湖北藥店印章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)湖北藥店印章管理，規(guī)范印章使用流程，保障藥店運(yùn)營安全，維護(hù)藥店合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于湖北境內(nèi)所有藥店，包括直營藥店、加盟藥店等。（三）印章種類及定義1.公章：藥店對(duì)外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的具有法律效力的印章，用于各類重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。2.財(cái)務(wù)專用章：專門用于財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的印章。3.法人章：代表藥店法定代表人身份的印章，用于特定的財(cái)務(wù)、法律等業(yè)務(wù)場(chǎng)景。4.業(yè)務(wù)專用章：根據(jù)藥店業(yè)務(wù)需要設(shè)置的，用于特定業(yè)務(wù)文件、證明等的印章，如銷售專用章、采購專用章等。5.部門章：各部門為處理本部門業(yè)務(wù)而使用的印章，如辦公室章、質(zhì)量管理章等。（四）印章管理原則1.合法性原則：印章的刻制、使用必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。2.安全性原則：確保印章的存儲(chǔ)、保管安全，防止印章被盜用、冒用、偽造等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：明確印章使用流程，規(guī)范印章使用行為，確保印章使用的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。4.責(zé)任性原則：明確印章管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，對(duì)印章使用過程中的違規(guī)行為追究相應(yīng)責(zé)任。二、印章的刻制與啟用（一）刻制申請(qǐng)1.因業(yè)務(wù)需要刻制印章的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.申請(qǐng)表提交至藥店管理層審批，審批通過后由專人負(fù)責(zé)辦理印章刻制手續(xù)。（二）刻制流程1.選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位，與其簽訂印章刻制合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。2.提供刻制印章所需的相關(guān)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證明等。3.刻制單位按照規(guī)定的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等要求進(jìn)行印章刻制，刻制完成后，將印章及印模交付藥店。（三）啟用程序1.新印章啟用前，由藥店管理層指定專人對(duì)印章進(jìn)行檢查，確認(rèn)印章外觀、文字、圖案等符合要求。2.在《印章啟用登記表》上登記印章啟用日期、名稱、保管人等信息，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.將印章啟用信息通知各部門及相關(guān)人員，確保全體員工知曉新印章的啟用情況。三、印章的保管（一）保管責(zé)任1.公章、財(cái)務(wù)專用章、法人章由藥店指定的專人保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章管理規(guī)定。2.業(yè)務(wù)專用章和部門章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，并報(bào)藥店辦公室備案。3.印章保管人員不得擅自將印章交予他人保管或使用，如有特殊情況需要委托他人代管的，應(yīng)經(jīng)藥店管理層批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（二）保管方式1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.對(duì)于重要印章，應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，即由兩名保管人員分別持有印章的不同部分，使用時(shí)需兩人同時(shí)在場(chǎng)。（三）保管要求1.保管人員應(yīng)妥善保管印章，定期檢查印章的完好情況，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形、模糊等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并申請(qǐng)更換。2.印章保管人員不得隨意在空白紙張、文件上加蓋印章，嚴(yán)禁將印章帶出藥店使用，如有特殊情況需要帶出的，應(yīng)經(jīng)藥店管理層批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。3.印章保管人員離職或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)，交接雙方應(yīng)在《印章交接登記表》上簽字確認(rèn)，確保印章交接清楚、責(zé)任明確。四、印章的使用（一）使用范圍1.公章用于藥店對(duì)外簽訂合同、協(xié)議、文件，辦理各類資質(zhì)證書、許可證，以及其他需要加蓋公章的事項(xiàng)。2.財(cái)務(wù)專用章用于財(cái)務(wù)收支結(jié)算、票據(jù)開具、銀行賬戶管理等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。3.法人章用于特定的財(cái)務(wù)、法律等業(yè)務(wù)場(chǎng)景，如支票背書、法人授權(quán)書等。4.業(yè)務(wù)專用章用于藥店特定業(yè)務(wù)文件、證明的簽署，如銷售合同、采購訂單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。5.部門章用于本部門內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等的處理，不得對(duì)外使用。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用印章的部門或個(gè)人應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明使用印章的事由、文件名稱、文號(hào)、使用時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審批：根據(jù)印章使用的性質(zhì)和金額大小，按照以下審批權(quán)限進(jìn)行審批：涉及重大事項(xiàng)、金額較大的合同、協(xié)議等，需經(jīng)藥店管理層審批。一般業(yè)務(wù)文件、證明等，由部門負(fù)責(zé)人審批。財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。3.蓋章：審批通過后，印章保管人員按照申請(qǐng)表上的要求在文件上加蓋印章，并在《印章使用登記表》上登記蓋章日期、文件名稱、文號(hào)、蓋章人等信息。4.存檔：印章使用完畢后，申請(qǐng)表和相關(guān)文件應(yīng)及時(shí)存檔，以便日后查閱。（三）使用要求1.印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行，不得擅自更改使用范圍和內(nèi)容。2.印章應(yīng)加蓋在文件規(guī)定的位置，確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。3.對(duì)于多頁文件，應(yīng)逐頁加蓋印章或在騎縫處加蓋印章，確保文件的完整性和有效性。4.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章，如因特殊情況需要提前加蓋印章的，應(yīng)在空白處注明用途，并嚴(yán)格控制使用范圍。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.藥店名稱變更、重組、注銷等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂谩?.印章?lián)p壞、遺失、被盜用等無法繼續(xù)使用。3.因業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因，經(jīng)藥店管理層批準(zhǔn)停用的印章。（二）停用程序1.印章保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要停用時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告藥店管理層，并填寫《印章停用申請(qǐng)表》，說明停用原因、停用日期等信息。2.藥店管理層審批通過后，發(fā)布印章停用通知，告知各部門及相關(guān)人員印章停用情況。3.將停用印章交回藥店辦公室，由辦公室統(tǒng)一保管。（三）銷毀程序1.對(duì)于不再使用的印章，由藥店辦公室會(huì)同財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行審核，確認(rèn)印章已無使用價(jià)值后，填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》。2.申請(qǐng)表經(jīng)藥店管理層審批通過后，選擇具有資質(zhì)的銷毀單位進(jìn)行印章銷毀，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保印章被徹底銷毀。3.銷毀完成后，銷毀單位應(yīng)出具銷毀證明，與《印章銷毀申請(qǐng)表》一并存檔。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.藥店辦公室負(fù)責(zé)定期對(duì)印章管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全等。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)專用章、法人章等財(cái)務(wù)印章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保財(cái)務(wù)印章的使用符合財(cái)務(wù)管理制度的要求。3.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本部門印章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，并向藥店管理層報(bào)告。（二）外部審計(jì)1.藥店應(yīng)定期接受外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)，審計(jì)機(jī)構(gòu)將對(duì)印章管理情況進(jìn)行檢查，提出審計(jì)意見和建議。2.對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的印章管理問題，藥店應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告審計(jì)機(jī)構(gòu)。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定使用印章的行為，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理；造成嚴(yán)重后果的，依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。2.對(duì)于