀。文件印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，避免浪費(fèi)。文件發(fā)放范圍應(yīng)明確，確保文件傳達(dá)給相關(guān)人員。五、文件收文與登記（一）文件收文1.收文渠道公園文件收文渠道包括上級(jí)部門下發(fā)、外部單位來(lái)文、內(nèi)部科室呈送等。文件管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的接收工作，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)。2.收文要求收文人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的名稱、文號(hào)、份數(shù)等信息，確保文件齊全。對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員。（二）文件登記1.登記內(nèi)容文件管理部門應(yīng)建立文件收文登記簿，對(duì)收文進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、來(lái)文單位、文號(hào)、標(biāo)題、收文日期、密級(jí)、份數(shù)等。對(duì)于緊急文件，應(yīng)在登記時(shí)注明“緊急”字樣，并及時(shí)處理。2.登記要求登記人員應(yīng)認(rèn)真填寫登記簿，確保登記內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。登記簿應(yīng)妥善保管，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。六、文件傳閱與辦理（一）文件傳閱1.傳閱范圍文件傳閱范圍根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要確定，一般包括公園領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)科室負(fù)責(zé)人等。文件管理部門應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱，確保文件傳達(dá)給相關(guān)人員。2.傳閱方式文件傳閱可采用紙質(zhì)傳閱或電子傳閱的方式。紙質(zhì)傳閱時(shí)，應(yīng)使用文件傳閱單，注明傳閱人、傳閱日期等信息。電子傳閱時(shí)，應(yīng)通過公園內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行，確保文件的安全和及時(shí)傳遞。3.傳閱要求傳閱人員應(yīng)及時(shí)閱讀文件，并在傳閱單上簽字確認(rèn)。對(duì)于重要文件或緊急文件，傳閱人員應(yīng)優(yōu)先處理，不得延誤。（二）文件辦理1.辦理職責(zé)文件傳閱后，相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)文件要求及時(shí)辦理。辦理結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給文件管理部門。對(duì)于需要回復(fù)的文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)間要求進(jìn)行回復(fù)。2.辦理要求辦理人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，確保文件辦理的質(zhì)量和效率。文件辦理過程中，如遇問題或困難，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通協(xié)調(diào)。七、文件歸檔與保管（一）文件歸檔1.歸檔范圍公園在工作中形成的具有保存價(jià)值的各類文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件等，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合歸檔要求。2.歸檔時(shí)間一般文件應(yīng)在次年上半年歸檔，重要文件或緊急文件應(yīng)及時(shí)歸檔。文件管理部門應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行清理，及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件進(jìn)行歸檔。3.歸檔要求歸檔文件應(yīng)按照分類編號(hào)的要求進(jìn)行整理，編制歸檔目錄。電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行存儲(chǔ)。（二）文件保管1.保管職責(zé)文件管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的保管工作，確保文件的安全和完整。保管人員應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.保管方式文件應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案室，按照分類編號(hào)的順序進(jìn)行排列，便于查閱。對(duì)于電子文件，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。3.保管要求檔案柜或檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，防止文件受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。對(duì)重要文件和機(jī)密文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等安全措施。八、文件查閱與借閱（一）文件查閱1.查閱范圍公園內(nèi)部人員因工作需要可查閱相關(guān)文件。查閱人員應(yīng)填寫文件查閱申請(qǐng)表，注明查閱文件的名稱、文號(hào)、查閱目的等信息。外部單位因工作需要查閱公園文件的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。2.查閱方式文件查閱一般應(yīng)在文件管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將文件帶出。對(duì)于電子文件，查閱人員應(yīng)在文件管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，不得擅自復(fù)制或傳播。3.查閱要求查閱人員應(yīng)愛護(hù)文件，不得在文件上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將文件歸還文件管理部門，并在查閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（二）文件借閱1.借閱范圍公園內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱文件的，應(yīng)填寫文件借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。外部單位因工作需要借閱公園文件的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)，并經(jīng)公園主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限文件借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需要延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理延期手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還文件，不得逾期不還。3.借閱要求借閱人員應(yīng)妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、傳播。借閱人員應(yīng)確保文件的安全，如發(fā)生文件丟失、損壞等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。九、文件保密與銷毀（一）文件保密1.保密范圍涉及公園機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等內(nèi)容的文件，均屬于保密文件。保密文件應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止文件泄露。2.保密措施文件管理部門應(yīng)建立保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)保密文件的管理。對(duì)保密文件應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)、限制訪問，設(shè)置不同的訪問權(quán)限。接觸保密文件的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾保守文件機(jī)密。（二）文件銷毀1.銷毀范圍已過保管期限、失去保存價(jià)值或因其他原因需要銷毀的文件，應(yīng)進(jìn)行銷毀。文件銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保文件信息的安全。2.銷毀方式文件銷毀可采用